Как разрешить или запретить использовать Google Архиватор

С помощью Google Архиватора пользователи могут скачать копию данных, хранящихся в аккаунте Google Workspace. Предоставляются данные основных и дополнительных сервисов, например Диска и YouTube, которые интегрированы с Архиватором. Например, пользователь может скачать файлы на Диске из аккаунта Google Workspace и загрузить их в свой другой аккаунт Google.

 

Как администратор Google Workspace, вы можете управлять доступом к Google Архиватору в организации. Если вы отключите Архиватор для сервиса, пользователь не увидит в Архиваторе этот сервис и не сможет экспортировать соответствующие данные. Подробнее о том, как пользователи могут экспортировать копию своего контента…

 

Содержание статьи

• Сервисы, которые поддерживает Google Архиватор
• Как настроить сервисы с общим переключателем для Архиватора
• Как настроить сервисы с отдельным переключателем для Архиватора
• Как управлять Архиватором для аккаунта

Сервисы, которые поддерживает Google Архиватор

Сервисы с общим переключателем для Архиватора. У большинства сервисов Google, например Диска и Класса, нет отдельного переключателя для Архиватора. Вы можете включить или отключить Архиватор для всех этих сервисов сразу.

Сервисы с отдельным переключателем для Архиватора. Вы можете включить или отключить Архиватор для каждого из этих сервисов по отдельности. Например, можно разрешить пользователям использовать Архиватор для Google Фото и YouTube, но не для Google Pay.

Сервисы с общим переключателем для Архиватора	Сервисы с отдельным переключателем для Архиватора
Вы можете включить или отключить Архиватор для Диска, Gmail, Календаря, Контактов и других сервисов Google. Разрешить использовать Архиватор только для определенного сервиса или группы сервисов нельзя. Примечание. Чтобы узнать, какие сервисы поддерживают Архиватор, войдите в аккаунт администратора Google Workspace и перейдите на страницу takeout.google.com.	Вы можете включить или отключить Архиватор по отдельности для каждого из перечисленных ниже сервисов. Blogger*; Google Книги; Google Карты; Google Pay*; Google Фото; Google Play*; Google Play Console*; история местоположений*; YouTube.

*Примечание. Доступ пользователей младше 18 лет с аккаунтом Google Workspace for Education к этому сервису будет запрещен, даже если он включен в консоли администратора. Подробнее…

Настройки Архиватора по умолчанию

• Для Google Workspace переключатели Архиватора включены.
• Для учебных заведений начального и среднего образования с аккаунтами Google Workspace for Education общий переключатель для Архиватора отключен, а переключатели Архиватора для отдельных сервисов включены.

 

Как настроить сервисы с общим переключателем для Архиватора

Настройте параметр Разрешение на экспорт данных, чтобы включить или отключить Архиватор для Диска, Gmail, Календаря, Контактов и других сервисов Google без отдельного переключателя для Архиватора.

Как включить или отключить Архиватор

 На этом этапе вам потребуются права администратора для управления Группами, организационными подразделениями верхнего уровня и настройками сервисов.

Подготовка. Чтобы включить или отключить Архиватор для определенных пользователей, добавьте их аккаунты в организационное подразделение (чтобы управлять доступом на уровне отдела) или в группу доступа (чтобы предоставить доступ пользователям из разных отделов или отдельным пользователям внутри отдела).

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню АккаунтGoogle Архиватор.

3. Выберите Доступ пользователей к Архиватору (сервисы Google).
4. В разделе Сервисы без отдельного переключателя для Архиватора нажмите Изменить.
5. Выберите для параметра Разрешение на экспорт данных значение Разрешить для всех или Запретить для всех.
6. Нажмите Сохранить.
7. При необходимости настройте разрешения для организационного подразделения.
   Примечание. Рядом с организационными подразделениями, которые переопределяют настройку подразделения верхнего уровня, нет серой точки.
   1. В левой части страницы выберите организационное подразделение.
   2. Задайте параметр Разрешение на экспорт данных, чтобы включить или отключить Архиватор:
      • Если установлено значение Унаследовано, выберите Разрешить или Не разрешать, а затем нажмите Переопределить, чтобы переопределить настройки родительского организационного подразделения.
        
