ผู้รับอีเมลที่อยู่นอกองค์กรบางคนอาจตั้งค่าระบบอีเมลไว้ตามความต้องการของตัวเอง เช่นเดียวกับที่คุณปรับแต่ง Google Workspace เพื่อจัดการกับจดหมายขาเข้า ดังนั้นคุณจึงอาจพบปัญหากับที่ส่งไปให้
ปัญหาที่พบบ่อยและการดำเนินการที่แนะนำ
- หากส่งอีเมลไปไม่เกิน 30 วัน คุณก็ใช้การค้นหาบันทึกอีเมลเพื่อติดตามการนำส่งข้อความไปยังระบบอีเมลของผู้รับได้
- อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบความล่าช้าในการส่งอีเมลคือการคัดลอกส่วนหัวของอีเมลที่ได้รับ แล้ววางลงในเครื่องมือวิเคราะห์ส่วนหัว ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่า อีเมลล่าช้าในระหว่างนำส่งหรือหลังจากที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับได้รับข้อความแล้ว
หากเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับปฏิเสธข้อความที่ส่งจากภายนอกผ่านเซิร์ฟเวอร์ของ Google ระบบของ Google ก็จะสร้างรายงานการไม่นำส่ง หรืออาจเรียกว่า "ข้อความตีกลับ" โดยรายงานนี้จะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้ใช้เพื่อแจ้งว่าข้อความถูกตีกลับ
ข้อความตีกลับมักมีการตอบกลับ SMTP จากเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ ซึ่งจะระบุสาเหตุที่เซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธข้อความไว้
- ติดต่อผู้รับเพื่อแจ้งให้ทราบปัญหาและแนะนำให้เพิ่มโดเมนหรืออีเมลของคุณไว้ในรายการที่อนุญาต
- หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม โปรดติดต่อทีมสนับสนุน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล
ผู้ดูแลระบบควรปฏิบัติตามแนวทางดังต่อไปนี้เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาบางอย่างที่กล่าวมาข้างต้น
หากกำลังส่งแบบสำรวจ ใบปลิว หรือการสื่อสารอื่นๆ กับคนจำนวนมากผ่านทาง Google Workspace หรือระบบอีเมลของบุคคลที่สาม โปรดทำตามแนวทางปฏิบัติแนะนำที่ระบุไว้ในหัวข้อป้องกันไม่ให้ระบบบล็อกหรือนำอีเมลที่ส่งหาผู้ใช้ Gmail ไปยังโฟลเดอร์จดหมายขยะ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่ระบบอีเมลของผู้รับจะทำเครื่องหมายอีเมลที่คุณส่งเป็นจดหมายขยะหรือบล็อกโดเมนของคุณ
คุณใช้การส่งต่อ SMTP ได้ในกรณีต่อไปนี้
- ตั้งค่าสแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเว็บแอปให้ส่งอีเมล (เช่น สแกนเพื่อส่งอีเมล)
- ใช้ระบบจัดการอีเมลอื่นๆ ที่ไม่ใช่ของ Google (เช่น CRM, ระบบจัดการตั๋ว หรือระบบการตลาดอัตโนมัติ) สำหรับสแกนข้อความขาออกเพื่อหาจดหมายขยะ
การส่งต่อ SMTP จะทำให้มีการตรวจสอบสิทธิ์อีเมลที่ไม่ได้สร้างจากระบบของ Google โดยทำให้ดูเหมือนส่งมาจากโดเมน Google Workspace ของคุณ
รายการที่อนุญาตคือรายชื่อผู้ส่งที่อนุมัติ โดยการเพิ่มโดเมนลงในรายการที่อนุญาตจะช่วยลดความเสี่ยงที่ผู้รับจะไม่ได้รับอีเมลที่ส่งถึงตัวเองได้อย่างมาก แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้รับเอง คุณเองก็ทำเช่นเดียวกันได้โดยเพิ่มโดเมนของผู้รับไว้ในตัวกรองจดหมายขยะ