Controlar o acesso ao G Suite e aos serviços do Google com grupos

Você pode ativar o G Suite e os serviços adicionais do Google para um grupo de usuários em vez de ativá-los para uma unidade organizacional. Com isso, você controla o acesso de usuários específicos sem alterar sua estrutura organizacional.

Se você tem menos de 50 usuários, talvez seja mais simples usar apenas organizações para ativar/desativar serviços.

Neste artigo:

Ativar serviços com grupos de acesso

No Admin Console, você pode desativar o acesso de uma unidade organizacional aos serviços do Google. Se alguns usuários dessa unidade organizacional precisarem de um serviço, como o Google Drive, mova-os para a unidade organizacional com o Google Drive ativado.

Com um grupo de acesso, você ativa um serviço para um grupo de usuários. Todos os membros podem acessar o serviço mesmo que ele esteja desativado para a unidade organizacional. 

Por exemplo, ative o Google Drive e o YouTube para um grupo de usuários das equipes de marketing e vendas ou permita que um grupo de usuários na organização de TI acesse o App Maker. Os grupos podem incluir qualquer usuário na sua conta.

Unidades organizacionais Com um grupo de acesso
O serviço está desativado para organizações O serviço está ativado para um grupo de acesso
O Google Drive está desativado
para as unidades organizacionais 1 e 2
Mas um grupo de usuários nas unidades organizacionais 
1 e 2 acessa o Google Drive

Como funcionam os grupos de acesso

  • Os grupos ativam o acesso de usuários aos serviços principais do G Suite e aos serviços adicionais do Google, como o YouTube. Eles não desativam o acesso do usuário a um serviço ativado para uma organização.
     
  • Um grupo de acesso pode conter qualquer usuário ou grupo na sua organização.  Você pode usar grupos atuais, como vendas@example.com ou equipe-do-projeto@example.com.
     
  • Os grupos de acesso controlam apenas se um serviço está ativado para um usuário. Você personaliza a maioria das configurações do serviço, como POP/IMAP para o Gmail na unidade organizacional de um usuário. Só é possível usar grupos para personalizar configurações do App Maker, de edição de perfis do diretório, do Drive e do YouTube. Saiba mais.
     
  • Você precisa criar os grupos de acesso no Admin Console, no Google Cloud Directory Sync ou na API Directory. Após fazer isso, você poderá editá-los nessas ferramentas ou no Grupos do Google para empresas.

Comparação de grupos e organizações

  GRUPOS ORGANIZAÇÕES
Função
  • Ativar/desativar serviços
  • Configurar serviços
Acesso ao serviço ATIVE o serviço para os usuários do grupo. Isso sempre modifica a configuração da organização. ATIVE ou DESATIVE o serviço para os usuários na organização.
Serviços compatíveis
  • Serviços principais do G Suite
  • Serviços adicionais do Google (como YouTube, Google AdWords)
  • Serviços principais do G Suite
  • Serviços adicionais do Google
  • Apps do Marketplace, serviços e apps SAML sem um controle de ativação/desativação individual
Associação dos usuários Usuários de diferentes organizações podem pertencer a um grupo. Os usuários podem pertencer a vários grupos. Um usuário pertence a uma única organização.
Herança Sim. Grupos dentro de um grupo têm acesso ao serviço. Sim. As organizações podem herdar ou modificar a configuração da organização mãe.
Licenciamento automático de usuários Não Sim

Configurar um grupo de acesso

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Etapa 1: criar a lista de usuários e de organizações

Identifique a organização de cada usuário no grupo. No caso dos serviços incluídos no G Suite Business e no G Suite Enterprise, como o Vault, verifique se os usuários têm licenças.

Etapa 2: escolher as configurações do serviço

Você configura o serviço na unidade organizacional de um usuário. Por exemplo, se seu grupo de acesso tiver usuários de diferentes unidades organizacionais, você poderá ativar o compartilhamento externo do Agenda em uma unidade organizacional e desativar esse recurso em outra.

  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. Selecione a unidade organizacional de um usuário no grupo de acesso.
  5. À direita, clique no serviço.
  6. Defina as configurações do serviço. Se necessário, repita esse procedimento para as organizações dos outros membros do grupo.
Etapa 3: criar o grupo de acesso
  1. Crie o grupo ou use um grupo existente.
    Você precisa criar o grupo no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync. Não é possível usar grupos criados no Groups for Business como grupos de acesso. O Admin Console não mostra se um grupo foi criado no Grupos para empresas.
     
  2. Adicione usuários (ou outros grupos) ao seu grupo de acesso. Você pode definir permissões de grupo, por exemplo, para desativar a postagem no grupo ou adicionar um proprietário. Também é possível usar a API Groups, que inclui configurações adicionais, como impedir que os usuários saiam de um grupo.

Etapa 4: ativar o serviço

Para esta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações de serviço.

  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. Na seção Grupos, encontre e selecione seu grupo:

    Clique na lista "Grupos" à esquerda

    • Clique em Pesquisar um grupo para ver a lista de grupos de acesso.
    • Pesquise pelo endereço do grupo, não pelo nome.
      Se você não encontrar seu grupo, talvez ele tenha sido criado no Grupos para empresas. Use grupos criados no Admin Console, na Directory API ou no Google Cloud Directory Sync.
  5. À direita, aponte para a linha do serviço.

