Si tienes menos de 50 usuarios, te resultará más sencillo si solo utilizas unidades organizativas para activar o desactivar un servicio para los usuarios de Google Workspace.
Como administrador, puedes activar servicios para un grupo de usuarios en vez de para una unidad organizativa completa. De este modo, podrás controlar el acceso de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa. Por ejemplo, puedes activar Google Drive y YouTube en un grupo que incluya usuarios de tus equipos de Marketing y Ventas.
Los grupos de acceso pueden incluir a cualquier usuario o grupo de tu organización. Puedes crear un grupo como grupo de acceso o usar uno que ya tengas.
En esta página
- Opciones para dar a los usuarios acceso a servicios
- Cómo usar grupos de acceso
- Configurar grupos de acceso
- Consultar a qué servicios pueden acceder los usuarios, grupos y unidades organizativas
- Editar grupos de acceso
- Solución de problemas
Opciones para dar a los usuarios acceso a servicios
En la consola de administración de Google, puedes desactivar el acceso de una unidad organizativa a un servicio de Google, como Google Drive. Si algunos usuarios de esa unidad organizativa necesitan utilizar Drive, tienes dos opciones:
- Mover a los usuarios a una unidad organizativa que tenga Drive activado.
- Añadir los usuarios a un grupo de acceso y activar Drive para el grupo. Cada miembro puede acceder al servicio, incluso si su unidad organizativa tiene el servicio desactivado.
| Unidades organizativas | Con un grupo de acceso |
|---|---|
| Google Drive está desactivado en las unidades organizativas 1 y 2 |
Pero un grupo de usuarios de las unidades organizativas 1 y 2 puede utilizar Google Drive |
Cómo usar grupos de acceso
Los grupos de acceso pueden activar el acceso de los usuarios a los servicios de Google. Sin embargo, no se puede desactivar el acceso de los usuarios a un servicio que esté activado en una unidad organizativa de la que formen parte.
- Un grupo de acceso puede contener cualquier usuario o grupo de tu cuenta. Puedes utilizar los grupos que ya tengas, como ventas@example.com.
- Con los grupos de acceso solo puede controlarse si un usuario tiene activado un servicio determinado. Los ajustes del servicio (como los ajustes para compartir de Drive) se definen a nivel de unidad organizativa o con grupos de configuración (disponibles en algunos servicios). Más información
Comparación con las unidades organizativas
| Grupos de acceso | Unidades organizativas | |
|---|---|---|
| Función |
Activa servicios. |
|
| Acceso a servicios | Activa servicios para los usuarios del grupo. Prevalece siempre sobre el ajuste de la unidad organizativa. | Activa o desactiva servicios en las cuentas de los usuarios de la unidad organizativa. |
| Servicios admitidos | ||
| Miembros | En un mismo grupo puede haber usuarios de diferentes unidades organizativas. Además, un mismo usuario puede pertenecer a más de un grupo. | Los usuarios solo pueden formar parte de una unidad organizativa. |
| Ajustes heredados | Sí. Los grupos que pertenezcan a otros grupos tienen acceso al servicio. | Sí. Las unidades organizativas pueden heredar o anular ajustes de la unidad organizativa superior. |
| Asignación automática de licencias | No está disponible. | Sí |
Comparación con los grupos de configuración
Para personalizar los ajustes de servicios de un grupo de usuarios de una o varias unidades organizativas, puedes utilizar los grupos de configuración. Las diferencias entre los grupos de configuración y los grupos de acceso son las siguientes:
- Grupo de acceso: permite activar un servicio para un grupo de usuarios, aunque en sus unidades organizativas esté desactivado.
- Grupo de configuración: permite personalizar ajustes de servicios dirigidos a un grupo de usuarios que sea diferente de los ajustes de su unidad organizativa (por ejemplo, puedes permitir que un grupo de usuarios comparta archivos de Drive con otras personas).Para obtener información detallada, consulta el artículo Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración.
El mismo grupo puede ser un grupo de acceso y un grupo de configuración. Puedes utilizarlo para dar a los usuarios acceso a un servicio y para personalizar su configuración.
Configurar grupos de acceso
Sigue estos pasos para crear y activar servicios para un grupo de acceso.
Identifica la unidad organizativa de cada usuario que quieres incluir en el grupo de acceso. Comprueba que los usuarios de servicios incluidos en determinadas ediciones, como Google Vault, tengan asignadas las licencias correspondientes.
Elige los ajustes del servicio para cada unidad organizativa identificada más arriba. Por ejemplo, puedes activar la función de compartir Calendar de forma externa o desactivar el acceso a servicios concretos. Esta configuración se aplica a toda la unidad organizativa.
Más adelante, podrás activar el acceso a los servicios para tu grupo de acceso.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones.
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- Selecciona la unidad organizativa de un usuario del grupo de acceso.
- En la parte derecha, haz clic en el servicio.
- Selecciona la configuración del servicio.
- Si es necesario, repite el proceso para configurarlo en las unidades organizativas del resto de los miembros del grupo.
