Jika memiliki kurang dari 50 pengguna, akan lebih mudah jika Anda hanya menggunakan unit organisasi untuk Mengaktifkan atau menonaktifkan layanan untuk pengguna Google Workspace.
Sebagai administrator, Anda dapat mengaktifkan layanan untuk grup pengguna, bukan seluruh unit organisasi. Tindakan ini memungkinkan Anda mengontrol akses untuk pengguna tertentu tanpa mengubah struktur organisasi. Misalnya, aktifkan Google Drive dan YouTube untuk grup pengguna dalam tim pemasaran dan penjualan Anda.
Grup akses dapat mencakup pengguna atau grup apa pun dalam organisasi Anda. Anda dapat membuat grup sebagai grup akses atau menggunakan grup yang sudah ada.
Di halaman ini
- Opsi untuk memberi pengguna akses ke layanan
- Cara menggunakan grup akses
- Menyiapkan grup akses
- Melihat layanan untuk pengguna, grup, dan unit organisasi
- Mengedit grup akses
- Pemecahan masalah
Opsi untuk memberi pengguna akses ke layanan
Di konsol Google Admin, Anda dapat menonaktifkan akses unit organisasi ke layanan Google, seperti Google Drive. Jika beberapa pengguna di unit organisasi tersebut perlu menggunakan Drive, Anda memiliki 2 opsi:
- Pindahkan pengguna ke unit organisasi yang mengaktifkan Drive.
- Tambahkan pengguna pada grup akses, lalu aktifkan Drive untuk grup. Setiap anggota dapat mengakses layanan, meskipun jika unit organisasinya menonaktifkan layanan tersebut.
| Unit organisasi | Dengan grup akses |
|---|---|
| Google Drive dinonaktifkan untuk unit organisasi 1 dan 2 |
Namun, grup pengguna di unit organisasi 1 dan 2 dapat mengakses Google Drive |
Cara menggunakan grup akses
Grup akses dapat mengaktifkan akses pengguna ke layanan Google. Grup akses tidak dapat menonaktifkan akses pengguna ke layanan yang diaktifkan untuk unit organisasi.
- Grup akses dapat berisi pengguna atau grup apa pun di akun Anda. Anda dapat menggunakan grup yang ada, misalnya, penjualan@example.com.
- Grup akses hanya mengontrol apakah layanan diaktifkan untuk pengguna. Anda dapat menetapkan setelan layanan (seperti berbagi Drive) untuk unit organisasi atau grup konfigurasi (tersedia untuk beberapa layanan). Pelajari lebih lanjut
Perbandingan dengan unit organisasi
| Grup akses | Unit organisasi | |
|---|---|---|
| Fungsi |
Mengaktifkan layanan. |
|
| Akses layanan | Mengaktifkan layanan untuk pengguna di grup. Selalu mengganti setelan unit organisasi. | Mengaktifkan atau menonaktifkan layanan untuk pengguna di unit organisasi. |
| Layanan yang didukung | ||
| Keanggotaan pengguna | Pengguna dari unit organisasi yang berbeda dapat termasuk dalam satu grup. Sejumlah pengguna dapat termasuk dalam beberapa grup. | Pengguna termasuk dalam satu unit organisasi. |
| Pewarisan | Ya. Beberapa grup dalam satu grup dapat mengakses layanan. | Ya. Unit organisasi dapat mewarisi atau mengganti setelan unit organisasi induk. |
| Pemberian lisensi pengguna otomatis | Tidak | Ya |
Perbandingan dengan grup konfigurasi
Guna menyesuaikan setelan layanan untuk grup pengguna di satu atau beberapa unit organisasi, Anda dapat menggunakan grup konfigurasi. Berikut adalah perbedaan grup konfigurasi dengan grup akses:
- Grup akses—Mengaktifkan layanan untuk grup pengguna, meskipun unit organisasi mereka menonaktifkan layanan.