    O link "Ativar" fica ao lado do app

    • Para ativar o acesso, clique em Ativar.

    • Para remover o acesso do grupo, clique em Cancelar configuração. A configuração de acesso da organização será utilizada. No entanto, se os usuários pertencerem a qualquer outro grupo de acesso com o serviço ativado, eles manterão o acesso ao serviço.

    • Para configurar vários serviços, marque a caixa de cada serviço e clique em Cancelar configuração ou Ativar no canto superior direito.

As alterações costumam entram em vigor em alguns minutos, mas a propagação para todos os usuários pode levar até 24 horas.

Etapa 5: verificar o acesso ao serviço

Verificar um usuário no grupo

Observação: o status Desativado indica que o serviço da organização do usuário está desativado. O status de um serviço (Ativado, Desativado, ATIVADO para alguns usuários) é baseado apenas na configuração de uma organização, e não nos grupos de acesso.

Ver os grupos de acesso de um serviço

  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. No canto superior esquerdo, clique em Todos os usuários nesta conta.

    O link "Todos os usuários nesta conta" fica no canto superior direito

  5. Encontre um serviço com o status ATIVADO para alguns usuários. Isso indica que o serviço está ativado para uma suborganização ou um grupo de acesso.
  6. Aponte para ATIVADO para alguns usuários e clique em Ver detalhes.

    O link "Visualizar detalhes" fica ao lado do app

  7. Você verá o status do serviço nos grupos e nas organizações.

    O status dos serviços aparece ativado ou desativado

Etapa 6: ajudar os usuários a utilizar o novo serviço

Informe seus usuários sobre o novo serviço e compartilhe dicas, guias de início rápido e treinamentos

Ver serviços para usuários, grupos e organizações

Ver os serviços e os grupos de um usuário Ver os serviços e as organizações que têm grupos de acesso Ver o status de um serviço
  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. À esquerda, selecione a visualização.

    O link "Todos os usuários nesta conta" fica no canto superior direito

Estas são as ações e os status de cada visualização:

Visualização Ações para o serviço Status do serviço
Todos os usuários na organização

ATIVAR para todos

ou

DESATIVAR para todos (cancela a configuração de todos os grupos de acesso)

O status é baseado em grupos e organizações.
  • ATIVADO para alguns usuários
  • ATIVADO para todos
  • DESATIVADO para todos
Grupos

Ativado ou Cancelar configuração

  • Ativado
Organizações

Ativado ou Desativado

O status é baseado somente nas organizações.
  • ATIVADO para alguns usuários
  • Ativado
  • Desativado

Editar grupos de acesso

Ativar/desativar um serviço para um grupo de acesso
  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. Na seção Grupos, selecione ou pesquise seu grupo.

  5. À direita, aponte para a linha do serviço:

    • Para ativar o acesso, clique em Ativar.

    • Para remover o acesso do grupo, clique em Cancelar configuração. A configuração de acesso da organização será utilizada. No entanto, se os usuários pertencerem a qualquer outro grupo de acesso com o serviço ativado, eles manterão o acesso.

Ativar/desativar um serviço para todos
  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. À esquerda, clique em Todos os usuários nesta conta.

  5. Aponte para um serviço, clique em Mais Mais e selecione DESATIVAR para todos ou ATIVAR para todos.

    • DESATIVAR para todos: desativa os grupos de acesso, que não são mais exibidos como Ativados.

    • ATIVAR para todos: as configurações dos grupos de acesso não são alteradas.

Gerenciar a associação a grupos

Quando você remove membros de um grupo de acesso ou exclui um grupo de acesso, os membros não têm mais acesso a serviços por meio desse grupo.

Solução de problemas

Não vejo grupos de acesso na página "Apps"
  • O grupo pode ter sido criado no Groups for Business. Você só pode usar grupos de acesso criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync.
  • Procure o endereço do grupo em vez do nome do grupo.
  • Talvez você esteja nas páginas dos apps SAML ou do Marketplace. Os grupos de acesso só podem ser criados para os serviços principais do G Suite e os serviços adicionais do Google (como o YouTube).
  • Atualize a página "Apps". Geralmente as alterações entram em vigor em alguns minutos, mas podem demorar até 24 horas.
  • Verifique se você tem privilégios de administrador para grupos.
O usuário está em um grupo de acesso, mas não consegue fazer login no serviço
  • Verifique os serviços e a associação a grupos do usuário. Talvez seja preciso aguardar até 24 horas para que as configurações do grupo de acesso entrem em vigor.
  • Verifique se o usuário tem uma licença do serviço (por exemplo, uma licença do G Suite Business para acessar o Google Vault).
Ativei um grupo de acesso, mas o status do serviço é "DESATIVADO" para todas as organizações

O status mostra se o serviço está ativado/desativado para a unidade organizacional. Ele não indica se a organização contém usuários em um grupo de acesso. Para verificar as configurações dos serviços de um grupo de acesso:

  1. Faça login em Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps.
  3. Clique em G Suite ou em Serviços adicionais do Google.
  4. Na seção Grupos, encontre e selecione seu grupo.

    Clique na lista "Grupos" à esquerda

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