如果您的使用者少於 50 位，那麼直接透過機構單位為 Google Workspace 使用者開啟或關閉服務可能較為方便。
管理員可以只為「部分使用者」開啟服務，而不必同時開放整個機構單位使用。這種做法的好處是可以直接控管特定使用者的存取權，而不會影響機構架構。舉例來說，您可以為行銷和銷售團隊中的一群使用者開啟 Google 雲端硬碟和 YouTube 服務。
這種方式稱為存取權群組，能夠將貴機構的任何使用者或群組納入其中。您可以將群組建立為存取權群組，或使用現有的群組。
本頁面提供下列資源說明：
授權使用者存取服務的選項
您可以在 Google 管理控制台中關閉機構單位的 Google 服務存取權，例如 Google 雲端硬碟。如果該機構單位的部分使用者需要使用雲端硬碟，您可以選擇以下 2 種做法：
- 將使用者移至已啟用雲端硬碟的機構單位。
- 將使用者加入存取權群組，並為該群組開啟雲端硬碟服務。這樣一來，即使群組成員所屬機構單位並未開啟服務，他們依然能夠存取這項服務。
| 機構單位 | 存取權群組 |
|---|---|
| 機構單位 1 和 2 的 Google 雲端硬碟 是關閉的 |
但是機構單位 1 和 2 中的部分使用者 仍可存取 Google 雲端硬碟 |
如何使用存取權群組
存取權群組可以開啟 Google 服務的使用者存取權。不過，如果您已為機構單位開啟某項服務，存取權群組無法關閉該服務的使用者存取權。
- 存取權群組可以包含您帳戶中的任何使用者或群組。您可以使用現有群組，例如 sales@example.com。
- 存取權群組只能用來控制使用者的服務開關狀態。您可以為機構單位或配置群組 (適用於部分服務) 調整服務設定 (例如雲端硬碟共用功能)。瞭解詳情
與機構單位比較
| 存取權群組 | 機構單位 | |
|---|---|---|
| 函數 |
開啟服務。 |
|
| 服務存取權 | 可為群組中的使用者開啟服務。一律覆寫機構單位的設定。 | 可為機構單位中的使用者開啟或關閉服務。 |
| 支援的服務 | ||
| 成員資格 | 群組成員可以是來自不同機構單位的使用者。使用者可以同時屬於多個群組。 | 每位使用者只能歸屬於單一機構單位。 |
| 是否沿用設定 | 是。某個群組底下的子群組同樣可以獲得服務存取權。 | 是。機構單位可以沿用或覆寫上層機構單位的設定。 |
| 使用者自動授權 | 不可以 | 可以 |
與配置群組比較
如要為一或多個機構單位中的一群使用者自訂服務設定，您可以使用配置群組。以下是配置群組與存取權群組的差異：
- 存取權群組：只為一群使用者開啟服務，即使他們所屬的機構單位並未開啟服務，使用者依然能夠加以存取。
- 配置群組：針對一群使用者，自訂與他們所屬機構單位不同的服務設定。舉例來說，您可以讓一群使用者與任何人共用雲端硬碟檔案。詳情請參閱「使用配置群組自訂服務設定」一節。
群組可以同時是存取權群組和配置群組。意思是，您可以使用一個群組為使用者授予服務存取權「和」自訂該服務的設定。
設定存取權群組
請按照下列步驟為存取權群組建立及啟用服務。
針對您要加入存取權群組的每位使用者，找出他們所屬的機構單位。如果是特定版本提供的服務 (例如 Google 保管箱)，請確認使用者是否已獲得相關授權。
針對上述每個機構單位選擇所需的服務設定，例如開啟外部日曆共用設定，或停用特定服務的存取權。這些設定會套用到整個機構單位。
您稍後將為存取權群組啟用服務存取權。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「
應用程式」。
- 按一下服務類型：「Google Workspace」、「額外的 Google 服務」、「網頁和行動應用程式」或「Google Workspace Marketplace 中的應用程式」。
- 選取存取權群組使用者所屬的機構單位。
- 點選右側的服務。
- 選擇服務設定。
- 如有需要，可以為群組中其他成員所屬的機構單位執行相同步驟。
- 您可以透過管理控制台、Google 網路論壇企業版、Directory API 或 Google Cloud Directory Sync 建立群組，或是使用以前述任一工具建立的現有群組。此外，您也可以使用動態群組，包括有安全標籤的群組。
注意：您無法使用透過 Google 網路論壇 (groups.google.com) 建立的群組。管理控制台不會顯示群組是否透過 Google 網路論壇建立。不過，您可以利用 Groups API 檢查群組類型。
- 將使用者或其他群組加入您的存取權群組。
- (選用) 為存取權群組設定權限。舉例來說，您可以禁止使用者在群組中張貼內容或新增版主。詳細步驟請參閱「更新群組詳細資料」。如果您使用 Groups Settings API，則還有其他設定，例如禁止使用者離開群組。
您必須具備群組、機構單位 (頂層) 和服務設定的管理員權限才能進行這項步驟。進一步瞭解管理員權限定義。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下服務類型：「Google Workspace」、「額外的 Google 服務」、「網頁和行動應用程式」或「Google Workspace Marketplace 中的應用程式」。
- 在「群組」部分搜尋並選取您的群組：
- 如要查看存取權群組清單，請按一下「搜尋群組」。
- 依群組名稱或地址搜尋。
如果找不到所需群組，表示該群組可能是在 Google 網路論壇中建立的群組，因此無法做為存取權群組。
