Usar grupos para personalizar el acceso a los servicios

Si tienes menos de 50 usuarios, te resultará más sencillo si solo utilizas unidades organizativas para activar o desactivar un servicio para los usuarios de Google Workspace.

Como administrador, puedes activar servicios para un grupo de usuarios en vez de para una unidad organizativa completa. De este modo, podrás controlar el acceso de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa. Por ejemplo, puedes activar Google Drive y YouTube en un grupo que incluya usuarios de tus equipos de marketing y ventas.

Los grupos de acceso pueden incluir a cualquier usuario o grupo de tu organización. Puedes crear un grupo como grupo de acceso o usar uno que ya tengas.

Contenido del artículo:

Métodos para dar a los usuarios acceso a servicios

En la consola de administración de Google, puedes desactivar el acceso de una unidad organizativa a un servicio de Google, como Google Drive. Si algunos usuarios de esa unidad organizativa necesitan utilizar Drive, tienes dos opciones:

  • Mover a los usuarios a una unidad organizativa que tenga Drive activado.
  • Añadir los usuarios a un grupo de acceso y activar Drive para el grupo. Cada miembro puede acceder al servicio, incluso si su unidad organizativa tiene el servicio desactivado. 
Unidades organizativas Con un grupo de acceso
Las organizaciones tienen el servicio desactivado Un grupo de acceso tiene el servicio activado
Google Drive está desactivado
en las unidades organizativas 1 y 2
Pero un grupo de usuarios de las unidades organizativas 
1 y 2 puede utilizar Google Drive

Cómo usar grupos de acceso

Los grupos de acceso pueden activar el acceso de los usuarios a los servicios de Google. Sin embargo, no se puede desactivar el acceso de los usuarios a un servicio que esté activado en una unidad organizativa de la que formen parte.

  • Un grupo de acceso puede contener cualquier usuario o grupo de tu cuenta. Puedes utilizar los grupos que ya tengas, como ventas@example.com.
  • Con los grupos de acceso solo puede controlarse si un usuario tiene activado un servicio determinado. Los ajustes del servicio (como los ajustes para compartir de Drive) se definen a nivel de unidad organizativa o con grupos de configuración (disponibles en algunos servicios). Más información

Comparación con las unidades organizativas

  Grupos de acceso Unidades organizativas
Función

Activa servicios.

  • Activa o desactiva servicios.
  • Configura ajustes de servicios.
Acceso a servicios Activa servicios para los usuarios del grupo. Prevalece siempre sobre el ajuste de la unidad organizativa. Activa o desactiva servicios en las cuentas de los usuarios de la unidad organizativa.
Servicios admitidos
Miembros En un mismo grupo puede haber usuarios de diferentes unidades organizativas. Además, un mismo usuario puede pertenecer a más de un grupo. Los usuarios solo pueden formar parte de una unidad organizativa.
Ajustes heredados Sí. Los grupos que pertenezcan a otros grupos tienen acceso al servicio. Sí. Las unidades organizativas pueden heredar o anular ajustes de la unidad organizativa superior.
Asignación automática de licencias No está disponible.

Comparación con los grupos de configuración

Para personalizar los ajustes de servicios de un grupo de usuarios de una o varias unidades organizativas, puedes utilizar los grupos de configuración. Las diferencias entre los grupos de configuración y los grupos de acceso son las siguientes:

  • Grupo de acceso: permite activar un servicio para un grupo de usuarios, aunque en sus unidades organizativas esté desactivado.
  • Grupo de configuración: permite personalizar ajustes de servicios (por ejemplo, opciones para compartir de Drive) dirigidos a un grupo de usuarios que sea diferente de los ajustes de su unidad organizativa. Para obtener información detallada, consulta el artículo Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración.

El mismo grupo puede ser un grupo de acceso y un grupo de configuración. Puedes utilizarlo para dar a los usuarios acceso a un servicio y para personalizar su configuración.

Configurar grupos de acceso

Sigue estos pasos para crear y activar servicios para un grupo de acceso.

Nota: Si quieres configurar grupos de acceso para aplicaciones protegidas con contraseña, consulta el artículo Empezar a utilizar aplicaciones protegidas con contraseña.

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Paso 1: Crea una lista con los usuarios y sus unidades organizativas

Identifica la unidad organizativa de cada usuario que quieres incluir en el grupo de acceso. Comprueba que los usuarios de servicios incluidos en determinadas ediciones, como Google Vault, tengan asignadas las licencias correspondientes.

Paso 2: Elige los ajustes del servicio en la unidad organizativa

Elige los ajustes del servicio para cada unidad organizativa identificada más arriba. Por ejemplo, puedes activar o desactivar la opción de compartición externa de Calendar, o desactivar el acceso a servicios concretos. Esta configuración se aplica a toda la unidad organizativa. Más adelante, podrás activar el acceso a los servicios para tu grupo de acceso.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
  4. Selecciona la unidad organizativa de un usuario del grupo de acceso.
  5. En la parte derecha, haz clic en el servicio.
  6. Selecciona la configuración del servicio.
  7. Si es necesario, repite el proceso para configurarlo en las unidades organizativas del resto de los miembros del grupo.
Paso 3: Crea un grupo de acceso
  1. Puedes crear grupos mediante la consola de administración, Grupos de Google para empresas, la API de Directory o Google Cloud Directory Sync. También puedes usar un grupo que se haya creado con una de esas herramientas. También puedes usar grupos dinámicos, incluidos los que tienen una etiqueta de seguridad.  

