Implantar drives compartilhados

Use os recursos e o modelo de plano abaixo para garantir uma boa experiência do usuário:

Plano de implantação

  Tarefa Detalhes Resultado
1 Avalie como os arquivos são armazenados atualmente.
  • Avalie o número de arquivos armazenados no Drive e em outros locais.
  • Se o Drive não for usado, determine como os arquivos são compartilhados atualmente e como serão compartilhados no Drive.
Entendimento do estado atual e das necessidades de transição
2 Determine como será feito o lançamento.
  • Determine o volume de arquivos para migração.  
  • Discuta o processo de migração e como realizá-lo. Por exemplo, você exigirá a migração para drives compartilhados?
Criação de um processo de lançamento sem problemas
3 Crie materiais de treinamento e comunicação. Elabore comunicados, guias do usuário e instruções para ajudar os usuários a dar os primeiros passos. Consulte a seção "Treinar seus usuários" abaixo. Resumos dos recursos, e-mails e guias de início rápido
4 Comunique a mudança aos líderes dos departamentos. Informe os líderes de equipes sobre os drives compartilhados e oriente as equipes a criar drives compartilhados. Compromisso de adotar drives compartilhados 
5 Envolva os Guias do Google ou os apoiadores nos departamentos. Envie um comunicado e faça uma reunião para demonstrar os drives compartilhados. Recursos capazes de oferecer suporte à migração para drives compartilhados
6 Defina as regras de compartilhamento para usuários internos e externos.

Restrinja o compartilhamento do conteúdo de um drive compartilhado ou de todos os novos drives compartilhados. É possível aplicar essas restrições aos drives compartilhados que são criados ou já existem em uma unidade organizacional ou em toda a organização.

Você também pode impedir que os membros de um drive compartilhado com acesso total modifiquem as configurações.

Definição do acesso dos usuários externos aos drives compartilhados na sua organização e limitação do que os usuários internos podem fazer 
6 Ative os drives compartilhados.

Os drives compartilhados ficam desativados por padrão.

Ative-os no seu domínio ou em unidades organizacionais específicas.

Disponibilização para quem precisa
7 Anuncie os drives compartilhados para sua organização.
  • Informe sua organização sobre a disponibilidade dos drives compartilhados para as equipes.
  • Compartilhe instruções sobre como migrar para os drives compartilhados.
  • Ofereça suporte.
Empolgação e motivação para usar os drives compartilhados
8 Ofereça treinamento e suporte para usar os drives compartilhados. 
  • Use webinars, as instruções do site de mudança para o Google ou materiais de apoio para gerar proficiência e esclarecer dúvidas.
  • Solicite a participação dos Guias do Google para oferecer um almoço de treinamento ou uma sessão de perguntas aos especialistas.
  • No caso dos usuários mais novos, ofereça treinamento complementar sobre compartilhamento e conversão para que eles se familiarizem com o Drive.
Capacidade de navegar nos drives compartilhados (e no Drive em geral)
9 Reforce o uso compartilhando práticas recomendadas e histórias de sucesso. Crie uma cultura de colaboração oferecendo dicas de uso e cenários.     Maior colaboração

Treinar seus usuários

Incentive os funcionários da sua organização a usar drives compartilhados e utilize estes recursos para dar os primeiros passos: 

Modelo de anúncio dos drives compartilhados

Se você quiser apresentar os drives compartilhados para seus usuários, personalize o modelo abaixo e envie-o por e-mail.
Modifique ou exclua todas as seções em vermelho, conforme apropriado para seu domínio.
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Olá,

Temos a satisfação de apresentar os drives compartilhados, um novo recurso do Google Drive que facilita e reforça a segurança do trabalho em equipe.

Esses drives são espaços compartilhados onde as equipes podem armazenar arquivos e garantir que todos os membros tenham as informações mais atualizadas a qualquer hora e em qualquer lugar.

Qual é a vantagem?

  • As pessoas e os Grupos do Google adicionados a um drive compartilhado têm acesso instantâneo aos arquivos.
  • Além disso, os drives compartilhados foram desenvolvidos para armazenar o trabalho coletivamente. Portanto, se o criador de um arquivo sair da equipe, o arquivo continuará disponível.
  • Os membros do drive compartilhado não podem remover ou excluir arquivos acidentalmente.

Como começar?

  1. Acesse drive.google.com.
  2. À esquerda, clique em Drives compartilhados.
  3. Na parte superior esquerda, clique em Novo.
  4. Digite um nome para o drive compartilhado.
  5. Clique em Criar.
  6. Na parte superior, clique em Adicionar membros Agrupar contatos.
  7. Adicione nomes, endereços de e-mail ou um Grupo do Google.
    • Por padrão, os membros podem fazer upload, editar e excluir arquivos e convidar outros membros.
  8. Clique em Enviar.

Para enviar feedback, clique em Configurações Configurações e selecione Enviar feedback.

Se você tiver alguma dúvida, consulte a Central de Ajuda, os tutoriais do Centro de aprendizagem ou as práticas recomendadas para drives compartilhados.

${Name}, administrador do G Suite

 

 

 

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