Controllare l'accesso a file e cartelle sui Drive condivisi

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; Per il non profit; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

In qualità di amministratore, puoi applicare queste restrizioni all'intera organizzazione. In alternativa, puoi configurare regole diverse per gruppi o reparti.

Inoltre, puoi impedire che i membri del Drive condiviso che accedono come Gestore modifichino le impostazioni. Puoi applicare le seguenti restrizioni ai Drive condivisi:

  • Impedire ai non membri di accedere ai file 
  • Impedire alle persone esterne alla tua organizzazione di accedere ai file
  • Impedire a commentatori e visualizzatori di scaricare, copiare e stampare i file

Controllare la condivisione e l'accesso ai file

Spostare e condividere file

Se vuoi consentire ad utenti che non hanno un Account Google di collaborare ai file come visitatori, segui invece questi passaggi per la condivisione con account non Google.

Quando vengono spostati all'interno di un Drive condiviso, i file mantengono le proprie autorizzazioni di condivisione. Pertanto, se il proprietario ha impostato il proprio file in modo da impedirne il download, la copia e la stampa, queste autorizzazioni rimarranno invariate anche dopo che il file è stato spostato su un Drive condiviso. Lo spostamento dei file non influisce sulle autorizzazioni di condivisione né sui ruoli utente, ad esempio Gestore dei contenuti o Visualizzatore.

Gli utenti non possono condividere file con altre persone al di fuori delle restrizioni del Drive condiviso. Ad esempio, se agli utenti esterni all'organizzazione non è consentito accedere ai contenuti del Drive condiviso, in futuro gli utenti esterni verranno rimossi dai file di quel Drive condiviso.

Le modifiche apportate alle impostazioni di restrizione di un Drive condiviso non comportano la rimozione degli utenti esistenti o la modifica delle autorizzazioni di condivisione dei file. Ad esempio, supponiamo che un utente esterno all'organizzazione venga aggiunto a un file e che in seguito venga applicata una restrizione al Drive condiviso. In questo caso, l'utente non verrà rimosso. Ciò significa che un utente potrebbe ottenere di nuovo l'accesso se le restrizioni diventassero più flessibili in futuro.

Impostare le autorizzazioni di accesso predefinite per tutti i nuovi Drive condivisi
Gli amministratori possono definire le opzioni seguenti per limitare l'accesso a tutti i nuovi Drive condivisi. Per saperne di più, visita il blog degli aggiornamenti di Google Workspace.

Puoi utilizzare le restrizioni di condivisione predefinite per limitare l'accesso ai contenuti di tutti i nuovi Drive condivisi. Queste impostazioni devono essere attivate in modo esplicito. 

 Definire le restrizioni di condivisione predefinite

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Seleziona Impostazioni di condivisione.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

    Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; per il non profit; Essentials. Confronta la tua versione

  5. In corrispondenza di Creazione del Drive condiviso, seleziona le restrizioni predefinite per tutti i nuovi Drive condivisi.
    • Impedisci agli utenti della tua organizzazione di creare nuovi Drive condivisi
    • Impedisci ai membri con accesso completo di modificare le impostazioni del Drive condiviso
    • Impedisci agli utenti che non fanno parte della tua organizzazione di accedere ai file nel Drive condiviso
    • Impedisci agli utenti che non sono membri del Drive condiviso di accedere ai file archiviati al suo interno
    • Impedisci ai commentatori e ai visualizzatori di scaricare, copiare e stampare i file presenti nel Drive condiviso

Nota: se la restrizione Impedisci ai membri con autorizzazioni di accesso completo di modificare le impostazioni del Drive condiviso non è selezionata, i membri con autorizzazioni di accesso completo possono aggirare queste impostazioni predefinite per i singoli Drive condivisi.