- 在畫面右側，將游標移至所需服務一列。
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如要開啟存取權，請點選 [開啟]。
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如要移除群組的存取權，請按一下 [未設定]，群組中的使用者就會套用所屬機構的設定。不過，如果使用者所屬的其他存取權群組已開啟這項服務，使用者就可以繼續保有服務存取權。
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如要設定多項服務，請勾選各項服務的相應方塊，然後點選右上方的「開啟」或「取消設定」。
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變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情
在管理控制台中，您可以透過 2 種方式找出存取權群組已開啟哪些服務：
- 檢查已為使用者啟用的服務，然後檢查使用者的群組成員資格。
- 查看特定服務的存取權群組。
確認群組中特定使用者的狀態
注意：使用者的機構單位服務狀態如果顯示為「關閉」，是因為使用者所屬的機構單位已關閉這項服務。服務狀態 (「開啟」、「關閉」、「為部分人員啟用」) 僅取決於機構單位的設定，而非存取權群組。
查看特定服務的存取權群組
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下服務類型：「Google Workspace」、「額外的 Google 服務」、「網頁和行動應用程式」或「Google Workspace Marketplace 中的應用程式」。
- 按一下左上方的「這個帳戶中的所有使用者」。
- 找出狀態顯示「為部分人員啟用」的服務。這個狀態表示已有機構單位或存取權群組開啟這項服務。
注意：當您查看使用者所屬機構單位的服務狀態時，如果他們的機構單位已關閉這項服務，系統會顯示「關閉」，即使您已為使用者的存取權群組啟用該服務亦然。服務狀態 (「開啟」、「關閉」、「為部分人員啟用」) 僅取決於機構單位的設定，而非存取權群組。
- 將游標移至「為部分人員啟用」，然後按一下「查看詳細資訊」。
- 檢查所有群組和機構單位的服務狀態。
向使用者說明他們可以使用哪些新服務，並提供相關提示、指南和訓練資源：
查看使用者、群組和機構單位可使用的服務
查看使用者的服務和群組請參閱本頁的「步驟 5：檢查服務存取權」一節。
請參閱本頁的「步驟 5：檢查服務存取權」一節。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下 [Google Workspace] 或 [額外的 Google 服務]。
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選取左側的檢視選項。
| 檢視選項 | 服務動作 | 服務狀態 |
|---|---|---|
| 這個帳戶中的所有使用者 |
為所有人啟用 或 為所有人關閉 (這會取消所有存取權群組的設定) |
狀態取決於群組和機構單位。
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| 群組 |
開啟或未設定 |
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| 機構單位 |
開啟或關閉 |
狀態只取決於機構單位。
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編輯存取權群組
為存取權群組開啟/取消設定服務請參閱本頁的「步驟 4：開啟服務」一節。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 按一下服務類型：「Google Workspace」、「額外的 Google 服務」、「網頁和行動應用程式」或「Google Workspace Marketplace 中的應用程式」。
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按一下左側的「這個帳戶中的所有使用者」。
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將游標移至所需服務，並依序按一下「更多」圖示
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為所有人關閉：取消存取權群組的設定 (不再顯示為「啟用」)。
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為所有人啟用：不會變更存取權群組設定。
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疑難排解
應用程式頁面未顯示存取權群組- 該群組可能是透過 Google 網路論壇所建立，因此不能做為存取權群組。
- 請搜尋群組地址，不要搜尋群組名稱。
- 請嘗試重新整理「應用程式」頁面。
- 確認您具備網路論壇管理員權限。
- 檢查使用者的服務和群組成員資格。
- 確認使用者是否已獲得相關服務授權。
服務狀態只會顯示某個機構單位是否已開啟服務，但不會指出當中是否含有存取權群組的成員。如要查看存取權群組的服務設定，請按照「步驟 4：開啟服務」中的前 4 個步驟進行。
