管理者として共有ドライブを管理する

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共有ドライブの管理者の方は、こちらをご覧ください。

管理者は、組織内のすべての共有ドライブのメンバーとそのアクセスレベルを変更できます。共有ドライブの共有設定と、すべての新しい共有ドライブのデフォルトの共有設定を変更することもできます。たとえば、特定のユーザーが共有ドライブにアクセスできることに懸念がある場合は、そのユーザーを削除したり、アクセスレベルを変更したりできます。

目次

共有ドライブのメンバーを追加または削除する

共有ドライブにメンバーあるいは管理者がいない場合、管理者は、管理コンソールで共有ドライブにメンバーを追加することが必要なことがあります。また、ユーザーがコンテンツにアクセスできないようにする必要がある場合は、共有ドライブからメンバーの削除が必要になることがあります。

注: 共有ドライブには最大 100 個のグループと、最大 600 人のメンバー(グループおよび個々のユーザー)を割り当てることができます。1 つの共有ドライブに追加できるのは、グループと個々のユーザーを通じて最大 50,000 人まで追加できます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有ドライブの管理] をクリックします。
  4. 更新する共有ドライブにカーソルを合わせ、[メンバーを管理] をクリックします。共有ドライブが多数ある場合は、共有ドライブ名やその他の属性でリストを絞り込むことができます。
    1. メンバーのいない共有ドライブを検索するには、[フィルタを追加] 次に [メンバーなし] をクリックします。
    2. 管理者のいない共有ドライブを検索するには、[フィルタを追加] 次に [管理者なし] をクリックします。
  5. ユーザーまたはグループを追加するには、以下の操作を行います。
    1. メールアドレスを入力します。
    2. アクセスレベルを選択します。
    3. ユーザーに通知するかどうかを選択します。送信する場合は、必要に応じてメッセージを追加します。
    4. [送信](ユーザーに通知する場合)または [共有](ユーザーに通知しない場合)をクリックします。
  6. ユーザーまたはグループを削除するには、以下の操作を行います。
    1. ユーザーまたはグループ名の横にあるアクセスレベルをクリックします。
    2. [アクセス権を削除] をクリックします。

      注: 共有ドライブからメンバーを削除すると、そのメンバーと直接共有された共有ドライブ内のファイルとフォルダにもアクセスできなくなります。

  7. [保存] をクリックします。

共有ドライブ メンバーのアクセスレベルを変更する

管理者は、共有ドライブの管理者でない場合でも、共有ドライブのメンバーのアクセスレベルを変更できます。たとえば、特定のユーザーが共有ドライブに対して管理者のアクセス権を持つことに懸念がある場合は、そのユーザーのアクセスレベルを下げることができます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有ドライブの管理] をクリックします。
  4. 更新するメンバーの共有ドライブにカーソルを合わせ、[メンバーを管理] をクリックします。共有ドライブが多数ある場合は、共有ドライブ名やその他の属性でリストを絞り込むことができます。
  5. 更新するメンバーの行で、現在のアクセスレベルをクリックしてから、新しいアクセスレベルをクリックします。
  6. [完了] をクリックします。

共有ドライブのデフォルトの共有権限を設定する

管理者は、共有ドライブに対するデフォルトの共有設定を、共有ドライブが割り当てられている組織部門ごとに行うことができます。また、管理者権限を持つユーザーがこれらの設定を変更できないようにすることもできます。たとえば、組織部門内のユーザーが組織外のユーザーとコンテンツを共有できないようにするには、外部共有をブロックし、管理者がこの設定を変更できないようにします。

重要: デフォルトの共有設定は新しい共有ドライブにのみ適用されます。既存の共有ドライブの共有設定を変更する場合は、次のセクションに進んでください。

始める前に: この設定に対する部門やチームを設定する必要がある場合は、組織部門を追加するをご覧ください。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有設定] を選択します。
  4. (省略可)設定を部門やチームに適用するには、横で組織部門を選択します。手順を見る
  5. 新しい共有ドライブのデフォルトの共有設定を指定し、共有ドライブの管理者にその設定の上書きを許可するかどうかを指定します。
    • 外部ユーザーが共有ドライブ内のファイルにアクセスできないようにするには、2 番目のチェックボックスをオフにします。組織外のユーザーとのファイル共有を許可している場合でも、外部ユーザーはファイルにアクセスできません。この設定をオンにすると、共有ドライブの管理者が外部ユーザーをメンバーとして追加することもブロックされます。ドライブ内のアイテムを組織外のユーザーと共有することが許可されていない場合、その共有設定がオーバーライドされることはないため、影響はありません。
    • 共有ドライブのメンバーからメンバー以外に共有ドライブ内のファイルへの閲覧、コメント、編集権限が与えられたり、リンクを使って共有ドライブ内のファイルが共有されたりすることを防ぐには、3 番目のチェックボックスをオフにします。デリケートなデータ(組織部門の外部と共有すべきでないデータ)を扱う組織部門に対しては、このように設定することをおすすめします。
    • コンテンツ管理者がフォルダを共有できないようにするには、[コンテンツ管理者にフォルダの共有を許可する] のチェックボックスをオフにします。フォルダの管理を管理者だけに許可する場合は、この設定を使用します。
    • 閲覧者や閲覧者(コメント可)権限を持つ共有ドライブのメンバーが、共有ドライブ内のファイルをダウンロード、コピー、印刷できないようにするには、4 番目のチェックボックスをオフにします。機密データや機密プロジェクトを扱う組織部門に対しては、このように設定することをおすすめします。
      注: この設定は、共有ドライブのファイルやフォルダを共有ドライブから移動しても保持されます。フォルダの場合、ファイルがマイドライブに保存された後は、設定を元に戻すことができません。
    • 管理者権限を持つ共有ドライブのメンバーによってこれらのデフォルト設定が変更されないようにするには、最初のチェックボックスをオフにします。通常は、共有ドライブの管理者に共有ドライブへのアクセス設定の変更を許可して、外部ユーザーや他のチームとの共同編集を妨げないようにします。
  6. [保存] をクリックします。 または、組織部門 の [オーバーライド] をクリックします。

