Jika memiliki kurang dari 50 pengguna, akan lebih mudah jika Anda hanya menggunakan unit organisasi untuk Mengaktifkan atau menonaktifkan layanan untuk pengguna Google Workspace.
Jika menonaktifkan layanan untuk satu atau beberapa unit organisasi, Anda dapat mengaktifkannya untuk beberapa anggota menggunakan grup akses. Tindakan ini memungkinkan Anda memberikan akses untuk pengguna tertentu tanpa mengubah struktur organisasi.
Contoh: YouTube saat ini dinonaktifkan untuk semua unit organisasi. Namun, beberapa orang di tim Pemasaran dan Penjualan memerlukan akses ke YouTube. Guna mengganti setelan unit organisasi orang-orang tersebut untuk kebijakan ini, tempatkan mereka di satu grup akses dan aktifkan YouTube untuk grup tersebut.
Di halaman ini
- Opsi untuk memberi pengguna akses ke layanan
- Cara menggunakan grup akses
- Menyiapkan grup akses
- Memeriksa setelan Anda
- Mengedit grup akses
- Pemecahan masalah
Opsi untuk memberi pengguna akses ke layanan
Di konsol Google Admin, Anda dapat menonaktifkan akses unit organisasi ke layanan Google, seperti Google Drive. Kemudian, jika beberapa pengguna di unit organisasi tersebut perlu menggunakan Drive, Anda memiliki 2 opsi:
- Pindahkan pengguna ke unit organisasi yang mengaktifkan Drive.
- Atau, tambahkan pengguna ke grup akses, lalu aktifkan Drive untuk grup. Setiap anggota dapat mengakses layanan, meskipun unit organisasinya menonaktifkan layanan tersebut.
| Unit organisasi | Dengan grup akses |
|---|---|
| Google Drive dinonaktifkan untuk unit organisasi 1 dan 2 |
Namun, grup pengguna di unit organisasi 1 dan 2 dapat mengakses Google Drive |
Cara menggunakan grup akses
Grup akses dapat mengaktifkan akses pengguna ke layanan Google. Grup akses tidak dapat menonaktifkan akses pengguna ke layanan yang diaktifkan untuk unit organisasi.
- Grup akses dapat mencakup pengguna atau grup apa pun dalam organisasi Anda.
- Anda dapat membuat grup sebagai grup akses atau menggunakan grup yang sudah ada.
- Grup akses hanya mengontrol apakah layanan diaktifkan untuk pengguna. Anda mengontrol setelan layanan (seperti berbagi Drive) menggunakan unit organisasi atau grup konfigurasi. Pelajari lebih lanjut
Luaskan bagian | Ciutkan semua & kembali ke atas
| Grup akses | Unit organisasi | |
|---|---|---|
| Fungsi |
Mengaktifkan layanan. |
|
| Akses layanan | Mengaktifkan layanan untuk pengguna di grup. Selalu mengganti setelan unit organisasi. | Mengaktifkan atau menonaktifkan layanan untuk pengguna di unit organisasi. |
| Layanan yang didukung | ||
| Keanggotaan pengguna | Pengguna dari unit organisasi yang berbeda dapat termasuk dalam satu grup. Sejumlah pengguna dapat termasuk dalam beberapa grup. | Pengguna termasuk dalam satu unit organisasi. |
| Pewarisan | Ya. Beberapa grup dalam satu grup dapat mengakses layanan. | Ya. Unit organisasi dapat mewarisi atau mengganti setelan unit organisasi induk. |
| Pemberian lisensi pengguna otomatis | Tidak | Ya |
Grup akses menggantikan akses layanan untuk unit organisasi. Untuk mengganti setelan layanan, seperti berbagi Drive, gunakan grup konfigurasi.
Buka Menyesuaikan setelan layanan dengan grup konfigurasi.
Tips: Grup yang sama dapat digunakan sebagai grup akses dan grup konfigurasi sekaligus. Hal ini berarti bahwa Anda dapat menggunakan satu grup untuk memberi pengguna akses ke layanan dan menyesuaikan setelan layanan.
Menyiapkan grup akses
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengaktifkan layanan menggunakan grup akses.
Catatan: Guna menyiapkan grup akses untuk aplikasi dengan sandi tersimpan, lihat Mulai menggunakan aplikasi dengan sandi tersimpan.
Luaskan bagian | Ciutkan semua & kembali ke atas
Langkah 1. Buat daftar anggota grup dan unit organisasinyaIdentifikasi unit organisasi untuk setiap pengguna yang ingin Anda tempatkan dalam grup akses. Untuk layanan yang disertakan dengan edisi tertentu, seperti Google Vault, pastikan pengguna sudah ditetapkan lisensi.
Tetapkan kebijakan umum Anda dengan menonaktifkan layanan untuk setiap unit organisasi pengguna. Setelan ini berlaku untuk semua pengguna di unit organisasi. (Anda dapat mengaktifkan akses layanan untuk grup akses tersebut di lain waktu.)
