Configurer des Drive partagés pour votre organisation

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter (sauf indication contraire), Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus ; Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; Nonprofits ; G Suite Business. Comparer votre édition

Pour créer un Drive partagé, cliquez ici.

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer la façon dont les utilisateurs de votre organisation peuvent créer et utiliser des Drive partagés pour collaborer dans Google Drive. Les fichiers stockés dans les Drive partagés appartiennent à votre organisation, et non à des personnes spécifiques. Ils sont donc conservés même si le propriétaire du fichier quitte votre organisation, ce qui vous permet d'éviter toute perte de données potentielle.

Encouragez vos utilisateurs à utiliser des Drive partagés pour le contenu destiné à l'ensemble de l'organisation ou à une équipe, comme des plans de projet, des résultats de recherche ou des notes de réunion d'équipe. Demandez à vos utilisateurs de conserver dans Mon Drive les fichiers personnels et privés tels que les notes de réunion privée, les évaluations de performances et les plans de développement professionnel.

Sur cette page

• Démarrage rapide : vous souhaitez simplement créer des Drive partagés et commencer à collaborer. Vous n'avez pas besoin de déplacer de nombreux fichiers ni de contrôler le partage.
• Configuration de base : découvrez les paramètres de base que les administrateurs Drive peuvent utiliser.
• Déploiement et gestion avancés : vous devez déplacer une grande quantité de contenus et les protéger contre les partages excessifs.
• Former vos utilisateurs
• Accès des utilisateurs disposant de licences non compatibles avec les Drive partagés

Démarrage rapide

1. Découvrez les Drive partagés et les bonnes pratiques concernant leur utilisation dans Qu'est-ce qu'un Drive partagé ?.
2. Découvrez comment créer des Drive partagés et ajouter des membres. Remarque : vous créez des Drive partagés dans Drive, et non dans la console d'administration.
3. (Facultatif, non disponible pour Business Starter) Déterminez si vous souhaitez limiter le partage avec des utilisateurs externes, des visiteurs ou des personnes externes, et définissez les autorisations de partage par défaut pour les Drive partagés.
4. Ajoutez des fichiers et des dossiers à un Drive partagé.

Configuration de base

1. Découvrez le fonctionnement de l'accès aux fichiers dans les Drive partagés.
2. Définissez les personnes autorisées à créer des Drive partagés. Dans les éditions Google Workspace Business et Enterprise, tous les utilisateurs peuvent créer des Drive partagés par défaut. Pour les clients Google Workspace for Education, la création de Drive partagés est désactivée par défaut.
3. Définissez l'unité organisationnelle à laquelle les nouveaux Drive partagés sont attribués.

   Par défaut, les Drive partagés sont attribués à l'unité organisationnelle racine, et les règles relatives aux données Drive de cette unité organisationnelle s'appliquent. Pour un contrôle plus précis, vous pouvez les attribuer à l'unité organisationnelle du créateur du Drive partagé ou à une autre unité organisationnelle.

4. Transmettez les ressources de formation aux utilisateurs.

Déploiement et gestion avancés

Cette procédure vous explique comment déployer des Drive partagés lorsque vous devez déplacer du contenu ou gérer le partage.

Étape 1 : Planifiez la façon dont vous allez transférer du contenu vers les Drive partagés

1. Si vous devez transférer de nombreux fichiers et dossiers vers des Drive partagés, consultez les limites des Drive partagés et les bonnes pratiques pour une migration de grande envergure vers Google Drive.
2. Pour conserver la structure des dossiers de Mon Drive, les administrateurs et les utilisateurs disposant d'un accès Administrateur peuvent transférer les dossiers dont ils sont propriétaires ou qui ont été partagés avec eux vers un Drive partagé. Sinon, les membres des Drive partagés disposant au moins de l'accès Contributeur peuvent créer des dossiers et ajouter des fichiers.
3. Définissez les personnes autorisées à transférer des fichiers vers des Drive partagés.

