Configurar sugestões de reserva de salas

Ajude organizadores de reuniões a reservar salas e recursos para convidados em qualquer local.

Com a sugestão automática de salas, o Agenda verifica o local de trabalho de todos os convidados da reunião. Na guia "Salas", o Agenda mostra sugestões inteligentes das melhores salas mais próximas de cada convidado. Ele considera a localização de cada edifício e andar, o histórico de reservas anteriores, o uso de equipamentos de áudio e vídeo e os requisitos de capacidade.

Observações importantes

A sugestão automática de salas funcionará melhor se você fizer o seguinte:

  • Adicionar o local de trabalho de todos os usuários: se um usuário não tiver um local de trabalho principal definido, ele não será considerado pelo Agenda. Consequentemente, a sala sugerida talvez seja muito pequena ou uma das salas do edifício pode não ser sugerida.
  • Usar um formato estruturado para salas: apenas as informações estruturadas de sala são usadas pelo Agenda para fazer sugestões automáticas. O Agenda toma decisões inteligentes com base nos detalhes de cada sala. 

    Veja mais informações sobre a estruturação de recursos em Como a atualização dos recursos afeta a exibição, a pesquisa e a navegação e Alternar para recursos estruturados.

Adicionar local de trabalho principal

Existem duas maneiras de adicionar o local de trabalho principal. Você mesmo pode definir o local para os usuários ou deixar que eles façam isso.  

Escolher entre a configuração de usuário ou de administrador

Os ambientes de trabalho são diferentes. Considere as características específicas de cada configuração para decidir o que será melhor para a empresa. 

Configuração de administrador  Configuração de usuário 

Os dados do local de trabalho do usuário são conhecidos, precisos e estão atualizados.

Benefícios

  • Garante que os dados do usuário no Google sejam sincronizados com seus próprios dados.
  • Evita erros do usuário. 

Método

  • API (edifício, andar, seção, mesa)
  • GCDS (edifício, andar)

Experiência do usuário

  • Local de trabalho somente visualização

Você não sabe ou não tem certeza dos dados de local de trabalho dos usuários na sua organização.

Benefícios

  • Configuração rápida com um clique. 
  • Notificações do Agenda para os usuários adicionarem e atualizarem os dados de local.
  • Menos trabalho para o administrador.

Método

  • Configuração inicial no Google Admin console. 
  • Dados de local de trabalho (edifício, andar) atualizados pelos próprios usuários. 

Experiência do usuário 

  • O usuário controla a visibilidade e a atualização das informações do local de trabalho.  
  • O local de trabalho do usuário é deduzido e, às vezes, definido pelo Google.
  • O Google solicita que o usuário faça atualizações.

Adicionar local como administrador

Se você prefere definir o local de trabalho principal para os usuários, use a API ou o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Usar o Google Cloud Directory Sync 


Use o GCDS para adicionar o local de trabalho dos usuários em um dos seguintes casos: 

  • Existem muitos usuários e locais. 
  • Os locais dos usuários são alterados ou atualizados constantemente. 
  • O GCDS já é usado para sincronizar os perfis de usuários do Active Directory com o G Suite.

No Gerenciador de configuração do GCDS, na guia Atributos de perfil de usuário, mapeie os campos do local de trabalho para o local em que as informações de edifício e andar são armazenadas:

  • código do edifício 
  • nome do andar 

A sincronização desses campos é opcional. Certifique-se de que os códigos dos edifícios correspondem ao códigos criados no gerenciamento de edifícios.

Para mais detalhes, consulte Sobre o Google Cloud Directory Sync.

Usar uma API

Use uma API para adicionar o local de trabalho de usuários em um dos seguintes casos:

  • Existem muitos usuários e locais. 
  • Você já tem um sistema que usa uma API para chamar os locais dos usuários.
  • Os locais dos usuários são alterados e atualizados regularmente. 
  • Você quer uma forma automatizada de manter os locais dos usuários sincronizados.
  • As seções de andar e códigos de mesa têm valores.

Para mais detalhes, consulte o Guia do Admin SDK do G Suite para usuários

As informações de local dos usuários serão propagadas e estarão visíveis no perfil do usuário em até 24 horas.

Use estas propriedades ao configurar a API:  

Nome da propriedade Descrição Exemplo
type (string)*

O tipo de local: PERSONALIZADO, PADRÃO, MESA.


Observação: o tipo precisa ser definido como MESA para atualizar o local de trabalho principal de um usuário.

MESA
customType (string)

Se o tipo for PERSONALIZADO, este campo incluirá o valor personalizado.

free_text
area (string)*

O texto do local é mais útil para exibir uma descrição concisa do local. Por exemplo, "Mountain View, CA" ou "Próximo a Palo Alto".


 

Mountain View, CA
buildingId (string)*

O identificador do edifício precisa corresponder exatamente ao buildingId que você criou para o edifício.

Strings de valor reservado:

  • Para indicar que um usuário não tem um edifício definido. Por exemplo, se o usuário trabalha remotamente, use $$NO_BUILDING$$.
  • Para indicar que o edifício ainda não foi criado nos recursos, use $$MISSING_BUILDING$$.
     
Nova York
floorName (string)

O identificador de andar precisa corresponder exatamente a um andar definido em "buildingId". 

Observação: um nome de andar sem um "buildingId" será inválido.
 

Térreo, Mezanino, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (string)

Indicação do local reservado para o usuário no andar.

A, ala sul
deskCode (string)*

Indicação do local exato da mesa.

Conjunto 17, 13-A

* Obrigatório

 

Permitir que os usuários adicionem o local

Ative as mensagens de orientação do Agenda para ajudar os usuários a adicionar o local de trabalho principal.  

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Menu Menu e Diretório e Configurações do diretório.
  3. Clique em Edição do perfil.
  4. No painel esquerdo, em Unidade organizacional, selecione a organização em que a alteração será aplicada.

    Aviso: se você aplicar essa alteração na unidade organizacional raiz para toda a organização, a alteração não será aplicada nas unidades organizacionais em que as informações do perfil foram modificadas anteriormente.

  5. Marque a caixa ao lado de Local de trabalho e clique em Salvar.

As alterações serão aplicadas até 30 minutos depois que o usuário definir seu próprio local de trabalho.

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