Contrôler l'accès aux fichiers des Drive partagés

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations, et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

En tant qu'administrateur, vous pouvez restreindre l'accès aux fichiers d'un Drive partagé et définir l'accès par défaut accordé aux nouveaux Drive. Vous pouvez appliquer ces restrictions à une unité organisationnelle spécifique ou à l'ensemble de votre organisation.

Vous pouvez également empêcher les membres de Drive partagés bénéficiant du rôle de gestionnaire de modifier les paramètres. Dans un Drive partagé, vous pouvez empêcher :

  • les utilisateurs non membres d'accéder aux fichiers ; 
  • les personnes externes à votre organisation d'accéder aux fichiers ;
  • les commentateurs et les lecteurs de télécharger, de copier et d'imprimer des fichiers.

Déplacer et partager des fichiers

Lorsqu'un fichier est déplacé dans un Drive partagé, les autorisations de partage de fichiers associées sont conservées. Ainsi, si un propriétaire définit les autorisations d'un fichier de manière à empêcher son téléchargement, sa copie et son impression, le fichier conserve ces paramètres après avoir été déplacé vers un Drive partagé. Le transfert de fichiers n'affecte pas les autorisations de partage des Drive partagés ni les rôles des utilisateurs, tels que ceux de gestionnaire de contenu ou de lecteur.

Les utilisateurs ne peuvent pas partager de fichiers avec des utilisateurs si cela enfreint les autorisations des Drive partagés. Par exemple, si un Drive partagé empêche les utilisateurs externes à l'organisation d'accéder à son contenu, le système retire à ces derniers leur autorisation d'accès aux fichiers du Drive partagé.

Les modifications apportées aux paramètres de restriction du Drive partagé ne suppriment pas les comptes utilisateur ni ne modifient les autorisations de partage d'un fichier. Supposons par exemple qu'un compte utilisateur externe à l'organisation est ajouté à un fichier. Puis une restriction est ensuite appliquée au Drive partagé. Dans ce cas, le compte utilisateur externe ne perd pas ses autorisations. Cela signifie qu'un utilisateur peut récupérer son accès si les restrictions sont assouplies par la suite.

Définir l'accès par défaut à tous les nouveaux Drive partagés

Les administrateurs peuvent définir les options suivantes pour restreindre l'accès à tous les nouveaux Drive partagés. Pour en savoir plus, consultez le blog consacré aux nouveautés de G Suite.

Restreignez l'accès au contenu de tous les nouveaux Drive partagés à l'aide des restrictions de partage par défaut. Ces paramètres doivent être activés manuellement. 

 Définir les restrictions de partage par défaut

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisDrive et Docs.
  3. Sélectionnez Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Vous pouvez sélectionner une unité organisationnelle ou un groupe pour cette fonctionnalité uniquement si vous utilisez les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite pour les associations ou Drive Enterprise. Comparer les éditions G Suite

  5. À côté de Création d'un Drive partagé, sélectionnez les restrictions par défaut que vous souhaitez appliquer à tous les nouveaux Drive partagés.
    • Empêcher les utilisateurs de votre organisation de créer des Drive partagés
    • Empêcher les membres dotés d'un accès complet de modifier les paramètres des Drive partagés
    • Empêcher les utilisateurs extérieurs à votre organisation d'accéder aux fichiers du Drive partagé
    • Empêcher les utilisateurs non membres du Drive partagé d'accéder aux fichiers qui y sont stockés
    • Empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, de copier et d'imprimer des fichiers dans le Drive partagé

Remarque : Si l'option Empêcher les membres dotés d'un accès complet de modifier les paramètres du Drive partagé n'est pas cochée, les membres dotés d'un accès complet peuvent ignorer ces restrictions par défaut pour les Drive partagés individuels.

Points clés à retenir

  • Si un document est déplacé dans un Drive partagé avec des restrictions de partage par défaut :
    • Ces paramètres par défaut remplacent tous les paramètres de partage au niveau des documents, ce qui peut empêcher certains utilisateurs d'y accéder. Si les membres n'ont plus accès aux documents, un avertissement s'affiche avant le transfert du fichier. 
    • Les protections du document s'appliquent toujours si le Drive partagé possède des protections moins restrictives. 
  • Si un document est déplacé d'un Drive partagé vers Mon Drive au sein de la même organisation :
    • Les paramètres de partage du document d'origine sont utilisés. Les utilisateurs peuvent alors bénéficier de nouveaux droits d'accès ou perdre leurs droits existants.
    • Les restrictions au niveau du document sont conservées, à moins d'être manuellement modifiées ou supprimées du document. Les restrictions du Drive partagé s'appliquent uniquement aux documents qu'il contient. 
  • Les modifications apportées à ces restrictions par défaut n'affectent pas les Drive partagés existants :
    • Si ces restrictions par défaut sont modifiées, les utilisateurs conservent leurs autorisations relatives au Drive partagé ou aux fichiers qui y sont contenus. 
    • Si les restrictions des Drive partagés sont plus élevées que les autorisations d'accès aux fichiers, certains utilisateurs risquent de ne plus avoir accès aux fichiers. 
    • Si les restrictions par défaut des Drive partagés sont supprimées, certains utilisateurs pourront de nouveau accéder aux fichiers.

