Premiers pas : guide de configuration Chat pour les administrateurs

Autoriser les utilisateurs à installer des bots

Les bots sont des comptes créés par Google, des utilisateurs de votre organisation ou des tiers. Les bots des salons ou des messages privés vous permettent de vous connecter à des services dans Google Chat et de rechercher des informations, planifier des réunions ou effectuer des tâches.

Lorsque vous commencez à discuter avec un bot tiers, les informations de base, le message envoyé au bot, ainsi que d'autres données contextuelles sont envoyées au tiers. Consultez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité de chaque développeur pour en savoir plus sur l'utilisation de vos données par des tiers.

Contrôler l'utilisation des bots dans votre organisation

Pour contrôler l'utilisation des bots dans votre organisation, vous disposez des options suivantes :

  • Restreindre l'utilisation de tous les bots
  • Laisser les utilisateurs installer et utiliser tous les bots de G Suite Marketplace, y compris les bots créés par Google (tels que @meet et @drive). Les utilisateurs peuvent alors également installer des bots créés par des membres de votre organisation.
  • Autoriser les utilisateurs à installer et utiliser uniquement les bots que vous choisissez et ajoutez à une liste blanche. Cette liste permet également de contrôler les bots créés par les utilisateurs de votre organisation pour peu qu'ils soient publiés sur G Suite Marketplace.

Si vous autorisez les bots pour votre organisation, mais que vous définissez une liste blanche de bots ou que vous empêchez les utilisateurs de voir s'afficher des applications dans G Suite Marketplace, les utilisateurs peuvent continuer à installer des bots pour un usage personnel. L'API Chat permet aux développeurs de publier des bots qui ne figurent pas dans la liste blanche pour cinq comptes utilisateur au maximum. Pour limiter l'utilisation personnelle de bots dans votre organisation, vous devez empêcher les utilisateurs d'installer l'intégralité des bots.

Restreindre tous les bots dans Chat

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisGoogle Chat et version classique de Hangouts.
  3. Cliquez sur Chatbots.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
  5. Sous Autoriser les utilisateurs à installer des chatbots, sélectionnez Désactivé.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.

Remarque : En désactivant l'option Autoriser les utilisateurs à installer des chatbots, vous empêchez toute utilisation des bots, y compris pour un usage personnel.

Autoriser tous les bots dans Chat

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisGoogle Chat et version classique de Hangouts.
  3. Cliquez sur Chatbots.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
  5. Sous Autoriser les utilisateurs à installer des chatbots, sélectionnez Activé.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
  7. En haut à gauche, cliquez sur Menu "" et placez le curseur sur Applications.
  8. Cliquez sur Applications G Suite Marketplace puis Paramètres.
  9. Sélectionnez Autoriser la visibilité de toutes les applications dans G Suite Marketplace.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

Autoriser uniquement les bots que vous approuvez

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Applications Google Workspace Marketplace.
  3. En haut de la page, cliquez sur Paramètres.
  4. Sélectionnez Autoriser les utilisateurs à installer uniquement les applications G Suite Marketplace ajoutées à la liste blanche puis cliquez sur Enregistrer.
  5. Pour ajouter des bots à la liste blanche, cliquez sur Gérer la liste blanche puis Ajouter l'application à la liste blanche.
  6. Dans le champ de recherche, saisissez le nom du bot que vous souhaitez ajouter.

    Important : Pour que le bot apparaisse dans les résultats de recherche, saisissez son nom complet (bot Google Drive, par exemple).

  7. Placez le curseur sur le bot que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter à la liste blanche.
  8. En haut de la page, cliquez sur Paramètres.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Vous n'avez pas besoin d'ajouter le bot de la version classique de Hangouts à la liste blanche. Il est automatiquement disponible dans toutes les organisations.

Activer les webhooks entrants dans Chat

Les webhooks entrants vous permettent d'envoyer des messages à sens unique dans des salons ou des messages privés sans utiliser de bots. Les webhooks peuvent par exemple vous permettre d'envoyer une alerte en cas de problèmes de serveur ou lorsque vous ajoutez un nouveau collaborateur à votre annuaire d'entreprise.

Les webhooks ne peuvent pas lire les autres messages de chat. Seuls les utilisateurs de votre organisation peuvent créer des webhooks.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ApplicationspuisG SuitepuisGoogle Chat et version classique de Hangouts.
  3. Cliquez sur Chatbots.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
  5. Dans la section Autoriser les utilisateurs à ajouter et à utiliser des webhooks entrants, sélectionnez Activé.

    Ce paramètre s'applique à tous les webhooks entrants.

  6. Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.

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