Considerazioni importanti

  • Se un documento viene spostato su un Drive condiviso con restrizioni di condivisione predefinite:
    • Queste impostazioni predefinite sostituiscono tutte le impostazioni di condivisione a livello di documento, il che può comportare la perdita dell'accesso ai documenti da parte di alcuni utenti. Se i membri perderanno l'accesso, viene visualizzato un avviso prima che un file venga spostato. 
    • Le protezioni del documento continuano a essere applicate se le protezioni vigenti nel Drive condiviso sono meno restrittive. 
  • Se un documento viene trasferito dal Drive condiviso a Il mio Drive all'interno della stessa organizzazione:
    • Vengono utilizzate le impostazioni di condivisione originali del documento, il che può comportare l'acquisizione o la perdita dell'accesso da parte degli utenti.
    • Le restrizioni a livello di documento rimangono valide, tranne se vengono specificamente modificate o rimosse dal documento. Le restrizioni del Drive condiviso si applicano ai documenti solo quando questi si trovano all'interno del Drive condiviso. 
  • Le modifiche a queste restrizioni predefinite non interessano i Drive condivisi esistenti:
    • Se queste restrizioni predefinite vengono modificate, gli utenti non vengono rimossi dal Drive condiviso o dalle autorizzazioni dei singoli file. 
    • Tuttavia, se le restrizioni del Drive condiviso sono più severe delle autorizzazioni del file, alcuni utenti potrebbero perdere l'accesso al file. 
    • Se le restrizioni predefinite del Drive condiviso vengono rimosse, alcuni utenti potrebbero riottenere l'accesso.
Limitare l'accesso a un Drive condiviso esistente
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Seleziona Gestisci Drive condivisi.
  4. Passa il mouse sopra a un Drive condiviso e fai clic sul pulsante Impostazioni
  5. Seleziona Impedisci ai membri con autorizzazioni di accesso completo di modificare le impostazioni del Drive condiviso per impedire agli utenti di sostituire le impostazioni predefinite del Drive condiviso.
  6. Se i membri con autorizzazioni di accesso completo possono modificare le impostazioni del Drive condiviso, fai clic su Modifica per cambiare una qualsiasi delle seguenti opzioni: 
    • Condivisione all'esterno di tua organizzazione: permette o impedisce agli utenti esterni di accedere ai file sul Drive condiviso.
    • Condivisione con i non membri: permette o impedisce ai membri del Drive condiviso di concedere l'accesso ai suoi file a non membri.
    • Download, copia e stampa: permette o impedisce a commentatori e visualizzatori di scaricare, copiare e stampare file del Drive condiviso.

Controllare la condivisione e l'accesso alle cartelle

Apri tutto   |   Chiudi tutto

Puoi condividere una cartella specifica con altri utenti. Puoi anche eseguire l'upgrade dell'accesso dei membri per fornire loro ulteriori autorizzazioni per cartelle specifiche all'interno dei Drive condivisi.

Come utilizzare la condivisione delle cartelle

Esistono diversi scenari in cui la condivisione di una cartella (e non di un intero Drive condiviso) è importante, ad esempio:

  • Un reparto marketing può avere un Drive condiviso, accessibile a tutti i dipendenti interni, che contiene una cartella specifica per i materiali pubblicitari accessibile anche a un'agenzia esterna.
  • Nel caso di un Drive condiviso utilizzato per preparare un evento specifico, puoi concedere a tutti i membri l'accesso in visualizzazione a tutti i file, fornendo al contempo a ciascun team specifico l'accesso in modifica ai documenti che riguardano la sua parte dell'evento.
Come funziona la condivisione delle cartelle?

Se assegni l'accesso a un Drive condiviso, il livello assegnato agli utenti sarà quello minimo consentito per tutti i file e le cartelle presenti al suo interno. Le eventuali cartelle presenti nel Drive condiviso possono essere condivise solo con lo stesso livello di accesso o con un livello superiore. Tu e i tuoi utenti non potete limitare ulteriormente l'accesso alle cartelle.

Ad esempio, un utente con l'accesso come Commentatore a un Drive condiviso non può avere l'accesso come Visualizzatore a una cartella contenuta in quel Drive. Se viene eseguito il downgrade dell'accesso per un file o una cartella, la stessa azione verrà applicata anche alle cartelle principali.

Change permission on parent folder

 

Chi può condividere le cartelle?

I gestori di un Drive condiviso possono condividere le cartelle presenti al suo interno. Le cartelle hanno gli stessi livelli di accesso dei Drive condivisi che le contengono, ad eccezione del livello Gestore. Scopri di più sui livelli di accesso ai Drive condivisi.

Cosa succede quando qualcuno sposta un file o una cartella?

Quando qualcuno sposta un file o una cartella tra Drive condivisi, al loro interno o in Il mio Drive, l'accesso ereditato ai contenuti viene aggiornato e l'accesso diretto rimane inalterato. 

Ad esempio, supponiamo che tu abbia un documento nel Drive condiviso del team Vendite. Tutti i membri del team Vendite hanno l'accesso al Drive condiviso come Visualizzatore e, di conseguenza, anche al documento. Cinque membri del team Vendite hanno l'accesso come Editor al documento. Se il documento fosse spostato al di fuori del Drive condiviso del team Vendite, quest'ultimo perderebbe l'accesso come Visualizzatore ereditato, ma i cinque utenti continuerebbero ad avere l'accesso come Editor.

Gli spostamenti di cartelle in un Drive condiviso possono comportare modifiche di ampia portata all'accesso ai contenuti. Pertanto, solo gli utenti con accesso come Gestore alle posizioni originali e di destinazione possono spostare le cartelle all'interno o tra i Drive condivisi.

Nota: se condividi una cartella in un Drive condiviso con l'opzione Tutti i membri del gruppo che hanno questo link possono visualizzare questo elemento, non puoi condividere file o cartelle al suo interno con l'opzione Chiunque abbia il link. Per ovviare a questo limite, puoi fare quanto segue:

  • Innanzitutto, condividi l'elemento con l'opzione Chiunque abbia il link, quindi condividi la cartella principale con l'opzione Tutti i membri del gruppo che hanno questo link possono visualizzare questo elemento.
  • Utilizza l'API per condividere la cartella secondaria dopo aver condiviso quella principale (l'API supporta questo processo, ma non l'UI).
Dove si trovano le cartelle condivise?

