Suggesties voor het boeken van ruimten in Google Agenda instellen

Help organisatoren van meetings ruimten en faciliteiten te boeken voor gasten op elke locatie.

Bij automatische ruimtesuggesties van de ruimte controleert Agenda de werklocatie van iedereen die is uitgenodigd voor de vergadering. Op het tabblad Ruimten geeft Agenda op intelligente wijze de beste ruimten weer die het dichtst bij elke gast liggen. Agenda houdt rekening met het gebouw en de verdieping van elke persoon, de eerdere boekingsgeschiedenis, gebruik van audio- en videoapparatuur en capaciteit.

Belangrijk om te weten

Automatische ruimtesuggesties werken het beste wanneer u allebei deze acties uitvoert:

Voeg de werklocatie van alle gebruikers toe: Als er geen hoofdlocatie is ingesteld voor een gebruiker, wordt door Agenda geen rekening gehouden met de gebruiker. De voorgestelde ruimte is dan wellicht te klein of bepaalde ruimten in een gebouw worden helemaal niet meegenomen in de suggesties.
Gebruik een gestructureerde indeling voor ruimten: Alleen gestructureerde ruimtegegevens worden meegenomen door Agenda bij automatische ruimtesuggesties. Agenda maakt intelligente beslissingen gebaseerd op de gegevens van elke ruimte.
Zie De gevolgen van het gebruik van gestructureerde faciliteitgegevens en Overstappen op gestructureerde faciliteitgegevens voor meer informatie.

Meer informatie

Als u een ruimte toevoegt aan een afspraak, kunnen er locatiegebaseerde of veelgebruikte ruimtesuggesties worden getoond.

Locatiegebaseerde suggesties worden getoond als u een ruimte toevoegt aan een afspraak als de locatie van minstens één deelnemer bekend is. Zie Een ruimte toevoegen aan een afspraak.
- U kunt de locatie opgeven door een hoofdgebouw of werklocatie in te stellen. Zie Uw standaard werklocatie instellen.
- De werklocatie moet worden aangezet door een beheerder. Zie De werklocatie aan- of uitzetten voor gebruikers.
- Locatiegebaseerde suggesties worden alleen getoond als de locatie van een gebruiker hoort bij een gebouw met gestructureerde ruimtes en de gebruiker niet heeft gereageerd op de afspraak als 'virtueel deelnemen' of als de gebruiker niet deelneemt aan het evenement.
Veelgebruikte suggesties worden getoond als de persoon die de ruimte toevoegt geen vaste locatie heeft. Deze suggesties zijn gebaseerd op het gebruik van de persoon en zijn alleen zichtbaar voor die gebruiker.

De hoofdlocatie toevoegen

De hoofdlocatie kan op 2 manieren worden toegevoegd.U kunt dit doen voor uw gebruikers of u kunt ze de locatie zelf laten toevoegen.

Bepalen of de gebruiker of de beheerder de locatie moet instellen

Elke werkomgeving is anders. Bekijk de aspecten van elke optie om te bepalen welke manier het best past bij uw bedrijf.

Instellen door beheerder

Instellen door gebruiker

De gegevens van de werklocatie van een gebruiker zijn bekend, up-to-date en juist.

Voordelen

Gebruikersgegevens in Google worden gesynchroniseerd met uw eigen gegevens
Gebruikersfouten worden voorkomen

Methode

API (gebouw, verdieping, gedeelte, bureau)
GCDS (gebouw, verdieping)

Gebruikerservaring

Werklocatie is alleen-lezen

U weet de werklocatie van gebruikers in uw organisatie niet of niet zeker.

Voordelen

Snelle installatie met slechts één muisklik
Agendameldingen voor gebruikers waarin staat dat ze hun locatiegegevens moeten updaten
Minder werk voor de beheerder

Methode

Eerste installatie via de Google Beheerdersconsole
Gegevens over de werklocatie (gebouw, verdieping) worden door de gebruikers zelf geüpdatet

Gebruikerservaring

Gebruikers kunnen hun werklocatie bekijken en updaten
De werklocatie van de gebruiker wordt afgeleid en soms ingesteld door Google
Google vraagt de gebruiker zijn locatie te updaten

De locatie toevoegen als beheerder

Als u ervoor kiest de hoofdlocatie zelf in te stellen voor uw gebruikers, gebruikt u een API of Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Google Cloud Directory Sync gebruiken

In de volgende gevallen kunt u GCDS gebruiken om de werklocatie van gebruikers toe te voegen:

Er zijn veel gebruikers en gebruikerslocaties.
Gebruikerslocaties worden continu gewijzigd en geüpdatet.
U gebruikt GCDS al om gebruikersprofielen te synchroniseren van Active Directory naar Google-accounts.

