Si tienes menos de 50 usuarios, te resultará más sencillo si solo utilizas unidades organizativas para activar o desactivar un servicio para los usuarios de Google Workspace.
Si desactivas un servicio en una o varias unidades organizativas, puedes activarlo para algunos miembros mediante un grupo de acceso. De este modo, puedes conceder acceso a usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa.
Ejemplo: YouTube está desactivado en todas las unidades organizativas. Sin embargo, algunos empleados de los departamentos de Marketing y Ventas necesitan acceder a YouTube. Para anular los ajustes de unidades organizativas de esos usuarios con respecto a esta política, incluye a los usuarios en un grupo de acceso y activa YouTube en ese grupo.
En esta página
- Opciones para dar a los usuarios acceso a servicios
- Cómo usar grupos de acceso
- Configurar grupos de acceso
- Verificar la configuración
- Editar grupos de acceso
- Solución de problemas
Opciones para dar a los usuarios acceso a servicios
En la consola de administración de Google, puedes desactivar el acceso de una unidad organizativa a un servicio de Google, como Google Drive. Si algunos usuarios de esa unidad organizativa necesitan utilizar Drive, tienes dos opciones:
- Mover a los usuarios a una unidad organizativa que tenga Drive activado.
- Añadir los usuarios a un grupo de acceso y activar Drive para el grupo. Cada miembro puede acceder al servicio, incluso si su unidad organizativa tiene el servicio desactivado.
| Unidades organizativas | Con un grupo de acceso |
|---|---|
| Google Drive está desactivado en las unidades organizativas 1 y 2 |
Pero un grupo de usuarios de las unidades organizativas 1 y 2 puede utilizar Google Drive |
Cómo usar grupos de acceso
Los grupos de acceso pueden activar el acceso de los usuarios a los servicios de Google. Sin embargo, no se puede desactivar el acceso de los usuarios a un servicio que esté activado en una unidad organizativa de la que formen parte.
- Los grupos de acceso pueden incluir a cualquier usuario o grupo de tu organización.
- Puedes crear un grupo como grupo de acceso o usar uno que ya tengas.
- Con los grupos de acceso solo puede controlarse si un usuario tiene activado un servicio determinado. Puedes controlar los ajustes de los servicios (como el uso compartido de Drive) a través de una unidad organizativa o un grupo de configuración. Más información
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| Grupos de acceso | Unidades organizativas | |
|---|---|---|
| Función |
Activa servicios. |
|
| Acceso a servicios | Activa servicios para los usuarios del grupo. Prevalece siempre sobre el ajuste de la unidad organizativa. | Activa o desactiva servicios en las cuentas de los usuarios de la unidad organizativa. |
| Servicios admitidos | ||
| Miembros | En un mismo grupo puede haber usuarios de diferentes unidades organizativas. Además, un mismo usuario puede pertenecer a más de un grupo. | Los usuarios solo pueden formar parte de una unidad organizativa. |
| Herencia | Sí. Los grupos que pertenezcan a otros grupos tienen acceso al servicio. | Sí. Las unidades organizativas pueden heredar o anular ajustes de la unidad organizativa superior. |
| Asignación automática de licencias | No | Sí |
Los grupos de acceso anulan el acceso al servicio de una unidad organizativa. Para anular los ajustes de los servicios, como el uso compartido de Drive, utiliza un grupo de configuración.
Consulta más información en el artículo Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración.
Nota: El mismo grupo se puede usar como grupo de acceso y como grupo de configuración. Puedes utilizarlo para dar a los usuarios acceso a un servicio y para personalizar sus ajustes.
Configurar grupos de acceso
Sigue los pasos que se indican más abajo para activar un servicio mediante un grupo de acceso.
Nota: Si quieres configurar grupos de acceso para aplicaciones protegidas con contraseña, consulta el artículo Empezar a utilizar aplicaciones protegidas con contraseña.
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Paso 1: Enumera los miembros del grupo y sus unidades organizativasIdentifica la unidad organizativa de cada usuario que quieres incluir en el grupo de acceso. Comprueba que los usuarios de servicios incluidos en determinadas ediciones, como Google Vault, tengan asignadas las licencias correspondientes.
Para definir tu política general, desactiva el servicio en la unidad organizativa de cada usuario. Este ajuste se aplica a todos los usuarios de la unidad organizativa. Más adelante, podrás activar el acceso a los servicios para tu grupo de acceso.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones.