Restreindre l'accès à un Drive partagé existant

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisDrive et Docs.
  3. Sélectionnez Gérer les Drive partagés.
  4. À côté d'un Drive partagé, cliquez sur Paramètres Paramètres
  5. Sélectionnez Empêcher les membres dotés d'un accès complet de modifier les paramètres des Drive partagés pour empêcher les utilisateurs d'ignorer les paramètres par défaut du Drive partagé.
  6. Si les membres disposant d'un accès complet peuvent modifier les paramètres du Drive partagé, cliquez sur Modifier pour modifier l'une des options suivantes : 
    • Partage en dehors de votre organisation : autorisez ou empêchez les personnes externes à accéder aux fichiers du Drive partagé.
    • Partage avec des personnes non membres : autorisez ou empêchez les membres du Drive partagé de donner à des personnes non membres un accès aux fichiers du Drive partagé.
    • Télécharger, copier et imprimer : autorisez ou empêchez les commentateurs et les lecteurs de télécharger, de copier et d'imprimer des fichiers dans le Drive partagé.

Contrôler le partage au sein de votre organisation

Utilisez les paramètres suivants pour restreindre le partage au sein de votre domaine. Ces paramètres s'appliquent à tous les fichiers Drive. Par exemple, si votre organisation restreint le partage en dehors du domaine, le partage du contenu des Drive partagés est également limité.

Empêcher les utilisateurs de déplacer du contenu en dehors de votre organisation
 

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations, et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Vous pouvez définir les personnes autorisées à déplacer des fichiers et des dossiers vers des emplacements externes à votre organisation lorsque celles-ci souhaitent :

  • transférer du contenu d'un Drive partagé de votre organisation vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation ;
  • transférer du contenu d'un Drive partagé de votre organisation vers le dossier Mon Drive d'un membre d'une autre organisation ;
  • transférer du contenu du dossier Mon Drive d'un membre de votre organisation vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation.
  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisDrive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Sélectionnez l'unité organisationnelle souhaitée.

    Important : Si vous sélectionnez une unité organisationnelle enfant, ce paramètre permet uniquement de déplacer le contenu du Drive d'un utilisateur vers un Drive partagé appartenant à une autre organisation ou entreprise. Le transfert du contenu d'un Drive partagé vers une autre organisation est toujours contrôlé par le paramètre de l'organisation racine, puisque ce type de Drive appartient à celle-ci.
     
  5. Dans Distribution de contenu à l'extérieur de votre organisation, sélectionnez l'une des options présentées ci-dessous, puis cliquez sur Enregistrer.
     
    Option Description
    Tout le monde Toute personne bénéficiant d'un accès "Gestionnaire" à un Drive partagé peut déplacer des fichiers de ce Drive vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente. En savoir plus sur les paramètres d'accès des utilisateurs

    De plus, n'importe quel membre de l'unité organisationnelle sélectionnée peut copier du contenu de son Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente, telle qu'une autre entreprise, un autre établissement scolaire ou un autre groupe. En savoir plus sur le transfert de contenu vers un Drive partagé
     
    Seulement les utilisateurs de votre organisation Seuls les membres de votre organisation bénéficiant d'un accès "Gestionnaire" à un Drive partagé peuvent déplacer des fichiers de ce Drive vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente.

    De plus, les utilisateurs de l'unité organisationnelle sélectionnée peuvent copier du contenu de leur Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente.
     
    Personne Les fichiers d'un Drive partagé ne peuvent pas être déplacés vers un emplacement Drive appartenant à une organisation différente.

    De plus, personne dans l'unité organisationnelle sélectionnée ne peut copier de contenu de son Drive vers un Drive partagé appartenant à une organisation différente.
     

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Définir les autorisations de partage des fichiers

Définir les autorisations pour votre organisation

En tant qu'administrateur, vous décidez d'autoriser ou non les utilisateurs à partager des fichiers en dehors de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez l'article Définir les autorisations de partage de fichiers pour les organisations
Les Drive partagés utilisent les paramètres de l'organisation racine. Par exemple, si la fonctionnalité de partage externe est désactivée pour l'unité organisationnelle de l'utilisateur, mais qu'elle est activée pour l'organisation racine, l'utilisateur peut partager les documents du Drive partagé avec des personnes externes à l'entreprise ou l'établissement scolaire.
Les administrateurs peuvent définir d'autres restrictions pour chaque unité organisationnelle en utilisant les paramètres par défaut pour la création de Drive partagés. Les restrictions d'un Drive partagé ne peuvent pas être plus importantes que celles de l'organisation racine. Toutefois, les paramètres par défaut peuvent servir à restreindre davantage l'accès aux Drive partagés créés dans des unités organisationnelles spécifiques.

Partager tous les fichiers et dossiers d'un Drive partagé

Ajoutez des membres à un Drive partagé pour leur donner accès aux fichiers de ce Drive.

Pour en savoir plus, consultez l'article Stocker et partager de fichiers à l'aide de Drive partagés.

Partager un fichier spécifique

Les membres d'un Drive partagé peuvent également partager des fichiers spécifiques avec des utilisateurs qui n'en font pas partie.

Pour en savoir plus, consultez l'article Partager les fichiers en dehors des Drive partagés.

 

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