Le cartelle dei Drive condivisi si trovano nella sezione Condivisi con me di Google Drive. Se un utente ha l'accesso come Membro al Drive condiviso, vedrà la cartella condivisa anche nel Drive condiviso su Google Drive. Quando condividi una cartella, il destinatario riceve una notifica. Chiunque può organizzare le cartelle condivise utilizzando le scorciatoie.

Le cartelle non vengono visualizzate automaticamente su Google Drive per desktop o su un Drive condiviso se non hai l'accesso come Gestore. Puoi invece creare una scorciatoia alla cartella condivisa a cui accedere da Drive per desktop e sincronizzarne i contenuti.

Controllare la condivisione nella propria organizzazione

Utilizza le seguenti impostazioni per limitare la condivisione per la tua organizzazione. Queste impostazioni si applicano a tutti i file di Drive. Ad esempio, se la tua organizzazione impedisce la condivisione di elementi al proprio esterno, anche la condivisione dei contenuti dei Drive condivisi è limitata.

Impedire agli utenti di spostare contenuti all'esterno dell'organizzazione
 

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Plus; EnterpriseEducation Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

Puoi stabilire chi può spostare file e cartelle all'esterno della tua organizzazione nel caso di trasferimento di contenuti:

  • Da un Drive condiviso della tua organizzazione: 
    • A un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione
    • Al Drive di un utente di un'altra organizzazione
  • Dal Drive di un utente della tua organizzazione a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione 
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisionee poiImpostazioni di condivisione.
  4. Seleziona l'unità organizzativa o il gruppo di tuo interesse. 
  5. In Distribuzione di contenuti all'esterno di nome dell'organizzazione, seleziona un'opzione:
    • Chiunque
      • Le persone autorizzate ad accedere come responsabili a un Drive condiviso possono spostare file da quel Drive condiviso al percorso di un Drive di un'altra organizzazione. Scopri di più
      • Inoltre, le persone dell'unità organizzativa o del gruppo selezionato possono spostare i contenuti dal proprio Drive a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione (ad esempio un'altra azienda, gruppo o scuola). Scopri di più
    • Solo utenti di nome organizzazione
      • Le persone autorizzate ad accedere come responsabili a un Drive condiviso possono spostare file da quel Drive condiviso al percorso di un Drive di un'altra organizzazione.
      • Gli utenti dell'unità organizzativa o gruppo selezionati possono spostare i contenuti dal proprio Drive a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione.
    • Nessuno
      • I file di un Drive condiviso non possono essere spostati nel percorso di un Drive di un'altra organizzazione.
      • Inoltre, nessun utente dell'unità organizzativa o gruppo selezionato può spostare contenuti da Il mio Drive a un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione.
      • Nessun utente dell'unità organizzativa o gruppo selezionato può creare file su un Drive condiviso di proprietà di un'altra organizzazione.
  6. Fai clic su Salva.

Importante: se selezioni un'unità organizzativa secondaria o un gruppo, questa impostazione controlla solo lo spostamento di contenuti dal Drive di un utente a un Drive condiviso di un'altra organizzazione (ad esempio un'altra azienda o scuola). Le impostazioni dell'unità organizzativa di primo livello proprietaria dei Drive condivisi controllano sempre il trasferimento di contenuti da un Drive condiviso a un'altra organizzazione.

Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che le modifiche abbiano effetto. In tale periodo potrebbero essere applicate a intermittenza sia le nuove impostazioni sia quelle precedenti.

Impostare le autorizzazioni di condivisione dei file

Impostare le autorizzazioni per l'organizzazione

In qualità di amministratore, puoi stabilire se gli utenti possono o meno condividere file all'esterno dell'organizzazione. Vedi Impostare le autorizzazioni di condivisione di Drive degli utenti
I Drive condivisi utilizzano le impostazioni dell'organizzazione di primo livello. Ad esempio, se la condivisione esterna è disattivata per l'unità organizzativa dell'utente, ma è consentita nell'organizzazione di primo livello, l'utente sarà in grado di condividere documenti nei Drive condivisi con persone esterne all'azienda o alla scuola.
Gli amministratori possono impostare delle restrizioni aggiuntive per ogni unità organizzativa utilizzando le impostazioni predefinite per la creazione di nuovi Drive condivisi. Le restrizioni di un Drive condiviso non possono essere più ampie delle restrizioni dell'organizzazione di livello superiore. Tuttavia, puoi utilizzare le impostazioni predefinite per limitare ulteriormente l'accesso ai Drive condivisi creati all'interno di unità organizzative specifiche.

Condividere tutti i file e le cartelle di un Drive condiviso

Aggiungi membri a un Drive condiviso per concedere l'accesso ai file che contiene.

Per saperne di più, vedi Archiviare e condividere file con i Drive condivisi.

Condividere un file specifico

I membri del Drive condiviso possono anche condividere file specifici con persone che non sono membri.

Per saperne di più, vedi Condividere file all'esterno dei Drive condivisi.

 

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