Usa grupos para personalizar el acceso a los servicios

Si tienes menos de 50 usuarios, te resultará más sencillo si solo utilizas unidades organizativas para activar o desactivar un servicio para los usuarios de Google Workspace.

Como administrador, puedes activar servicios en un grupo de usuarios en lugar de hacerlo en toda una unidad organizativa. De este modo, podrás controlar el acceso de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa. Por ejemplo, puedes activar Google Drive y YouTube en un grupo que incluya usuarios de tus equipos de marketing y ventas. Los grupos que utilizas de esta forma, denominados grupos de acceso, pueden incluir cualquier usuario o grupo de tu cuenta. Puedes crear un grupo como grupo de acceso o, en la mayoría de los casos, utilizar un grupo ya creado.

Contenido del artículo:

Métodos para conceder a los usuarios acceso a servicios

En la consola de administración de Google, puedes desactivar el acceso de una unidad organizativa a un servicio de Google, como Google Drive. Si algunos usuarios de esa unidad organizativa necesitan utilizar Drive, tienes dos opciones:

  • Mueve los usuarios a una unidad organizativa que tenga activado Drive.
  • Crea un grupo de acceso que contenga miembros de esa unidad organizativa o de otras diferentes que puedan acceder al servicio, aunque su unidad organizativa lo tenga desactivado: 
Unidades organizativas Con un grupo de acceso
Las organizaciones tienen el servicio desactivado Un grupo de acceso tiene el servicio activado
Google Drive está desactivado
en las unidades organizativas 1 y 2
Pero un grupo de usuarios de las unidades organizativas 
1 y 2 puede acceder a Google Drive

Cómo utilizar grupos de acceso

Usa grupos de acceso solo para activar el acceso de los usuarios a los servicios principales de Google, los servicios adicionales de Google, como YouTube, y las Aplicaciones SAML. No se pueden utilizar grupos de acceso para desactivar el acceso de los usuarios a un servicio que esté activado en su unidad organizativa. No obstante, si el servicio está desactivado en su unidad organizativa, pero activado en su grupo de acceso, puedes desactivarlo en el grupo desactivándolo a nivel de grupo.

Comparación con las unidades organizativas

  Grupos de acceso Unidades organizativas
Función

Activar servicios

  • Activar o desactivar los servicios
  • Configurar ajustes de servicios
Acceso a servicios Activa el servicio para los usuarios del grupo, pero no lo desactiva. Prevalece siempre sobre el ajuste de la unidad organizativa. Activar o desactivar servicios en las cuentas de los usuarios de la unidad organizativa.
Servicios admitidos
  • Servicios principales
  • Servicios adicionales de Google
  • Aplicaciones SAML
  • Aplicaciones de Google Workspace Marketplace
  • Servicios de Google sin control de activación o desactivación propio
Miembros En un mismo grupo puede haber usuarios de diferentes unidades organizativas. Además, un mismo usuario puede pertenecer a más de un grupo. Los usuarios solo pueden formar parte de una unidad organizativa.
Ajustes heredados Sí. Los grupos que pertenezcan a otros grupos tienen acceso al servicio. Sí. Las unidades organizativas pueden heredar o anular ajustes de la unidad organizativa superior.
Asignación automática de licencias No está disponible.

Comparación con los grupos de configuración

Los grupos de configuración permiten personalizar los ajustes de servicios de un grupo de usuarios de una o varias unidades organizativas. A continuación se indican las diferencias entre los grupos de configuración y los grupos de acceso:

  • Grupo de acceso: activa un servicio en un grupo de usuarios, aunque esté desactivado en sus unidades organizativas.
  • Grupo de configuración: personaliza la configuración de servicios (por ejemplo, las opciones para compartir de Drive) de un grupo de usuarios que sea diferente al de su unidad organizativa. El servicio debe estar activado en las cuentas de usuario del grupo. Para obtener más información, consulta el artículo Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración.

El mismo grupo puede ser un grupo de acceso y un grupo de configuración, es decir, puedes utilizarlo para dar acceso a un servicio a los usuarios y para personalizar su configuración.

Configurar grupos de acceso

Sigue estos pasos para crear y activar servicios en un grupo de acceso.

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Paso 1: Crea una lista con los usuarios y sus unidades organizativas

Identifica la unidad organizativa de cada usuario que quieres incluir en el grupo de acceso. Comprueba que los usuarios de servicios incluidos en determinadas ediciones, como Google Vault, tengan asignadas las licencias correspondientes.

Paso 2: Elige los ajustes del servicio en la unidad organizativa

Elige la configuración de servicio que quieras para cada unidad organizativa identificada anteriormente. Por ejemplo, puedes activar o desactivar el uso compartido externo de calendarios o desactivar el acceso a servicios específicos. Estos ajustes se aplican a toda la unidad organizativa. Más adelante, podrás activar el acceso a los servicios en tu grupo de acceso.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. Selecciona la unidad organizativa de un usuario del grupo de acceso.
  5. En la parte derecha, haz clic en el servicio que te interese.
  6. Configura tu servicio.
  7. (Opcional) Si es necesario, repite el proceso para configurarlo en las unidades organizativas del resto de los miembros del grupo.
Paso 3: Crea un grupo de acceso
  1. Crea grupos con la consola de administración, la API Directory o Google Cloud Directory Sync. También puedes utilizar un grupo creado con una de estas herramientas.
    Nota: No puedes usar un grupo creado con Grupos de Google, en groups.google.com ni un grupo dinámico. En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado en Grupos de Google.
  2. Añade usuarios u otros grupos a tu grupo de acceso.
  3. (Opcional) Define permisos para usar el grupo en Grupos de Google. Por ejemplo, puedes desactivar la publicación de contenido en el grupo o añadir un propietario. Consulta cómo hacerlo en el artículo Actualizar los detalles del grupo.
    Si utilizas la API Groups Settings, dispones de otros ajustes, como impedir que los usuarios salgan de un grupo.
Paso 4: Activa el servicio