    Nota: No puedes usar un grupo creado con Grupos de Google (groups.google.com). En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado con este servicio. 
  2. Añade usuarios u otros grupos a tu grupo de acceso. 
  3. (Opcional) Define permisos para el grupo de acceso. Por ejemplo, puedes desactivar la publicación en el grupo o añadir un propietario. Consulta cómo hacerlo en la sección Actualizar detalles de grupos. La API Groups Settings ofrece otros ajustes, como impedir que los usuarios salgan de un grupo.
Paso 4: Activa el servicio

Para este paso, necesitas tener privilegios de administrador en Grupos, unidades organizativas (nivel superior) y configuración del servicio. Más información sobre las definiciones de privilegios de administrador

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
  4. En la sección Grupos, busca y selecciona el grupo que te interese:

    Haz clic en la lista Grupos, situada a la izquierda

    • Para ver la lista de grupos de acceso, haz clic en Buscar un grupo.
    • Busca por el nombre o la dirección del grupo.
      Si el grupo no aparece, es posible que se trate de un grupo creado en Grupos de Google, que no se puede usar como grupo de acceso.  
  5. En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio que quieres activar.

    Localiza el enlace Activar situado junto a cada una de las aplicaciones

    • Para activar el acceso al servicio, haz clic en Activar.

    • Para desactivar el acceso del grupo al servicio, haz clic en Sin definir. De este modo, los usuarios heredan la configuración de acceso de su organización. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, podrán seguir accediendo a él.

    • Para configurar varios servicios, marca la casilla de cada uno de ellos y, en la parte superior derecha, haz clic en Activado o Sin definir

Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los usuarios.

Paso 5: Comprueba el acceso al servicio

En la consola de administración, tienes dos formas de consultar los servicios que están activados para un grupo de acceso:

  • Comprueba los servicios activados para un usuario y, a continuación, comprueba su pertenencia a grupos.
  • Consulta los grupos de acceso de un servicio. 

Consultar los datos de usuarios de un grupo

Nota: Si el estado que tiene un servicio determinado en la unidad organizativa de un usuario es Desactivado, ese servicio no está activado en esa unidad organizativa. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.

Ver los grupos de acceso de un servicio

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
  4. En la parte superior izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

  5. Busca un servicio que tenga el estado Activado para algunos. Este estado indica que el servicio está activado en alguna unidad organizativa o en algún grupo de acceso.

    Nota: Si el estado que tiene un servicio determinado en la unidad organizativa de un usuario es Desactivado, ese servicio no está activado en esa unidad organizativa, aunque sí lo esté en el grupo de acceso del usuario. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.
     
  6. Coloca el cursor sobre Activado para algunos y haz clic en Ver detalles.

    Localiza el enlace Ver detalles, situado junto a la aplicación

  7. Revisa el estado del servicio en todos los grupos y unidades organizativas.

    Los servicios pueden estar activados o desactivados

Paso 6: Ayuda a tus usuarios a utilizar los servicios

Informa a tus usuarios del nuevo servicio y comparte consejos, guías y materiales de formación con ellos. 

Consultar a qué servicios pueden acceder los usuarios, grupos y unidades organizativas

Consultar los servicios y grupos de un usuario

En esta página, ve a la sección Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.

Consultar los servicios y las unidades organizativas de los grupos de acceso

En esta página, ve a la sección Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.

Verificar el estado de un servicio
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace o en Servicios adicionales de Google.
  4. En la parte izquierda, selecciona la vista que quieras.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

Ver Acciones del servicio Estado del servicio
Todos los usuarios de esta cuenta

Activar para todos

o

Desactivar para todos (con esta opción, todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir)

El estado se basa en los grupos y en las unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado para todos
  • Desactivado para todos
Grupos

Activado o Sin definir

  • Activado
Unidades organizativas

Activado o Desactivado

Los estados se basan solo en las unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado
  • Desactivado

Editar grupos de acceso

Activar o desactivar el acceso de un grupo a un servicio

En esta página, ve a Paso 4: Activa el servicio.

Activar o desactivar un servicio para todos
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
  4. En la parte izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

  5. Coloca el cursor sobre un servicio, haz clic en Más "" y selecciona y luegoDesactivar para todos o Activar para todos.

    • Desactivar para todos: todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir; es decir, dejan de tener el estado Activado.

    • Activar para todos: no hay cambios en la configuración de los grupos de acceso.

Gestionar miembros de grupos

Cuando quitas miembros de un grupo de acceso o eliminas el grupo, dichos miembros dejan de tener acceso a los servicios de ese grupo.

Solución de problemas

No veo un grupo de acceso en la página de aplicaciones
  • Es posible que el grupo se haya creado en Grupos de Google y que no se pueda utilizar como grupo de acceso.
  • Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
  • Prueba a actualizar la página de aplicaciones. Aunque los cambios suelen aplicarse en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas.
  • Comprueba que tengas privilegios de administrador en Grupos.
Un usuario pertenece a un grupo de acceso, pero no puede iniciar sesión en su servicio
  • Consulta los servicios a los que tiene acceso el usuario y los grupos a los que pertenece. A veces, hay que esperar hasta 24 horas para que se aplique la configuración del grupo de acceso.
  • Comprueba que el usuario tenga asignada una licencia del servicio.
He activado un grupo de acceso, pero el estado del servicio aparece como desactivado en todas las unidades organizativas

El estado de un servicio indica si el servicio está activado o desactivado en una unidad organizativa, pero no muestra si esta incluye usuarios de un grupo de acceso. Para revisar la configuración de los servicios de un grupo de acceso, sigue los cuatro primeros pasos del Paso 4: Activa el servicio.

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