Zoals u in Google Workspace kunt aanpassen wat er gebeurt met ontvangen e-mails, kunnen externe ontvangers ook hun e-mailsysteem aanpassen aan hun behoeften. Er kunnen daardoor problemen optreden met e-mails die u naar deze gebruikers stuurt.
Veelvoorkomende problemen en aanbevolen acties
- Als de e-mail minder dan dertig dagen geleden is verzonden, kunt u met Zoeken in e-maillogboeken de route van uw bericht naar het e-mailsysteem van de ontvanger bekijken.
- U kunt er ook op een andere manier achter komen waardoor een e-mail vertraagd is bezorgd. Kopieer de berichtkop en plak deze in de koptekstanalysetool. U ziet dan of de e-mail is vertraagd tijdens het doorsturen of nadat de e-mailserver van de ontvanger het bericht heeft geaccepteerd voor bezorging.
Als de server van een ontvanger een extern verzonden bericht weigert dat wordt verzonden door de Google-servers, maakt Google een weigeringsrapport. Dit wordt ook wel een 'bouncebericht' genoemd. Het bericht verschijnt in de inbox van de gebruiker. In het bericht staat dat de e-mail is geweigerd.
In het bouncebericht staat meestal de SMTP-reactie van de ontvangende server. Hieraan kunt u vaak zien waarom de server het bericht heeft geweigerd.
- Vertel de ontvanger over het probleem. Vraag de ontvanger uw domein of e-mailadres op de toelatingslijst te zetten.
- Neem contact op met support als u nog meer hulp nodig heeft.
SPF-, DKIM- en DMARC-records instellen voor uw domein. Zo kunnen ontvangers de authenticiteit en bron verifiëren van de berichten die ze van u krijgen.
Praktische tips voor het verzenden van e-mails
Beheerders moeten de volgende acties uitvoeren om te voorkomen dat zich bovenstaande problemen voordoen.
SPF-, DKIM- en DMARC-records instellen voor uw domein. Zo kunnen ontvangers de authenticiteit en bron verifiëren van de berichten die ze van u krijgen. U bent zo ook beschermd tegen spammers die uw e-mailadres proberen na te bootsen.
Volg de praktische tips in Voorkomen dat e-mails aan Gmail-gebruikers worden geblokkeerd of gemarkeerd als spam als u enquêtes, flyers of andere communicaties naar veel mensen tegelijk stuurt via Google Workspace of een e-mailsysteem van derden. Zo is er minder kans dat de e-mailsystemen van de ontvangers uw e-mails markeren als spam of uw domein blokkeren.
In de volgende situaties kunt u SMTP-relay gebruiken:
- Als u instelt dat een scanner, printer of web-app e-mails kan verzenden (bijvoorbeeld bij scannen naar e-mail).
- Als u uitgaande berichten scant op spam met een ander e-mailsysteem dan dat van Google (zoals CRM, ticketsystemen of automatische marketingmails).
SMTP-relay zorgt dat deze e-mails worden geverifieerd, omdat het lijkt alsof deze niet-Google-mails afkomstig zijn uit uw Google Workspace-domein.
Een toelatingslijst is een lijst met goedgekeurde afzenders. Hoewel de ontvanger zelf mag bepalen welke domeinen deze op de toelatingslijst zet, kan deze zo zorgen dat toekomstige e-mails wel worden bezorgd. U kunt hetzelfde doen door het domein van de ontvanger toe te voegen aan het spamfilter.
