Ställa in bokningsförslag för rum i Google Kalender

Gör det lätt för mötesarrangörer att boka dagrum och resurser åt gäster på alla platser.

Med automatiska rumsförslag kontrollerar Kalender var alla som är inbjudna till mötet jobbar. På fliken Rum visar Kalender vilka rum som är närmast var och en av gästerna. Den tar även med personernas byggnad, våning, bokningshistorik, användning av ljud- och videoutrustning och kapacitetsbehov i beräkningen.

Viktigt att veta

Automatiska rumsförslag funderar bäst om du gör följande:

Lägg till en arbetsplats för alla användare. Om det inte har angetts en primär arbetsplats för en användare tar inte Kalender med den i beräkningen. Det innebär att det föreslagna rummet kan vara för litet eller att ett rum i byggnaden kanske inte föreslagits alls.
Använd ett strukturerat format för rum. Endast rumsinformation som är strukturerad används av Kalender vid automatiska rumsförslag. Kalender fattar beslut utifrån uppgifterna för varje rum.
Om du vill veta mer om strukturerade resurser läser du Effekter av att använda strukturerade resurser och Byta till strukturerade resurser.

Ytterligare information

När du lägger till ett rum i en händelse kan platsbaserade eller ofta använda rumsförslag visas.

Platsbaserade förslag visas när du lägger till ett rum i en händelse om platsen för minst en deltagare är känd. Mer information finns i Lägga till ett rum i en händelse.
- Platsen kan anges genom att en kontorsbyggnad eller arbetsplats anges. Mer information finns i Ange din standardarbetsplats.
- Arbetsplats måste aktiveras av en administratör. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera arbetsplats för användare.
- Platsbaserade förslag visas bara när en användares plats är för en byggnad med strukturerade rum och användaren inte har svarat på händelsen som att gå med virtuellt eller inte gå med.
Ofta visas förslag om personen som lägger till rummet inte har en inställd plats. Förslagen baseras på användarens användning och är enbart synliga för användaren.

Lägga till en primär arbetsplats

Det går att lägga till en primär arbetsplats på två sätt. Du kan göra det åt användare eller låta dem göra det själva.

Bestämma om användarna eller administratören ska ange uppgifterna

Ingen arbetsmiljö är den andra lik. Tänk på alla delar av varje konfiguration när du bestämmer vad som är bäst för ditt företag.

Administratörskonfiguration

Användarkonfiguration

Användarnas arbetsplats är känd, aktuell och korrekt.

Fördelar

Säkerställer att användardata i Google är synkroniserad med dina egna uppgifter
Användarna kan inte ange felaktiga uppgifter

Metod

API (byggnad, våning, vångsdel, skrivbord)
GCDS (byggnad, våning)

Användarupplevelse

Informationen om arbetsplatser är skrivskyddade

Du vet inte eller är osäker på var organisationens användare arbetar.

Fördelar

Snabb konfiguration med ett klick
Användarna får aviseringar från Kalender om att de ska lägga till och uppdatera information om sin arbetsplats
Mindre arbete för administratören

Metod

Inledande konfiguration i Google Administratörskonsol
Information om arbetsplatsen (byggnad, våning) uppdateras av användarna själva

Användarupplevelse

Användarna kan både visa och uppdatera information om arbetsplatser
Användarnas arbetsplats härleds och anges ibland av Google
Användarna får aviseringar från Google om att göra uppdateringar

Lägga till plats som administratör

Om du väljer att ange arbetsplats åt användarna ska du använda API eller Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Använda Google Cloud Directory Sync

Lägg till användarnas arbetsplats med GCDS om

det finns många användare och som befinner sig på olika platser
användarnas platser ändras och uppdateras kontinuerligt.
GCDS används redan för att synkronisera användarprofiler från Microsoft Active Directory till Google-konton.

I Konfigurationshanteraren för GCDS på fliken Attribut för användarprofil mappar du dessa fält för arbetsplats till den plats där byggnads- och våningsinformation sparas i dag:

Byggnads-id
Våningsnamn

Du måste inte synkronisera fälten. Kontrollera att byggnads-id:t stämmer överens med det byggnads-id du skapade i byggnadshanteringen.

Läs mer i Om Google Cloud Directory Sync.

Använda API

Lägg till användarnas arbetsplats med ett API om

det finns många användare och som befinner sig på olika platser
det redan finns ett system där användarnas platser anropas via API
användarnas platser ändras och uppdateras med jämna mellanrum
du vill kunna synkronisera användarnas platser automatiskt
det finns värden för våningsdel och skrivbordskoder.

Mer information finns i Google Workspace Guide Admin SDK Guide för användare.

Det kan ta upp till 24 timmar innan den formaterade informationen om användarnas platser implementeras och blir synlig i användarprofiler.

Använd följande egenskaper när du konfigurerar API:t:

Resursnamn	Beskrivning	Exempel
type (string)*	Platstyp: CUSTOM, DEFAULT, DESK Obs! DESK måste anges som typ för att uppdatera användares primära arbetsplats	DESK
customType (string)	Om typen är CUSTOM innehåller det här fältet ett anpassat värde	valfri_text
area (string)*	Textplats är framförallt användbart för visningssyften och för att konsekvent beskriva platsen. Exempel: Stockholm, SE eller I närheten av Göteborg	Stockholm, SE
buildingId (string)*	Byggnads-id måste stämma överens med det buildingId som du skapade för byggnaden Strängar med reserverat värde: Ange att en användare inte hör till en kontorsbyggnad. Om en användare till exempel arbetar på distans använder du $$NO_BUILDING$$ Om du vill ange att byggnaden inte har skapats i byggnadsresurserna ännu använder du $$MISSING_BUILDING$$	GBG
floorName (string)	Vånings-id måste stämma överens med en våning som har definierat i buildingId. Obs! Ett våningsnamn utan ett definierat byggnads-id är ogiltigt	Lobby, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)	Anger var på en våning användaren sitter	A, södra delen
deskCode (string)*	Anger en exakt skrivbordsplats	Del 17, 13-A

* Obligatoriskt

Låta användarna lägga till platsen

Aktivera meddelanden från Kalender så att det blir lättare för användarna att lägga till sin primära arbetsplats.

Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
På administratörskonsolen går du till menyn KatalogKataloginställningar.
Klicka på Profilredigering.
Välj den organisation där du vill genomföra ändringen på den vänstra panelen under Organisationsenhet.
Varning! Om du tillämpar den här ändringen för rotorganisationsenheten för hela organisationen tillämpas inte ändringen på organisationsenheter där du tidigare genomfört åsidosättningar för profilinformation.
Markera kryssrutan bredvid Arbetsplats och klicka på Spara.