Au même titre que vous personnalisez Google Workspace pour gérer votre courrier entrant, certains destinataires externes configurent leur système de messagerie en fonction de leurs besoins. Par conséquent, vous pourriez rencontrer des problèmes avec les e-mails que vous leur envoyez.
Problèmes courants et actions recommandées
- Si vous avez envoyé votre e-mail il y a moins de 30 jours, vous pouvez utiliser la recherche dans le journal des e-mails pour retracer le transit de votre message vers le système de messagerie du destinataire.
- Vous pouvez également copier l'en-tête du message reçu et la coller dans l'outil d'en-tête des messages afin de savoir si l'e-mail a été retardé en cours de transfert ou après que le serveur de messagerie du destinataire a accepté la distribution du message.
Lorsque vous envoyez un e-mail par le biais des serveurs Google et que le serveur destinataire rejette votre message, Google vous envoie un rapport de non-remise. Ce message est parfois appelé "message de non distribution". Il apparaît dans votre boîte de réception, indiquant que le message a été rejeté.
Ce message de rejet inclut généralement un code de retour SMTP provenant du serveur de destination vous indiquant pourquoi un e-mail n'a sans doute pas été correctement transmis.
- Contactez le destinataire pour l'informer du problème et lui suggérer d'ajouter votre domaine ou votre adresse e-mail à sa liste d'autorisation.
- Si vous avez encore besoin d'aide, contactez l'assistance G Suite.
Bonnes pratiques relatives à l'envoi d'e-mails
Afin de réduire les risques de rencontrer certains des problèmes mentionnés ci-dessus, les administrateurs devraient appliquer les pratiques suivantes :
Si vous envoyez des enquêtes, des dépliants ou d'autres communications de masse à l'aide de Google Workspace ou d'un système de messagerie tiers, suivez les bonnes pratiques décrites dans la section Empêcher le blocage ou le placement dans le dossier "Spam" des messages envoyés aux utilisateurs Gmail. Vous limitez ainsi les risques que les systèmes de messagerie de vos destinataires marquent vos e-mails comme spam ou bloquent votre domaine.
Vous pouvez utiliser le relais SMTP si vous :
- utilisez un scanneur, une imprimante ou une application Web pour envoyer des e-mails (par exemple, numériser vers une adresse e-mail) ;
- utilisez un système capable d'envoyer des e-mails, autre que Google (une application CRM, une billetterie ou un logiciel de marketing automatisé, par exemple), pour analyser les messages sortants à la recherche de spam.
Lorsque vous transférez des e-mails provenant d'une adresse non liée à Google vers votre domaine Google Workspace, le relais SMTP entraîne l'authentification de ces e-mails.
Une liste d'autorisation est une liste d'expéditeurs approuvés. Bien qu'à la discrétion du destinataire, l'ajout d'un domaine à une liste d'autorisation permet d'éliminer en grande partie le risque que de futurs e-mails ne leur parviennent pas. Vous pouvez faire de même en ajoutant leur domaine au filtre antispam.
