Controlar qué aplicaciones internas y de terceros acceden a los datos de Google Workspace

Para gestionar las aplicaciones móviles de tu organización, consulta este otro artículo .

Cuando los usuarios inician sesión en aplicaciones de terceros mediante la opción "Iniciar sesión con Google" (inicio de sesión único), puedes controlar cómo acceden esas aplicaciones a los datos de Google de tu organización. Con los ajustes de la consola de administración de Google, puedes gestionar el acceso a los servicios de Google Workspace a través de OAuth 2.0. Algunas aplicaciones utilizan permisos de OAuth 2.0, un mecanismo para limitar el acceso a las cuentas de los usuarios. 

También puedes personalizar el mensaje que se muestra a los usuarios cuando intentan instalar una aplicación no autorizada. 

Nota: Si se aplican restricciones adicionales a Google Workspace for Education, es posible que los usuarios de centros de educación primaria y secundaria no puedan acceder a ciertas aplicaciones de terceros.

Antes de empezar: Revisa las aplicaciones de terceros de tu organización

En Control de acceso de aplicaciones, puedes revisar las siguientes aplicaciones de terceros:

• Aplicaciones configuradas: aplicaciones que tienen definido un ajuste de acceso (De confianza, Con acceso restringido, Datos específicos de Google o Bloqueado).
• Aplicaciones a las que se ha accedido: aplicaciones utilizadas por los usuarios que han accedido a datos de Google.
• Aplicaciones pendientes de revisión: aplicaciones a las que han solicitado acceso usuarios menores de 18 años (solo para ediciones de Education).

Por lo general, una vez obtenida la autorización, los detalles de las aplicaciones de terceros suelen tardar entre 24 y 48 horas en mostrarse.

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Seguridad > Controles de APIs.

   Se requiere el privilegio de administrador Configuración de seguridad.

   
3. Haz clic en Gestionar acceso de aplicaciones de terceros para ver las aplicaciones configuradas. Para filtrar la lista de aplicaciones, haz clic en Añadir un filtro y selecciona una opción.

   En la lista de aplicaciones se muestra el nombre, el tipo y el ID de cada aplicación, así como la siguiente información:

   • Estado verificado: las aplicaciones con este estado han sido revisadas por Google para comprobar que cumplen determinadas políticas. Hay muchas aplicaciones populares que podrían no haber pasado por esta verificación. Puedes consultar más información en el artículo ¿Qué es una aplicación de terceros verificada?
   • Acceso: qué unidades organizativas tienen configurada una política de acceso a la aplicación. Coloca el cursor sobre una aplicación y haz clic en Ver detalles para consultar los niveles de acceso (De confianza, Con acceso restringido, Datos específicos de Google o Bloqueado). Haz clic en Cambiar acceso para modificar el nivel de acceso a los datos de la aplicación. 

     Nota: Si aplicas el nivel de acceso "A" a una unidad organizativa específica y, a continuación, el "B" a toda la organización, el nivel de acceso "A" seguirá vigente para esa unidad organizativa concreta.

4. Para ver las aplicaciones a las que se ha accedido, haz clic en la opción Ver lista de la sección Aplicaciones a las que se ha accedido.

   También puedes consultar la siguiente información sobre las aplicaciones a las que se ha accedido:

   • Usuarios: número de usuarios que acceden a la aplicación.
   • Servicios solicitados: APIs de servicios de Google (permisos de OAuth2) que utiliza cada aplicación (por ejemplo, Gmail, Google Calendar o Google Drive). Los servicios solicitados que no son de Google aparecen como Otros.
5. En la lista Aplicaciones configuradas o Aplicaciones a las que se ha accedido, haz clic en una aplicación para hacer lo siguiente:
   • Gestionar si tu aplicación puede acceder a los servicios de Google: verás si la aplicación está marcada como De confianza, Con acceso restringido, Datos específicos de Google o Bloqueado. Si cambias la configuración de acceso, haz clic en Guardar.
   • Ver información sobre la aplicación: verás el ID de cliente de OAuth2 completo de la aplicación, el número de usuarios, la política de privacidad e información de asistencia.
   • Ver las APIs de servicios de Google (permisos de OAuth) que solicita la aplicación: verás la lista de permisos de OAuth que solicita cada aplicación. Para ver los detalles de cada permiso de OAuth, amplía la fila correspondiente de la tabla o haz clic en Mostrar todo. 
6. (Opcional) Para descargar la información de las aplicaciones en un archivo CSV, haz clic en la opción Descargar lista, que se encuentra en la parte superior de la lista Aplicaciones configuradas o Aplicaciones a las que se ha accedido.
   • Se descargarán todos los datos de la tabla, incluidos los que no se estén mostrando.
   • En el caso de las aplicaciones configuradas, el archivo CSV incluye estas columnas adicionales: Estado de verificación, Número de usuarios, Unidad organizativa, Servicios solicitados y los permisos de la API asociados a cada servicio. Si no se ha accedido a una aplicación configurada, el número de usuarios será cero (0) y las otras dos columnas estarán en blanco.
   • En el caso de las aplicaciones a las que se ha accedido, el archivo CSV incluye estas columnas adicionales: Estado de verificación, Unidad organizativa y los permisos de la API asociados a cada servicio.