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi.
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Pilih unit organisasi untuk pengguna di grup akses.
- Di sebelah kanan, arahkan kursor ke baris layanan.
- Klik Nonaktifkan.
- Jika perlu, ulangi penetapan untuk unit organisasi anggota grup lainnya.
Anda dapat membuat grup untuk digunakan sebagai grup akses, atau menggunakan grup yang sudah ada.
Grup Anda harus dibuat dengan salah satu cara berikut:
Penting: Grup yang dibuat di Google Grup tidak dapat digunakan sebagai grup akses. Untuk memeriksa cara grup dibuat, gunakan Groups API.
Agar dapat digunakan sebagai grup akses, grup dinamis memerlukan label keamanan.
Jika grup Anda memenuhi kriteria di atas, grup tersebut akan tersedia saat Anda mengaktifkan layanan untuk grup.
Untuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Grup, Unit Organisasi (tingkat teratas), dan Setelan Layanan. Pelajari Definisi hak istimewa administrator lebih lanjut.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Di bagian Grup, cari dan pilih grup Anda:
- Untuk melihat daftar grup akses, klik Telusuri grup.
- Telusuri berdasarkan nama atau alamat grup.
Jika grup Anda tidak ditemukan, grup tersebut mungkin adalah grup yang dibuat di Google Grup, yang tidak dapat digunakan sebagai grup akses.
- Di sebelah kanan, arahkan kursor ke baris layanan, lalu klik Aktifkan.
Guna menonaktifkan layanan untuk grup ini pada lain waktu, klik Tidak ditetapkan.
Tips: Untuk menyetel beberapa layanan, centang kotak untuk setiap layanan, lalu klik Aktif di kanan atas.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Verifikasi setelan Anda
Untuk memastikan grup akses Anda berfungsi sebagaimana mestinya, periksa status layanan berdasarkan pengguna, layanan, atau grup akses Anda.
Luaskan bagian | Ciutkan semua & kembali ke atas
Memeriksa akses layanan penggunaPeriksa halaman akun pengguna untuk memastikan layanan dan keanggotaan grup mereka.
Periksa cara unit organisasi dan grup dikonfigurasi untuk layanan tertentu.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Di kiri atas, klik Semua pengguna di akun ini.
- Cari layanan dengan status Aktif untuk beberapa unit organisasi atau grup. Status ini menunjukkan bahwa layanan diaktifkan untuk unit organisasi atau grup akses.
- Arahkan kursor ke Aktif untuk beberapa unit organisasi atau grup, lalu klik Lihat detail.
- Tinjau status layanan untuk semua grup dan unit organisasi.
Periksa status semua layanan untuk unit organisasi atau grup tertentu.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik Google Workspace atau Layanan Google tambahan.
-
Pilih tampilan di sebelah kiri.
| Tampilan | Tindakan untuk layanan | Status untuk layanan |
|---|---|---|
| Semua pengguna di akun ini |
Aktifkan untuk semua orang atau Nonaktifkan untuk semua orang (tindakan ini akan membatalkan setelan semua grup akses) |
Status didasarkan pada grup dan unit organisasi.
|
| Grup |
Aktif atau Tidak ditetapkan |
|
| Unit Organisasi |
Aktif atau Nonaktif |
Status didasarkan hanya pada unit organisasi.
|
Mengedit grup akses
Luaskan bagian | Ciutkan semua & kembali ke atas
Menonaktifkan layanan untuk grup aksesDi halaman ini, buka Langkah 4: Aktifkan layanan.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
-
Di sebelah kiri, klik Semua pengguna di akun ini.
-
Arahkan kursor ke layanan dan klik Lainnya
lalu pilih Nonaktifkan untuk semua orang atau Aktifkan untuk semua orang.
- Nonaktifkan untuk semua orang—Grup akses tidak ditetapkan (tidak lagi ditampilkan sebagai Aktif).
- Aktifkan untuk semua orang—Tidak ada perubahan pada setelan grup akses.
Jika Anda menghapus anggota dari grup akses atau menghapus grup akses, anggota tidak lagi memiliki akses ke layanan melalui grup tersebut.
Pemecahan masalah
Luaskan bagian | Ciutkan semua & kembali ke atas
Saya tidak melihat grup akses di halaman aplikasi- Grup mungkin dibuat di Google Grup dan tidak dapat digunakan sebagai grup akses.
- Telusuri alamat grup, bukan nama grup.
- Coba muat ulang halaman aplikasi.
- Pastikan Anda memiliki hak istimewa admin Grup.
- Periksa keanggotaan grup dan layanan pengguna.
- Pastikan pengguna memiliki lisensi yang ditetapkan untuk layanan.
Status layanan menunjukkan apakah layanan aktif atau nonaktif untuk unit organisasi. Status ini tidak menunjukkan apakah unit organisasi berisi pengguna di grup akses. Untuk memeriksa setelan layanan grup akses, ikuti 4 langkah pertama di Langkah 4: Aktifkan layanan.