        
         
      • Если установлено значение Переопределено, выберите Разрешить или Не разрешать, а затем нажмите Сохранить, чтобы использовать новое значение параметра для организационного подразделения. Вы также можете нажать Наследовать, чтобы всегда применять настройки родительского организационного подразделения.
8. При необходимости задайте разрешение для группы:
   1. Слева выберите группу.
   2. Задайте параметр Разрешение на экспорт данных, чтобы включить Архиватор:
      • Чтобы включить Архиватор для группы, установите флажок Разрешить и нажмите Сохранить.
      • Чтобы удалить настройки для группы, выберите Сбросить настройки. Теперь к пользователям будут применяться настройки доступа, заданные для их организации. Если эти сотрудники входят в другую группу доступа, для которой сервис включен, они не потеряют доступ к нему.

Примечание. Изменения обычно вступают в силу в течение нескольких минут, но иногда на это требуется до 24 часов.

Как настроить сервисы с отдельным переключателем для Архиватора

Вы можете включить или отключить Архиватор для сервиса с отдельным переключателем. Например, можно разрешить одной группе использовать Архиватор для Google Фото и видео на YouTube, но не для Google Pay. Если вы отключите Архиватор для сервиса, пользователь не увидит этот сервис на своей странице Архиватора.

Как выбрать настройки Архиватора для организационного подразделения или сервиса

На этом этапе вам потребуются права администратора для управления организационными подразделениями верхнего уровня и настройками сервисов.

Подготовка. Чтобы включить или отключить Архиватор для определенных пользователей, добавьте их аккаунты в организационное подразделение (чтобы управлять доступом на уровне отдела) или в группу доступа (чтобы предоставить доступ пользователям из разных отделов или отдельным пользователям внутри отдела).

1. В консоли администратора нажмите на значок меню АккаунтGoogle Архиватор.

2. Нажмите Доступ пользователей к Архиватору (сервисы Google).
3. Слева выберите организационное подразделение.
   Примечание. В этом представлении рядом с организационными подразделениями, которые переопределяют настройки подразделения верхнего уровня, нет серой точки.
4. Установите флажки рядом с нужными сервисами в списке Архиватора.
   Примечание. Кнопка "Добавить фильтр" будет неактивна. В настоящий момент только у некоторых дополнительных сервисов есть отдельный переключатель для Архиватора.
5. Выберите настройки Архиватора:
   • Если установлено значение Унаследовано, выберите Разрешить или Не разрешать, чтобы переопределить настройки родительского организационного подразделения.
   • Если установлено значение Переопределено, нажмите Наследовать, чтобы применить настройки родительского организационного подразделения. Вы также можете выбрать Разрешить или Не разрешать, чтобы переопределить настройки родительского организационного подразделения.
      

     
     

      

   • При необходимости вы можете задать настройки Архиватора для отдельных сервисов. Например, можно посмотреть или изменить настройки сервиса для организации.
     1. В столбце Название сервиса нажмите на название сервиса (не на флажок), например Blogger или Google Фото.
     2. Выберите организационное подразделение, для которого нужно посмотреть или изменить настройки Архиватора.

 

Как настроить Архиватор для группы

На этом этапе вам потребуются права администратора для управления группами, организационными подразделениями верхнего уровня и настройками сервисов.

Вы можете включить или отключить Архиватор для отдельной группы пользователей вместо всего организационного подразделения. Это позволяет управлять настройками Архиватора для отдельных сотрудников, не меняя структуру организации.

Подготовка. Выберите или создайте группу.

В качестве групп конфигурации можно использовать только группы пользователей, созданные с помощью консоли администратора, Google Групп для бизнеса, Directory API или Google Cloud Directory Sync. Нельзя использовать группы, созданные в Google Группах.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню АккаунтGoogle Архиватор.
3. Выберите Доступ пользователей к Архиватору (сервисы Google).
4. Слева нажмите Группы и выберите группу.
   По умолчанию у новой группы те же настройки, что и в организационном подразделении верхнего уровня. Если вам не удается найти вашу группу, возможно, она была создана в Google Группах, поэтому ее нельзя использовать как группу конфигурации.
5. Установите флажки рядом с нужными сервисами в списке Архиватора.
   Примечание. Кнопка "Добавить фильтр" будет неактивна. В настоящий момент только у некоторых дополнительных сервисов есть отдельный переключатель для Архиватора.
   
