Configurar sugestões de reserva de salas do Google Agenda

Ajude organizadores de reuniões a reservar salas e recursos para convidados em qualquer local.

Com as sugestões automáticas de salas, a Agenda verifica o local de trabalho de todos os convidados da reunião. Na guia "Salas", o Agenda mostra sugestões inteligentes das melhores salas mais próximas de cada convidado. Ele considera a localização de cada edifício e andar, o histórico de reservas anteriores, o uso de equipamentos de áudio e vídeo e os requisitos de capacidade.

Observações importantes

A sugestão automática de salas funcionará melhor se você fizer o seguinte:

Adicionar o local de trabalho de todos os usuários: se um usuário não tiver um local de trabalho principal definido, ele não será considerado pelo Agenda. Consequentemente, a sala sugerida talvez seja muito pequena ou uma das salas do edifício pode não ser sugerida.
Usar um formato estruturado para salas: apenas as informações estruturadas de sala são usadas pelo Agenda para fazer sugestões automáticas. O Agenda toma decisões inteligentes com base nos detalhes de cada sala.
Veja mais informações sobre a estruturação de recursos em Impacto do uso de recursos estruturados e Mudar para os recursos estruturados.

Mais detalhes

Ao adicionar uma sala a um evento, você verá sugestões de salas baseadas em localização ou usadas com frequência.

As sugestões com base no local aparecerão quando você adicionar uma sala a um evento se o local de pelo menos um participante for conhecido. Consulte Adicionar uma sala a um evento.
- O local pode ser especificado ao definir um edifício de escritórios principal ou um local de trabalho. Consulte Definir seu local de trabalho padrão.
- O local de trabalho precisa ser ativado por um administrador. Consulte Ativar ou desativar o local de trabalho para os usuários.
- As sugestões com base na localização aparecem apenas quando o usuário está em uma construção com salas estruturadas e o usuário não respondeu ao evento como "participando virtualmente" ou não participando.
As sugestões usadas com frequência aparecem quando a pessoa que está adicionando a sala não tem um local definido. Essas sugestões são baseadas no uso da pessoa e são visíveis somente para esse usuário.

Adicionar local de trabalho principal

Existem duas maneiras de adicionar o local de trabalho principal. Você mesmo pode definir o local para os usuários ou deixar que eles façam isso.

Escolher entre a configuração de usuário ou de administrador

Os ambientes de trabalho são diferentes. Considere as características específicas de cada configuração para decidir o que será melhor para a empresa.

Configuração de administrador

Configuração de usuário

Os dados do local de trabalho do usuário são conhecidos, precisos e estão atualizados.

Benefícios

Garante que os dados do usuário no Google sejam sincronizados com seus próprios dados.
Evita erros do usuário.

Método

API (edifício, andar, seção, mesa)
GCDS (edifício, andar)

Experiência do usuário

Local de trabalho somente visualização

Você não sabe ou não tem certeza dos dados de local de trabalho dos usuários na sua organização.

Benefícios

Configuração rápida com um clique.
Notificações do Agenda para os usuários adicionarem e atualizarem os dados de local.
Menos trabalho para o administrador.

Método

Configuração inicial no Google Admin Console.
Dados de local de trabalho (edifício, andar) atualizados pelos próprios usuários.

Experiência do usuário

O usuário controla a visibilidade e a atualização das informações do local de trabalho.
O local de trabalho do usuário é deduzido e, às vezes, definido pelo Google.
O Google solicita que o usuário faça atualizações.

Adicionar local como administrador

Se você prefere definir o local de trabalho principal para os usuários, use a API ou o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Usar o Google Cloud Directory Sync

Use o GCDS para adicionar o local de trabalho dos usuários em um dos seguintes casos:

Existem muitos usuários e locais.
Os locais dos usuários são alterados ou atualizados constantemente.
O GCDS já está sendo usado para sincronizar perfis de usuário do Microsoft Active Directory com as Contas do Google.

No Gerenciador de configuração do GCDS, na guia Atributos de perfil de usuário, mapeie os campos do local de trabalho para o local em que as informações de edifício e andar são armazenadas:

ID do edifício
Nome do andar

A sincronização desses campos é opcional. Certifique-se de que os IDs dos edifícios correspondem ao IDs criados no gerenciamento de edifícios.

Veja mais detalhes em Sobre o Google Cloud Directory Sync.

Usar uma API

Use uma API para adicionar o local de trabalho de usuários em um dos seguintes casos:

Existem muitos usuários e locais.
Você já tem um sistema que usa uma API para chamar os locais dos usuários.
Os locais dos usuários são alterados e atualizados regularmente.
Você quer uma forma automatizada de manter os locais dos usuários sincronizados.
As seções de andar e códigos de mesa têm valores.

Veja mais detalhes no Guia do SDK Admin do Google Workspace para usuários.

As informações formatadas de local dos usuários serão propagadas e estarão visíveis no perfil do usuário em até 24 horas.

Use estas propriedades ao configurar a API:

Nome da propriedade	Descrição	Exemplo
type (string)*	O tipo de local: PERSONALIZADO, PADRÃO, MESA. Observação: o tipo precisa ser definido como MESA para atualizar o local de trabalho principal de um usuário.	MESA
customType (string)	Se o tipo for PERSONALIZADO, este campo incluirá o valor personalizado.	free_text
area (string)*	O texto do local é mais útil para exibir uma descrição concisa do local. Por exemplo, "Mountain View, CA" ou "Próximo a Palo Alto".	Mountain View, CA
buildingId (string)*	O identificador do edifício precisa corresponder exatamente ao buildingId que você criou para o edifício. Strings de valor reservado: Para indicar que um usuário não tem um edifício definido. Por exemplo, se o usuário trabalha remotamente, use $$NO_BUILDING$$. Para indicar que o edifício ainda não foi criado nos recursos, use $$MISSING_BUILDING$$.	Nova York
floorName (string)	O identificador de andar precisa corresponder exatamente a um andar definido em "buildingId". Observação: um nome de andar sem um "buildingId" será inválido.	Térreo, Mezanino, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)	Indicação do local reservado para o usuário no andar.	A, ala sul
deskCode (string)*	Indicação do local exato da mesa.	Conjunto 17, 13-A

* Obrigatório

Permitir que os usuários adicionem o local

Ative as mensagens de orientação do Agenda para ajudar os usuários a adicionar o local de trabalho principal.

Faça login no Google Admin Console.
Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).
No Admin Console, acesse Menu DiretórioConfigurações do diretório.
Clique em Edição do perfil.
No painel esquerdo, em Unidade organizacional, selecione a organização em que a alteração será aplicada.
Aviso: se você aplicar essa alteração na unidade organizacional raiz para toda a organização, a alteração não será aplicada nas unidades organizacionais em que as informações do perfil foram modificadas anteriormente.
Marque a caixa ao lado de Local de trabalho e clique em Salvar.