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- Selecciona la unidad organizativa de un usuario del grupo de acceso.
- En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio que quieres activar.
- Haz clic en Desactivar.
- Si es necesario, repite el proceso para configurarlo en las unidades organizativas del resto de los miembros del grupo.
Puedes crear un grupo para usarlo como grupo de acceso o utilizar uno que ya tengas.
Debes crear un grupo de una de estas formas:
Importante: Los grupos creados en Grupos de Google no se pueden utilizar como grupos de acceso. Para comprobar cómo se ha creado un grupo, usa la API Groups.
Un grupo dinámico requiere que la etiqueta de seguridad se use como grupo de acceso.
Si tu grupo cumple los criterios anteriores, estará disponible cuando actives un servicio para un grupo.
Para este paso, necesitas tener privilegios de administrador en Grupos, unidades organizativas (nivel superior) y configuración del servicio. Más información sobre las definiciones de privilegios de administrador
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- En la sección Grupos, busca y selecciona el grupo que te interese:
- Para ver la lista de grupos de acceso, haz clic en Buscar un grupo.
- Busca por el nombre o la dirección del grupo.
Si el grupo no aparece, es posible que se trate de un grupo creado en Grupos de Google, que no se puede usar como grupo de acceso.
- En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio y haz clic en Activar.
Para desactivar el servicio en este grupo más adelante, haz clic en Sin establecer.
Nota: Para configurar varios servicios, marca la casilla de cada uno de ellos y, en la parte superior derecha, haz clic en Activado.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Verificar la configuración
Para asegurarte de que tus grupos de acceso funcionan correctamente, comprueba el estado del servicio en función de cada usuario, servicio o grupo de acceso.
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Verificar el acceso de un usuario al servicioConsulta la página de cuentas de un usuario para verificar sus servicios y pertenencias a grupos.
Verifica cómo se configuran las unidades organizativas y los grupos para un servicio concreto.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
- En la parte superior izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.
- Busca un servicio que tenga el estado Activado para algunos. Este estado indica que el servicio está activado en alguna unidad organizativa o en algún grupo de acceso.
- Coloca el cursor sobre Activado para algunos y haz clic en Ver detalles.
- Revisa el estado del servicio en todos los grupos y unidades organizativas.
Comprueba el estado de todos los servicios de una unidad organizativa o un grupo concretos.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Google Workspace o en Servicios adicionales de Google.
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En la parte izquierda, selecciona la vista que quieras.
| Vista | Acciones del servicio | Estado del servicio |
|---|---|---|
| Todos los usuarios de esta cuenta |
Activar para todos o Desactivar para todos (con esta opción, todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir) |
El estado se basa en los grupos y en las unidades organizativas.
|
| Grupos |
Activado o Sin definir |
|
| Unidades organizativas |
Activado o Desactivado |
Los estados se basan solo en las unidades organizativas.
|
Editar grupos de acceso
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Desactivar un servicio en un grupo de accesoEn esta página, ve a Paso 4: Activa el servicio.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en el tipo de servicio: Google Workspace, Servicios adicionales de Google, Aplicaciones web y móviles o Aplicaciones de Google Workspace Marketplace.
-
En la parte izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.
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Coloca el cursor sobre un servicio, haz clic en Más
y selecciona
Desactivar para todos o Activar para todos.
- Desactivar para todos: todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir; es decir, dejan de tener el estado Activado.
- Activar para todos: no hay cambios en la configuración de los grupos de acceso.
Cuando quitas miembros de un grupo de acceso o eliminas el grupo, dichos miembros dejan de tener acceso a los servicios de ese grupo.
Solución de problemas
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No veo un grupo de acceso en la página de aplicaciones- Es posible que el grupo se haya creado en Grupos de Google y que no se pueda utilizar como grupo de acceso.
- Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
- Prueba a actualizar la página Aplicaciones.
- Comprueba que tengas privilegios de administrador en Grupos.
- Consulta los servicios a los que tiene acceso el usuario y los grupos a los que pertenece.
- Comprueba que el usuario tenga asignada una licencia del servicio.
El estado de un servicio indica si el servicio está activado o desactivado en una unidad organizativa; no muestra si esta incluye usuarios de un grupo de acceso. Para revisar la configuración de los servicios de un grupo de acceso, sigue los cuatro primeros pasos del Paso 4: Activa el servicio.