「予約する会議室の提案」機能を設定する

会議主催者がさまざまな場所にいるゲストのために会議室やリソースを効率的に予約できるよう、管理者が支援することができます。

会議室の自動提案機能を使用すると会議に招待された全員の勤務地がカレンダーでチェックされ、カレンダーの [会議室] タブに各ゲストに近くて最適な会議室が表示されます。このとき、各ゲストのビルディングや階、予約履歴、音声機器やビデオ機器の要件、収容人数が考慮されます。

主な注意点

次の 2 点を行っておくと、会議室の自動提案機能を効果的に利用できます。

  • 全ユーザーの勤務地を追加する - ユーザーのメインの勤務地が設定されていないと、その勤務地が自動提案で考慮されません。そのため、提案された会議室が小さすぎたり、当該ビルディング内の会議室の提案自体が行われなかったりする可能性があります。
  • 体系化された形式で会議室を設定する - 会議室の自動提案は、体系化された会議室情報のみを基に行われます。こうした各会議室の詳細情報に基づいて、スマートな判断が行われます。

    リソースの体系化について詳しくは、リソース体系の使用による影響リソース体系への切り替えをご覧ください。

メインの勤務地を追加する

メインの勤務地を追加するには、2 つの方法があります。管理者がユーザーに代わって勤務地を追加するか、ユーザーが自分で勤務地を追加します。

ユーザーによる設定と管理者による設定の比較

作業環境はそれぞれ異なります。会社にとって何が最善であるかを知るために、次の設定の各側面を考慮してください。

管理者による設定 ユーザーによる設定

管理者がユーザーの勤務地の最新で正確なデータを把握している場合。

利点

  • Google のユーザーデータが管理者自身のデータと確実に同期される
  • ユーザーエラーを回避できる

方法

  • API(ビルディング、階、階のセクション、デスク)
  • GCDS(ビルディング、階)

ユーザー エクスペリエンス

  • 勤務地は表示専用になる

管理者が組織内のユーザーの勤務地データを把握していないか、不明な場合。

利点

  • ワンクリックですばやく設定できる
  • カレンダーの通知でユーザーが位置情報を追加および更新できる
  • 管理者の負担が軽減される

方法

  • Google 管理コンソールで初期設定を行う
  • ユーザー自身が勤務地のデータ(ビルディング、階)を更新する

ユーザー エクスペリエンス 

  • 勤務地の表示と更新の両方をユーザーが管理する
  • ユーザーの勤務地は推定され、ときには Google によって設定される
  • Google から更新を求めるプロンプトが表示される

管理者として勤務地を追加する

管理者がユーザーのメインの勤務地を設定する場合は、API や Google Cloud Directory Sync(GCDS)を使用します。

Google Cloud Directory Sync を使用する


次のいずれかに該当する場合は、GCDS を使用してユーザーの勤務地を追加します。

  • ユーザーと勤務地が多数存在する。
  • ユーザーの勤務地を継続的に変更して更新する必要がある。
  • Active Directory から G Suite にユーザー プロフィールを同期させるために GCDS をすでに使用している。

GCDS の設定マネージャの [User Profile Attributes] タブで、次の勤務地の項目をビルディングと階の情報が保存されている場所にマッピングします。

  • ビルディング ID
  • 階の名前

これらの項目の同期は任意です。ビルディング IDが、ビルディング管理で登録したビルディング ID と一致していることを確認します。

詳しくは、Google Cloud Directory Sync についてをご覧ください。

API を使用する

次のいずれかに該当する場合は、API を使用してユーザーの勤務地を追加します。

  • ユーザーと勤務地が多数存在する。
  • API 経由でユーザーの勤務地を呼び出すシステムがすでにある。
  • ユーザーの勤務地の変更と更新が定期的に発生する。
  • ユーザーの勤務地を自動的に同期する方法が必要である。
  • 階のセクションとデスクコードの値がある。

詳しくは、G Suite Admin SDK ガイド: ユーザーをご覧ください

フォーマットされたユーザーの勤務地情報が反映されてユーザーのプロフィールに表示されるまで、最長で 24 時間ほどかかる場合があります。

API を設定するときは、次のプロパティを使用します。

プロパティ名 説明
type(文字列)*

勤務地の種類: CUSTOM、DEFAULT、DESK


注: ユーザーのメインの勤務地を更新するには、DESK に設定する必要があります

DESK
customType(文字列)

勤務地の種類が CUSTOM の場合、この項目にはカスタム値が含まれます

free_text
area(文字列)*

場所のテキスト情報は、場所を簡潔に記述して表示するうえで最も役に立ちます。たとえば「東京都港区」や「八王子市近郊」など。


 

東京都港区
buildingId(文字列)*

ビルディング ID は、ビルディング用に作成した buildingId と完全に一致している必要があります

予約値の文字列:

  • ユーザーのオフィスビルが存在しないことを示します。たとえば、ユーザーがリモート ワーカーの場合は $$NO_BUILDING$$ を使用します
  • ビルディングのリソースでビルディングがまだ作成されていないことを示すには、$$MISSING_BUILDING$$ を使用します
     
NYC
floorName(文字列)

階の ID は、buildingId 内で定義された階と正確に一致する必要があります

注: buildingId が定義されていない階の名前は無効です。
 

ロビー、M、2、3、4、5、5M、6
floorSection(文字列)

ユーザーの席が階のどこにあるかを示します

A、南ウィング
deskCode(文字列)*

正確なデスクの場所を示します

ポッド 17、13-A

* 必須項目

 

ユーザーに勤務地を追加してもらう

ユーザーがメインの勤務地を追加できるようにするには、カレンダーのプロンプト表示をオンにします。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、メニュー アイコン メニュー 次に [ディレクトリ] 次に [ディレクトリ設定] にアクセスします。
  3. [プロフィールの編集] をクリックします。
  4. 左側のパネルにある [組織部門] で、変更を適用する組織を選択します。

    警告: 組織全体のルート組織部門でこの変更を適用すると、以前にプロフィール情報をオーバーライドした組織部門には変更が適用されません。

  5. [作業場所] の横にあるチェックボックスをオンにして、[保存] をクリックします。

変更が反映されてユーザーが各自の勤務地を設定できるようになるまで、最長で 30 分ほどかかる場合があります。

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