Mediante la verificación, Google se asegura de que las aplicaciones de terceros que van a acceder a datos sensibles de los clientes superen una serie de controles de seguridad y privacidad. Por este motivo, es posible que se te impida activar aplicaciones no verificadas en las que no confíes. Consulta más abajo los detalles sobre cómo indicar que determinadas aplicaciones son de confianza. Para obtener más información, consulta el artículo Autorizar aplicaciones de terceros no verificadas.

Restringir o dejar de restringir servicios de Google

Puedes restringir o permitir el acceso a la mayoría de los servicios de Google Workspace, incluidos servicios de Google Cloud como la tecnología de aprendizaje automático. A continuación encontrarás una descripción de cada opción:

• Restringido: solo las aplicaciones configuradas con el ajuste de acceso De confianza pueden acceder a los datos.
• Sin restricción: solo las aplicaciones configuradas con los ajustes de acceso De confianza, Con acceso restringido o Datos específicos de Google pueden acceder a los permisos configurados por un administrador, independientemente de si el permiso tiene acceso restringido o no restringido a los datos.

Por ejemplo, si configuras el acceso a Calendar como Restringido, solo las aplicaciones configuradas con el ajuste De confianza pueden acceder a los datos de Calendar. Las aplicaciones con el ajuste Con acceso restringido no pueden acceder a los datos de Calendar. 

Nota: En Gmail, Google Drive y Google Chat, puedes restringir específicamente el acceso a servicios de alto riesgo (por ejemplo, el envío de correo o la eliminación de archivos en Drive). 

1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

   Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

2. Ve a Seguridad > Controles de APIs.

   Se requiere el privilegio de administrador Configuración de seguridad.

3. Haz clic en Gestionar servicios de Google.
4. En la lista de servicios, marca las casillas de los que quieras gestionar. Para que se seleccionen todas las casillas, marca la casilla Servicio. 
5. (Opcional) Para filtrar la lista, haz clic en Añadir un filtro y selecciona uno de los siguientes criterios:
   • Servicios de Google: selecciona un servicio de la lista y haz clic en Aplicar.
   • Acceso a los servicios de Google: selecciona Sin restricción o Restringido y haz clic en Aplicar.
   • Aplicaciones permitidas: especifica un intervalo para indicar el número de aplicaciones permitidas y haz clic en Aplicar.
   • Usuarios: especifica un intervalo para indicar el número de usuarios y haz clic en Aplicar.
6. Arriba, haz clic en Cambiar acceso y selecciona Sin restricción o Restringido.
   Si cambias el acceso a Restringido, todas las aplicaciones ya instaladas que no sean de confianza dejarán de funcionar y se revocarán sus tokens. Si un usuario intenta instalar o iniciar sesión en una aplicación que no sea de confianza y que acceda a un servicio restringido, recibirá una notificación de que la aplicación tiene el acceso bloqueado. Al restringir el acceso al servicio Drive, también se restringe el acceso a la API de Formularios de Google.
   Nota: La lista de aplicaciones a las que se ha accedido se actualiza a las 48 horas de haberse concedido o revocado un token.
7. (Opcional) Si seleccionas Restringido, para permitir el acceso a permisos de OAuth que no estén clasificados como de alto riesgo (por ejemplo, los que permiten que las aplicaciones accedan a archivos seleccionados por el usuario en Drive), marca la casilla En el caso de las aplicaciones que no son de confianza, permite que los usuarios concedan acceso a permisos de OAuth que no estén clasificados como de alto riesgo. Esta casilla aparece en algunas aplicaciones, como Gmail y Drive, pero no en todas.
8. Haz clic en Cambiar y confirma la acción si es necesario.
9. (Opcional) Para saber qué aplicaciones tienen acceso a un servicio: 
   1. Arriba, ve a Aplicaciones a las que se ha accedido y haz clic en Ver lista.
   2. Haz clic en Añadir un filtroServicios solicitados.
   3. Selecciona los servicios que quieres comprobar y haz clic en Aplicar.

Restringir el acceso a los permisos de OAuth de alto riesgo

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Gmail, Google Drive, Documentos y Chat también pueden restringir el acceso a una lista predefinida de permisos de OAuth de alto riesgo.

Gestionar el acceso de aplicaciones de terceros a los servicios de Google y añadir aplicaciones

Para gestionar el acceso a determinadas aplicaciones, puedes bloquearlas o marcarlas como De confianza, Datos específicos de Google o Con acceso restringido:

• De confianza: la aplicación tiene acceso a todos los servicios de Google Workspace (permisos de OAuth), incluidos los restringidos. Puedes incluir en la lista de permitidas las aplicaciones configuradas mediante IDs de cliente de OAuth para mantener el acceso de la interfaz de programación de aplicaciones (API) a los servicios de Google Workspace, aunque esos servicios tengan políticas de acceso contextual que se apliquen al acceso de la API.
• Datos específicos de Google: la aplicación puede solicitar acceso a los datos únicamente con los permisos que especifiques al configurarla.
• Con acceso restringido: la aplicación solo puede acceder a servicios que no tengan restricciones. Puedes cambiar el ajuste de acceso a los datos de una aplicación desde la lista de aplicaciones o en la página de información de la aplicación.

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