Étape 2 : Configurez les options de partage avancées des Drive partagés, ainsi que la protection et la conservation des données

Non compatible avec Business Starter

1. Définissez les autorisations de partage par défaut pour les Drive partagés.
   • Indiquez si le contenu du Drive partagé peut être partagé avec des utilisateurs externes ou des personnes qui ne sont pas membres du Drive partagé.
   • Indiquez si les lecteurs et les commentateurs peuvent télécharger, imprimer et copier les fichiers d'un Drive partagé.
   • Indiquez si les membres d'un Drive partagé disposant d'un accès Administrateur peuvent remplacer les paramètres de partage par défaut.
   • Indiquez si les gestionnaires de contenu peuvent partager des dossiers.
2. Si votre organisation utilise des règles de protection contre la perte de données pour Drive, examinez-les et assurez-vous qu'elles sont adaptées à vos fichiers Drive partagés. Les règles de protection contre la perte de données pour Drive s'appliquent aux fichiers des Drive partagés par unité organisationnelle. En savoir plus sur la protection contre la perte de données et sur la façon dont les Drive partagés sont attribués aux unités organisationnelles.
3. Si votre organisation utilise Google Vault pour conserver des fichiers dans Google Drive, définissez des règles de conservation pour les fichiers des Drive partagés.

4. Autres considérations :

   • Lorsque vous transférez des fichiers dans des Drive partagés, les utilisateurs avec lesquels ils sont partagés peuvent ne plus pouvoir y accéder. Les paramètres de partage des Drive partagés peuvent remplacer les options de partage d'un fichier. Par exemple, si le fichier a été partagé avec un utilisateur externe, mais que le partage externe n'est pas autorisé pour le Drive partagé, cet utilisateur perd l'accès au fichier.
   • Si certains utilisateurs de votre organisation possèdent des licences pour des éditions qui ne sont pas compatibles avec les Drive partagés, telles que Frontline ou Cloud Identity Premium, consultez cette page pour découvrir comment ces utilisateurs peuvent accéder au contenu des Drive partagés.
   • Si vous souhaitez autoriser le partage de fichiers et de dossiers avec des personnes qui ne possèdent pas de compte Google, vous pouvez activer le partage avec des visiteurs.

Étape 3 : (Facultatif) Créez des Drive partagés et transférer des fichiers

Vous pouvez créer des Drive partagés en tant qu'administrateur dans les cas suivants :

• Si vous choisissez de n'autoriser que vous et les autres administrateurs à créer des Drive partagés et à transférer des fichiers, vous devez configurer des Drive partagés pour vos utilisateurs.
• Si votre organisation débute avec les Drive partagés et que vous souhaitez créer une structure pour les Drive partagés les plus utilisés.

Découvrez comment créer des Drive partagés, ajouter des membres et définir leur niveau d'accès. Si vous êtes administrateur du Drive partagé, vous pouvez ajouter des membres à l'adresse drive.google.com. Vous pouvez également ajouter des membres dans la console d'administration.

Important : Tant que vous n'avez pas ajouté de membres au Drive partagé, seuls les utilisateurs avec lesquels les fichiers sont directement partagés peuvent y accéder.

Former vos utilisateurs

Pour aider vos utilisateurs à tirer le meilleur parti des Drive partagés, partagez les ressources suivantes :

• Premiers pas avec les Drive partagés
• Collaborer dans des Drive partagés
• Stocker et partager des fichiers ou des dossiers avec des Drive partagés

Accès des utilisateurs disposant de licences non compatibles avec les Drive partagés

Pour les utilisateurs disposant de licences Frontline Starter et Frontline Standard, G Suite Basic, Cloud Identity Premium et Cloud Identity Free, les droits associés aux Drive partagés varient selon que le Drive partagé se trouve à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation.

Drive partagés internes

Ces utilisateurs peuvent être ajoutés en tant que membres de Drive partagés, mais uniquement avec les droits Lecteur. Toutefois, si un fichier d'un Drive partagé est partagé directement avec eux, ils pourront également être autorisés à le commenter ou à le modifier. Ils ne peuvent pas importer de fichiers dans les Drive partagés, même s'ils en sont membres.

Drive partagés externes

Ces utilisateurs peuvent être ajoutés en tant que membres de Drive partagés externes et disposer de n'importe quel niveau d'accès, y compris Administrateur.