- Puedes crear grupos mediante la consola de administración, Grupos de Google para empresas, la API de Directory o Google Cloud Directory Sync. También puedes usar un grupo que se haya creado con una de esas herramientas. También puedes usar grupos dinámicos, incluidos los que tienen una etiqueta de seguridad.
Nota: No puedes usar un grupo creado con Grupos de Google (groups.google.com). En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado con ese servicio. En su lugar, puedes usar la API de Grupos para comprobar el tipo de grupo.
- Añade usuarios u otros grupos a tu grupo de acceso.
- (Opcional) Define permisos para el grupo de acceso. Por ejemplo, puedes desactivar la publicación en el grupo o añadir un propietario. Consulta cómo hacerlo en la sección Actualizar detalles de grupos. La API Groups Settings ofrece otros ajustes, como impedir que los usuarios salgan de un grupo.
Para este paso, necesitas tener privilegios de administrador en Grupos, unidades organizativas (nivel superior) y configuración del servicio. Más información sobre las definiciones de privilegios de administrador
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- En la sección Grupos, busca y selecciona el grupo que te interese:
- Para ver la lista de grupos de acceso, haz clic en Buscar un grupo.
- Busca por el nombre o la dirección del grupo.
Si el grupo no aparece, es posible que se trate de un grupo creado en Grupos de Google, que no se puede usar como grupo de acceso.
- En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio que quieres activar.
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Para activar el acceso al servicio, haz clic en Activar.
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Para desactivar el acceso del grupo al servicio, haz clic en Sin definir. De este modo, los usuarios heredan la configuración de acceso de su organización. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, podrán seguir accediendo a él.
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Para configurar varios servicios, marca la casilla de cada uno de ellos y, en la parte superior derecha, haz clic en Activado o Sin definir.
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Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
En la consola de administración, tienes dos formas de consultar los servicios que están activados para un grupo de acceso:
- Comprueba los servicios activados para un usuario y, a continuación, comprueba su pertenencia a grupos.
- Consulta los grupos de acceso de un servicio.
Consultar los datos de usuarios de un grupo
Nota: Si el estado que tiene un servicio determinado en la unidad organizativa de un usuario es Desactivado, ese servicio no está activado en esa unidad organizativa. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.
Ver los grupos de acceso de un servicio
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- En la parte superior izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.
- Busca un servicio que tenga el estado Activado para algunos. Este estado indica que el servicio está activado en alguna unidad organizativa o en algún grupo de acceso.
Nota: Si el estado que tiene un servicio determinado en la unidad organizativa de un usuario es Desactivado, ese servicio no está activado en esa unidad organizativa, aunque sí lo esté en el grupo de acceso del usuario. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.
- Coloca el cursor sobre Activado para algunos y haz clic en Ver detalles.
- Revisa el estado del servicio en todos los grupos y unidades organizativas.
Informa a tus usuarios del nuevo servicio y comparte consejos, guías y materiales de formación con ellos.
Consultar a qué servicios pueden acceder los usuarios, grupos y unidades organizativas
Consultar los servicios y grupos de un usuarioEn esta página, ve a la sección Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.
En esta página, ve a la sección Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Google Workspace o en Servicios adicionales de Google.
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En la parte izquierda, selecciona la vista que quieras.
| Ver | Acciones del servicio | Estado del servicio |
|---|---|---|
| Todos los usuarios de esta cuenta |
Activar para todos o Desactivar para todos (con esta opción, todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir) |
El estado se basa en los grupos y en las unidades organizativas.
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| Grupos |
Activado o Sin definir |
|
| Unidades organizativas |
Activado o Desactivado |
Los estados se basan solo en las unidades organizativas.
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Editar grupos de acceso
Activar o desactivar el acceso de un grupo a un servicioEn esta página, ve a Paso 4: Activa el servicio.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
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En la parte izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.
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Coloca el cursor sobre un servicio, haz clic en Más
y selecciona
Desactivar para todos o Activar para todos.
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Desactivar para todos: todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir; es decir, dejan de tener el estado Activado.
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Activar para todos: no hay cambios en la configuración de los grupos de acceso.
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Cuando quitas miembros de un grupo de acceso o eliminas el grupo, dichos miembros dejan de tener acceso a los servicios de ese grupo.
Solución de problemas
No veo un grupo de acceso en la página de aplicaciones- Es posible que el grupo se haya creado en Grupos de Google y que no se pueda utilizar como grupo de acceso.
- Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
- Prueba a actualizar la página Aplicaciones.
- Comprueba que tengas privilegios de administrador en Grupos.
- Consulta los servicios a los que tiene acceso el usuario y los grupos a los que pertenece.
- Comprueba que el usuario tenga asignada una licencia del servicio.
El estado de un servicio indica si el servicio está activado o desactivado en una unidad organizativa; no muestra si esta incluye usuarios de un grupo de acceso. Para revisar la configuración de los servicios de un grupo de acceso, sigue los cuatro primeros pasos del Paso 4: Activa el servicio.