- Grup konfigurasi—Menyesuaikan setelan layanan untuk grup pengguna yang berbeda dengan setelan layanan unit organisasi mereka. Misalnya, izinkan grup pengguna berbagi file Drive dengan siapa saja. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menyesuaikan setelan layanan dengan grup konfigurasi.
Grup yang sama dapat merupakan grup akses dan grup konfigurasi. Anda dapat menggunakan satu grup untuk memberi pengguna akses ke layanan dan menyesuaikan setelan layanan.
Menyiapkan grup akses
Ikuti langkah-langkah berikut guna membuat dan mengaktifkan layanan untuk grup akses.
Identifikasi unit organisasi untuk setiap pengguna yang ingin Anda tempatkan dalam grup akses. Untuk layanan yang disertakan dengan edisi tertentu, seperti Google Vault, pastikan lisensi pengguna telah ditetapkan.
Pilih setelan layanan untuk setiap unit organisasi yang diidentifikasi di atas. Misalnya, aktifkan berbagi Kalender eksternal atau nonaktifkan akses ke layanan tertentu. Setelan tersebut berlaku untuk seluruh unit organisasi.
Anda dapat mengaktifkan akses layanan untuk grup akses tersebut di lain waktu.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi.
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Pilih unit organisasi untuk pengguna di grup akses.
- Klik layanan di sebelah kanan.
- Pilih setelan untuk layanan tersebut.
- Jika perlu, ulangi penyetelan untuk unit organisasi anggota grup lainnya.
- Buat grup menggunakan konsol Admin, Google Grup untuk Bisnis, Directory API, atau Google Cloud Directory Sync. Atau gunakan grup yang ada, yang dibuat dengan salah satu alat tersebut. Anda juga dapat menggunakan grup dinamis, termasuk grup dengan label keamanan.
Catatan: Anda tidak dapat menggunakan grup yang dibuat dengan Google Grup (groups.google.com). Konsol Admin tidak menunjukkan apakah grup dibuat di Google Grup. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan Groups API untuk memeriksa jenis grup.
- Tambahkan pengguna atau grup lain ke grup akses.
- (Opsional) Tetapkan izin untuk grup akses. Misalnya, Anda dapat menonaktifkan postingan ke grup atau menambahkan pemilik grup. Untuk mengetahui langkah-langkahnya, buka Memperbarui detail grup. Jika Anda menggunakan Group Settings API, terdapat setelan tambahan, seperti mencegah pengguna keluar dari grup.
Untuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Grup, Unit Organisasi (tingkat teratas), dan Setelan Layanan. Pelajari Definisi hak istimewa administrator lebih lanjut.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Di bagian Grup, cari dan pilih grup Anda:
- Untuk melihat daftar grup akses, klik Telusuri grup.
- Telusuri berdasarkan nama atau alamat grup.
Jika grup Anda tidak ditemukan, grup tersebut mungkin adalah grup yang dibuat di Google Grup, yang tidak dapat digunakan sebagai grup akses.
- Di sebelah kanan, arahkan kursor ke baris layanan.
-
Untuk mengaktifkan akses, klik Aktifkan.
-
Untuk menghapus akses grup, klik Tidak ditetapkan. Pengguna kini mendapatkan setelan akses dari organisasi mereka. Namun, jika pengguna termasuk dalam grup akses lain yang mengaktifkan layanan, mereka akan tetap memiliki akses ke layanan tersebut.
-
Untuk menyetel beberapa layanan, centang kotak untuk setiap layanan, lalu klik Aktif atau Tidak ditetapkan di kanan atas.
-
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Di konsol Admin, Anda memiliki 2 cara agar dapat menemukan layanan mana yang diaktifkan untuk grup akses:
- Periksa layanan yang diaktifkan untuk pengguna, lalu periksa keanggotaan grup pengguna tersebut.