Para seguir este paso, necesitas tener privilegios de administrador en Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.Para obtener más información, consulta Definiciones de los privilegios de administrador.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. En la sección Grupos, busca y selecciona el grupo que te interese:

    Haz clic en la lista Grupos, situada a la izquierda

    • Para ver la lista de grupos de acceso, haz clic en Buscar un grupo.
    • Busca por nombre o dirección de grupo.
      Si el grupo no aparece, es posible que se trate de un grupo dinámico o que se haya creado en Grupos de Google, y ninguno de ellos puede ser un grupo de acceso.  
  5. En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio que quieres activar.

    Localiza el enlace Activar situado junto a cada una de las aplicaciones

    • Para activar el acceso al servicio, haz clic en Activar.

    • Para desactivar el acceso del grupo al servicio, haz clic en Sin definir. De este modo, los usuarios heredan la configuración de acceso de su organización. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, podrán seguir accediendo a él.

    • Para configurar varios servicios, marca la casilla de cada uno de ellos y, en la parte superior derecha, haz clic en Sin definir o Activado.

Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los usuarios.

Paso 5: Comprueba el acceso al servicio

En la consola de administración, tienes dos formas de averiguar qué servicios están activados en un grupo de acceso:

  • Revisa los servicios habilitados para un usuario y comprueba si pertenece a un grupo.
  • Ve al servicio que quieras y consulta el estado de ese servicio en el grupo.

Consultar los datos de usuarios de un grupo

Ver los grupos de acceso de un servicio

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. En la parte superior izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

  5. Busca un servicio que tenga el estado Activado para algunos. Este estado indica que el servicio está activado en una unidad organizativa o en un grupo de acceso.
    Nota: Si compruebas el estado de servicio de la unidad organizativa de un usuario, verás que el servicio está desactivado en su unidad organizativa, aunque esté activado en el grupo de acceso del usuario. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.
  6. Coloca el cursor sobre Activado para algunos y haz clic en Ver detalles.

    Localiza el enlace Ver detalles, situado junto a la aplicación

  7. Revisa el estado del servicio en todos los grupos y unidades organizativas.

    Los servicios pueden estar activados o desactivados

Paso 6: Ayuda a tus usuarios a utilizar los servicios

Informa a tus usuarios del nuevo servicio y comparte consejos, guías y materiales de formación con ellos.

Consultar a qué servicios pueden acceder los usuarios, grupos y unidades organizativas

Consultar los servicios y grupos de un usuario

En esta página, ve al apartado Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.

Consultar los servicios y las unidades organizativas de los grupos de acceso

En esta página, ve al apartado Paso 5: Comprueba el acceso al servicio.

Verificar el estado de un servicio
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace o en Servicios adicionales de Google.
  4. En la parte izquierda, selecciona la vista que quieras.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

Ver Acciones del servicio Estado del servicio
Todos los usuarios de esta cuenta

Activar para todos

o

Desactivar para todos (con esta opción, todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir)

El estado se basa en los grupos y en las unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado para todos
  • Desactivado para todos
Grupos

Activado o Sin definir

  • Activado
Unidades organizativas

Activado o Desactivado

Los estados se basan solo en las unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado
  • Desactivado

Editar grupos de acceso

Activar o desactivar el acceso de un grupo a un servicio

En esta página, ve al Paso 4: Activa el servicio.

Activar o desactivar un servicio para todos los usuarios
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en Google Workspace, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. En la parte izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

  5. Coloca el cursor sobre un servicio, haz clic en Más ""y luego y selecciona Desactivar para todos o Activar para todos.

    • Desactivar para todos: todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir; es decir, dejan de tener el estado Activado.

    • Activar para todos: no hay cambios en la configuración de los grupos de acceso.

Gestionar miembros de grupos

Cuando quitas miembros de un grupo de acceso o eliminas el grupo, dichos miembros dejan de tener acceso a los servicios de ese grupo.

Solución de problemas

No veo un grupo de acceso en la página Aplicaciones
  • Es posible que el grupo se haya creado en Grupos de Google o que sea un grupo dinámico, y ninguno de ellos puede usarse como grupo de acceso.
  • Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
  • Es posible que estés en páginas de aplicaciones de Google Workspace Marketplace a las que no se aplican los grupos de acceso.
  • Prueba a actualizar la página Aplicaciones. Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  • Comprueba que tengas el privilegio de administrador Grupos.
Un usuario pertenece a un grupo de acceso, pero no puede iniciar sesión en su servicio
  • Consulta los servicios a los que tiene acceso el usuario y los grupos a los que pertenece. A veces, hay que esperar hasta 24 horas para que se aplique la configuración del grupo de acceso.
  • Comprueba que el usuario tenga asignada una licencia del servicio.
He activado un grupo de acceso, pero el estado del servicio aparece desactivado en todas las unidades organizativas

El estado de un servicio indica si el servicio está activado o desactivado en una unidad organizativa; no muestra si esta incluye usuarios de un grupo de acceso. Para comprobar la configuración de los servicios de un grupo de acceso, sigue los 4 pasos que se indican en el Paso 4: Activa el servicio de esta página.

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