   
6. Задайте настройки Google Архиватора для группы. По умолчанию у новой группы те же настройки, что и в организационном подразделении верхнего уровня.
   • Нажмите Разрешить или Не разрешать. Чтобы закрыть панель, нажмите Отмена.
   • Чтобы удалить группу конфигурации, выберите Сбросить настройки. Теперь к пользователям будут применяться настройки, заданные для их организации. Если эти сотрудники входят в другую группу конфигурации с настройками Архиватора, применяются настройки другой группы.
7. Если у сервиса есть несколько групп конфигурации, вы можете указать, какая из них имеет приоритет. Подробнее о группах конфигурации…

1. Нажмите на название сервиса, например Blogger.
2. Слева нажмите Поиск групп. Откроется список всех групп конфигурации, упорядоченных по приоритету.
3. Измените приоритет группы, перетащив ее вверх или вниз по списку.
4. Нажмите Сохранить.

Обычно изменения в аккаунтах пользователей вступают в силу в течение нескольких минут, но иногда на это требуется до 24 часов.

Как посмотреть настройки Архиватора для отдельного пользователя

На этом этапе вам потребуются права администратора для управления пользователями, организационными подразделениями верхнего уровня и настройками сервисов.

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню АккаунтGoogle Архиватор.
3. Справа нажмите на название одного из перечисленных ниже сервисов.
   
   

   • Blogger;
   • Google Книги;
   • Google Карты;
   • Google Pay;
   • Google Фото;
   • Google Play;
   • Google Play Console;
   • история местоположений;
   • YouTube.
4. На странице настроек сервиса выберите Google Архиватор.
5. В левом верхнем углу нажмите Пользователи.
6. Нажмите Выберите пользователя и воспользуйтесь поиском, указав адрес электронной почты пользователя, а не его имя.
7. Выберите пользователя, чтобы посмотреть настройки для него. Под названием настройки можно нажать на группу конфигурации или организационное подразделение, которые определяют настройки для пользователя.
   
   

Как управлять Архиватором для аккаунта

Как помочь пользователям скачать данные

• Отправьте пользователям следующие инструкции: Как скачать свои данные в аккаунте Google.
• Если пользователь запланирует скачивание до отключения Архиватора, скачивание продолжится по расписанию. Отменить его сможет только сам пользователь.
• Если аккаунт временно заблокирован, то его владелец не может скачивать данные с помощью Архиватора.
• Если вы администратор Google Workspace for Education, ваши пользователи могут перенести копию данных Gmail и документов на Google Диске в другой аккаунт Google. Подробнее…

Устранение неполадок

Архиватор включен для сервиса, но в нем не показаны данные из этого сервиса

Если сервис не отображается в Архиваторе, возможно, у пользователя нет данных этого сервиса. Причина также может быть в том, что после изменения настроек ещё не прошло 24 часа, необходимых для их применения.

Пользователи могут скачать данные сервиса из Архиватора, несмотря на то что Архиватор отключен

• Если у сервиса есть отдельный переключатель для Архиватора, убедитесь, что пользователи входят в организационное подразделение или группу конфигурации, в которой Архиватор отключен для сервиса.
• Если для сервиса используется общий переключатель для Архиватора, убедитесь, что пользователи входят в организационное подразделение или группу конфигурации, в которой для параметра Разрешение на экспорт данных установлено значение Не разрешать.

Причина также может быть в том, что после изменения настроек ещё не прошло 24 часа, необходимых для их применения.

Данные не попали в экспорт

Попросите пользователей повторить экспорт.

Журналы аудита для Google Архиватора

• Проверьте действия пользователей с Google Архиватором. Этот журнал, помимо прочего, содержит информацию о том, какой пользователь начал экспорт и данные каких сервисов были в него включены. Подробнее о событиях журнала Архиватора…

• Посмотрите изменения в настройках Архиватора в журнале аудита администратора.

Статьи по теме

• Как экспортировать данные организации
• Как предоставить выпускникам разрешение на перенос данных (Диск и Gmail)
• Как сохранить данные бывших сотрудников
• Как управлять сервисами, у которых нет отдельного переключателя
• Как посмотреть, какие приложения включены для пользователя или организационного подразделения