- Melihat grup akses untuk layanan
Memeriksa pengguna di grup
Catatan: Jika Anda memeriksa status layanan unit organisasi pengguna, statusnya Nonaktif karena layanan dinonaktifkan untuk unit organisasi mereka. Status layanan (Aktif, Nonaktif, Aktif untuk beberapa pengguna) hanya didasarkan pada setelan unit organisasi, bukan grup akses.
Melihat grup akses untuk layanan
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
- Di kiri atas, klik Semua pengguna di akun ini.
- Cari layanan dengan status Aktif untuk beberapa unit organisasi atau grup. Status ini menunjukkan bahwa layanan diaktifkan untuk unit organisasi atau grup akses.
Catatan: Jika Anda memeriksa status layanan unit organisasi pengguna, statusnya akan Nonaktif jika layanan dinonaktifkan untuk unit organisasinya—meskipun layanan diaktifkan bagi grup akses pengguna. Status layanan (Aktif, Nonaktif, Aktif untuk beberapa unit organisasi atau grup) hanya didasarkan pada setelan unit organisasi, bukan grup akses.
- Arahkan kursor ke Aktif untuk beberapa unit organisasi atau grup, lalu klik Lihat detail.
- Tinjau status layanan untuk semua grup dan unit organisasi.
Beri tahu pengguna tentang layanan baru mereka serta bagikan tips, panduan, dan pelatihan.
Melihat layanan untuk pengguna, grup, dan unit organisasi
Memeriksa layanan dan grup untuk penggunaDi halaman ini, buka Langkah 5: Periksa akses layanan.
Di halaman ini, buka Langkah 5: Periksa akses layanan.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik Google Workspace atau Layanan Google tambahan.
-
Pilih tampilan di sebelah kiri.
| Tampilan | Tindakan untuk layanan | Status untuk layanan |
|---|---|---|
| Semua pengguna di akun ini |
Aktifkan untuk semua orang atau Nonaktifkan untuk semua orang (tindakan ini akan membatalkan setelan semua grup akses) |
Status didasarkan pada grup dan unit organisasi.
|
| Grup |
Aktif atau Tidak ditetapkan |
|
| Unit Organisasi |
Aktif atau Nonaktif |
Status didasarkan hanya pada unit organisasi.
|
Mengedit grup akses
Mengaktifkan/membatalkan penetapan layanan untuk grup aksesDi halaman ini, buka Langkah 4: Aktifkan layanan.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik jenis layanan: Google Workspace, Layanan Google tambahan, Aplikasi web dan seluler, atau aplikasi Google Workspace Marketplace.
-
Di sebelah kiri, klik Semua pengguna di akun ini.
-
Arahkan kursor ke layanan dan klik Lainnya
lalu pilih Nonaktifkan untuk semua orang atau Aktifkan untuk semua orang.
-
Nonaktifkan untuk semua orang—Grup akses tidak ditetapkan (tidak lagi ditampilkan sebagai Aktif).
-
Aktifkan untuk semua orang—Tidak ada perubahan pada setelan grup akses.
-
Jika Anda menghapus anggota dari grup akses atau menghapus grup akses, anggota tidak lagi memiliki akses ke layanan melalui grup tersebut.
Pemecahan masalah
Saya tidak melihat grup akses di halaman aplikasi- Grup mungkin dibuat di Google Grup dan tidak dapat digunakan sebagai grup akses.
- Telusuri alamat grup, bukan nama grup.
- Coba muat ulang halaman aplikasi.
- Pastikan Anda memiliki hak istimewa admin Grup.
- Periksa keanggotaan grup dan layanan pengguna.
- Pastikan pengguna memiliki lisensi yang ditetapkan untuk layanan.
Status layanan menunjukkan apakah layanan aktif atau nonaktif untuk unit organisasi. Status ini tidak menunjukkan apakah unit organisasi berisi pengguna di grup akses. Untuk memeriksa setelan layanan grup akses, ikuti 4 langkah pertama di Langkah 4: Aktifkan layanan.