    継承された値を後で復元するには、[継承] をクリックします。

変更には最長で 24 時間かかることがありますが、通常はこれより短い時間で完了します。詳細

共有ドライブの共有設定を変更する

始める前に:

  • 共有設定を厳しくすると、一部のユーザーがアクセスできなくなる場合があります。共有設定を緩くすると、一部のユーザーがアクセスできるようになる場合があります。共有ドライブのコンテンツを確認して、共有すべきでないものと共有すべきでないものを把握してください。
  • ドライブの共有設定がより厳しい場合は、ドライブの共有設定によってオーバーライドされます。共有設定と共有ドライブについて詳しくは、特定の共有ドライブのデータポリシーを管理するをご覧ください。
共有ドライブの共有設定を更新するには、以下の操作を行います。
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有ドライブの管理] をクリックします。
  4. 更新する共有ドライブにカーソルを合わせ、[設定] をクリックします。共有ドライブが多数ある場合は、共有ドライブ名やその他の属性でリストを絞り込むことができます。
  5. 共有設定を更新します。更新すると、変更が自動的に保存されます。
  6. (省略可)共有ドライブの管理者が新しい設定をオーバーライドできないようにするには、最初のチェックボックスをオフにします。
  7. [完了] をクリックします。

変更には最長で 24 時間かかることがありますが、通常はこれより短い時間で完了します。詳細

外部の共有ドライブにコンテンツを移動できるユーザーを制限する

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管理者は、次の状況でどのユーザーが組織外にファイルとフォルダを移動できるかを指定できます。

  • 組織内の共有ドライブのコンテンツを次の場所に移動する
    • 別の組織が所有する共有ドライブ
    • 別の組織に属するユーザーのマイドライブ
  • 組織内のユーザーのマイドライブのコンテンツを別の組織が所有する共有ドライブに移動する
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有設定] 次に [共有オプション] をクリックします。
  4. 対象の組織部門またはグループを選択します。
  5. [[組織] 外へのコンテンツの配信] で、次のいずれかのオプションを選択します。
    • 全員
      • 共有ドライブに対し管理者のアクセス権を持つユーザーが、共有ドライブ内のファイルを別の組織のドライブに移動できます。詳細
      • 選択した組織部門またはグループのユーザーは、自分のマイドライブ内のコンテンツを別の組織(別の企業、団体、学校など)がオーナーの共有ドライブに移動することができます。詳細
    • [組織] 内のユーザーのみ
      • 共有ドライブに対し管理者のアクセス権を持つユーザーが、共有ドライブ内のファイルを別の組織のドライブに移動できます。
      • 選択した組織部門またはグループのユーザーは、自分のマイドライブ内のコンテンツを別の組織がオーナーの共有ドライブに移動することができます。
    • 誰にも許可しない
      • 共有ドライブ内のファイルを、別の組織のドライブに移動することはできません。
      • また、選択した組織部門またはグループ内のどのユーザーも、マイドライブ内のコンテンツを別の組織がオーナーの共有ドライブに移動することはできません。
      • 選択した組織部門またはグループ内のどのユーザーも、他の組織が所有する共有ドライブにファイルを作成することはできません。
  6. [保存] をクリックします。

重要: 下位の組織部門またはグループを選択した場合、この設定が適用されるのは、ユーザーのマイドライブから別の組織(別の企業や学校など)にある共有ドライブへのコンテンツの移動のみとなります。最上位の組織部門でユーザーが組織外のユーザーとファイルを共有することを許可しているのに、子組織部門では許可していない場合、ユーザーは組織外とはファイルを共有できません。

変更が反映されるまでには、最長で 24 時間ほどかかることがあります。その間は一時的に、古い設定と新しい設定の両方が適用される場合があります。

共有ドライブのユーザーのアクションを確認する

共有ドライブ内のファイル、設定、メンバーの変更日時や、変更を行ったユーザーを確認するには、ドライブの監査ログを使用します。

無効になっている共有ドライブを確認して再審査請求を行う

利用規約に違反するコンテンツが含まれる共有ドライブが検出されると、その共有ドライブが無効になることがあります。コンテンツは削除されませんが、ユーザーが再審査を請求して共有ドライブが Google により復元されるまで、そのコンテンツにアクセスすることはできません。

共有ドライブが誤って無効にされたと思われる場合は、審査を請求できます。再審査請求は 29 日以内に行う必要があります。再審査を請求しない場合、無効になっている共有ドライブは自動的に削除されます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有ドライブの管理] をクリックします。
  4. [フィルタを追加] 次に [ステータス] 次に [無効] をクリックし、[適用] をクリックします。
  5. 無効になった共有ドライブにカーソルを合わせ、[その他] 次に [審査をリクエスト] をクリックします。

共有ドライブに対する再審査請求が確認されました。承認されると、共有ドライブが復元されます。

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