Ga naar het tabblad Kenmerken gebruikersprofiel in GCDS-configuratiebeheer en wijs deze velden voor de werklocatie toe aan waar u momenteel gebouw- en verdiepinggegevens opslaat:

Gebouw-ID
Naam verdieping

De synchronisatie van deze velden is optioneel. Zorg dat de gebouw-ID's overeenkomen met de gebouw-ID die u in gebouwenbeheer heeft gemaakt.

Zie Over Google Cloud Directory Sync voor meer informatie.

Een API gebruiken

In de volgende gevallen kunt u een API gebruiken om de werklocatie van gebruikers toe te voegen:

Er zijn veel gebruikers en gebruikerslocaties.
U gebruikt al een systeem waarbij gebruikerslocaties worden aangeroepen via een API.
Gebruikerslocaties worden regelmatig gewijzigd en geüpdatet.
U wilt dat gebruikerslocaties automatisch gesynchroniseerd blijven.
Er zijn waarden voor het gedeelte van de verdieping en bureaucodes.

Zie Google Workspace Admin SDK-gids voor gebruikers voor meer informatie.

Het kan 24 uur duren voordat de locatiegegevens van gebruikers volgens de nieuwe indeling zijn doorgevoerd en zichtbaar zijn in gebruikersprofielen.

Gebruik deze eigenschappen als u de API instelt:

Eigenschapnaam	Beschrijving	Voorbeeld
type (tekenreeks)*	Het locatietype: CUSTOM (aangepast), DEFAULT (standaard), DESK (bureau) Opmerking: Het type moet worden ingesteld op DESK om de hoofdlocatie van een gebruiker te updaten.	DESK
customType (tekenreeks)	Als het type CUSTOM is, bevat dit veld de aangepaste waarde	vrije_tekst
area (tekenreeks)*	Een tekstuele locatie is het handigst om de locatie duidelijk te laten weergeven. Bijvoorbeeld 'Mountain View, CA' of 'In de buurt van Palo Alto'	Mountain View, CA
buildingId (tekenreeks)*	De gebouw-ID moet exact overeenkomen met de gebouw-ID die u voor het gebouw heeft gemaakt. Gereserveerde waarden: De manier om aan te geven dat een gebruiker niet in een kantoorgebouw werkt. Als een gebruiker bijvoorbeeld extern werkt, gebruikt u $$NO_BUILDING$$. De manier om aan te geven dat het gebouw nog niet is gemaakt in de gebouwfaciliteiten is $$MISSING_BUILDING$$.	NYC
floorName (tekenreeks)	De verdieping-ID moet exact overeenkomen met een verdieping die u binnen de buildingId heeft gemaakt. Opmerking: Een naam van een verdieping zonder een opgegeven gebouw-ID is ongeldig	Lobby, Tussenverdieping, 2, 3, 4, 5, 5M, 6
floorSection (tekenreeks)	Indicatie van waar op de verdieping de gebruiker zich bevindt.	A, Zuidvleugel
deskCode (tekenreeks) *	Indicatie van de exacte locatie van het bureau	Kantoor 17, 13-A

* Vereist

Gebruikers de locatie laten toevoegen

Schakel Agenda-prompts in zodat gebruikers wordt gevraagd hun primaire werklocatie toe te voegen.

Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryDirectoryinstellingen.
Klik op Profiel bewerken.
Selecteer links, onder Organisatie-eenheid, de organisatie-eenheid waarop u de wijzigingen wilt toepassen.
Waarschuwing: Als u deze wijziging toepast op de hoofdorganisatie voor de hele organisatie, wordt deze niet toegepast op organisatie-eenheden waarin u profielgegevens eerder heeft laten overschrijven.
Vink het vakje aan naast Werklocatie en klik op Opslaan.