Permitir o bloquear el uso de Google Takeout

Con Google Takeout, tus usuarios pueden descargar una copia de los datos de su cuenta de Google Workspace. Los datos proceden de los servicios principales y adicionales que están integrados con Takeout, como Drive y YouTube. Por ejemplo, un usuario puede descargar archivos de Drive desde su cuenta de Google Workspace y subirlos a otra cuenta de Google.

 

Como administrador de Google Workspace, puedes controlar quién usa Google Takeout en tu organización. Si no permites que se use Takeout en un servicio, la vista del usuario de Takeout no incluirá ese servicio ni la opción para exportar datos del servicio. Consulta cómo pueden exportar los usuarios una copia de su contenido.

 

Secciones de este artículo

• Servicios disponibles en Google Takeout
• Configurar servicios con control compartido de Takeout
• Configurar servicios con control individual de Takeout
• Gestionar Takeout en tu cuenta

Servicios disponibles en Google Takeout

Servicios con control compartido de Takeout: la mayoría de los servicios de Google, como Drive o Classroom, no tienen un control propio de Takeout. En su lugar, debes permitir o no el uso de Takeout para todos esos servicios.

Servicios con control individual de Takeout: elige el ajuste de Takeout para cada uno de estos servicios. Por ejemplo, puedes permitir que los usuarios usen Takeout para Google Fotos y YouTube, pero no para Google Pay.

Servicios con control compartido de Takeout	Servicios con control individual de Takeout
Permitir o no permitir el uso de Takeout para Drive, Gmail, Calendar, Contactos y otros servicios de Google. No puedes limitar el uso de Takeout a un servicio o grupo de servicios específicos. Nota: Para ver un ejemplo de los servicios disponibles en Takeout, inicia sesión en tu cuenta de administrador de Google Workspace y ve a takeout.google.com.	Permitir o no permitir el uso de Takeout en cada servicio: Blogger * Google Libros Google Maps Google Pay * Google Fotos Google Play * Google Play Console * Historial de ubicaciones * YouTube

* Nota: Los usuarios menores de 18 años no podrán usar este servicio con su cuenta de Google Workspace for Education, aunque el servicio esté activado en la consola de administración. Más información

Ajustes predeterminados de Takeout

• En Google Workspace, los controles de Takeout están configurados como Permitidos.
• Si usas Google Workspace for Education en enseñanza primaria y secundaria, el control compartido de Takeout está definido como No permitido y el control individual de Takeout está definido como Permitido.

 

Configurar servicios con control compartido de Takeout

Define el Permiso de exportación de datos para permitir o no el uso de Takeout para Drive, Gmail, Calendar, Contactos y otros servicios de Google que no tengan su propio ajuste de Takeout.

Permitir o no permitir el uso de Takeout

 Para completar este paso, necesitas los privilegios de administrador de Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

Antes de empezar:  para permitir o no permitir el uso de Takeout a determinados usuarios, añade sus cuentas a una unidad organizativa (para controlar el acceso por departamentos) o a un grupo de acceso (para permitir el acceso a usuarios de varios departamentos o a usuarios concretos de un departamento).

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2.  En la consola de administración, ve a Menú  CuentaGoogle Takeout.

3. Haz clic en Acceso de los usuarios a Takeout para los servicios de Google.
4. En la sección Servicios sin control individual de Takeout, haz clic en Editar.
5. Define el Permiso de exportación de datos como Permitir a todos o No permitir a todos.
6. Haz clic en Guardar.
7. (Opcional) Define los permisos de una unidad organizativa.
   Nota: No aparece un punto gris junto a las unidades organizativas cuyo ajuste prevalece sobre el ajuste de nivel superior de la organización.
   1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
   2. En Permiso de exportación de datos , elige permitir o no permitir el uso de Takeout:
      • Si el ajuste es Heredado: haz clic en Permitir o en No permitir y, a continuación, selecciona Anular para reemplazar el ajuste de la unidad organizativa superior.
        
        
         
      • Si el ajuste es Anulado: haz clic en Permitir o en No permitir y selecciona Guardar para conservar el nuevo ajuste de la unidad organizativa. También puedes hacer clic en Heredar para usar siempre el ajuste de la unidad organizativa superior.
8. (Opcional) Define los permisos de un grupo:
   1. En la parte izquierda, selecciona el grupo.
   2. Configura el Permiso de exportación de datos para permitir el uso de Takeout:
      • Para permitírselo al grupo, marca Permitir y haz clic en Guardar.
      • Para quitar el ajuste del grupo, haz clic en Sin establecer. De este modo, los usuarios heredan la configuración de acceso de su organización. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, podrán seguir accediendo a él.

Nota: Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Configurar servicios con control individual de Takeout

Puedes permitir o no permitir el uso de Takeout en un servicio que tenga un control individual de Takeout. Por ejemplo, puedes permitir que un grupo use Takeout para sus vídeos de YouTube y sus fotos de Google Fotos, pero no para Google Pay. Si no permites que se use Takeout en un servicio, este no aparecerá en la página de Takeout de los usuarios.

Elegir los ajustes de Takeout para una unidad organizativa o un servicio

Para seguir este paso, necesitas tener los privilegios de administrador Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.​

Antes de empezar:  para permitir o no permitir el uso de Takeout a determinados usuarios, añade sus cuentas a una unidad organizativa (para controlar el acceso por departamentos) o a un grupo de acceso (para permitir el acceso a usuarios de varios departamentos o a usuarios concretos de un departamento).

1.  En la consola de administración, ve a Menú  CuentaGoogle Takeout.

2. Haz clic en Acceso de los usuarios a Takeout para los servicios de Google.
3. En la parte izquierda, selecciona una unidad organizativa.
   Nota: En esta vista, no aparece un punto gris junto a las unidades organizativas cuyo ajuste prevalece sobre el ajuste de nivel superior de la organización.
4. Haz clic en la casilla situada junto a los servicios que quieras de la lista de Takeout.
   Nota: El botón "Añadir un filtro" no está activo. Por el momento, solo algunos servicios adicionales tienen su propio ajuste de Takeout.
5. Elige los ajustes de Takeout:
   • Si el estado es Heredado: haz clic en Permitir o No permitir para reemplazar el ajuste de la unidad organizativa superior.
   • Si el estado es Anulado: haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior. También puedes elegir Permitir o No permitir para reemplazar el ajuste de la unidad organizativa superior.
      

     
     

      

   • (Opcional) Gestiona los ajustes de Takeout para un servicio concreto. Por ejemplo, puedes consultar o cambiar los ajustes de un servicio para toda tu organización.
     1. En la columna Nombre del servicio, haz clic en el nombre (no en la casilla) de un servicio, como Blogger o Google Fotos.
     2. Selecciona una unidad organizativa para ver o cambiar el ajuste de Takeout.

 

Personalizar servicios de Takeout para un grupo

Para este paso, necesitas tener los privilegios de administrador Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

Puedes permitir o no permitir el uso de Takeout a un grupo de usuarios en lugar de a una unidad organizativa completa. De este modo, podrás controlar el uso de Takeout de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa.

Antes de empezar: elige un grupo. Puedes crear un grupo o utilizar uno que ya tengas.

Solo los grupos de usuarios creados en la consola de administración o mediante Grupos de Google para empresas, la API Directory o Google Cloud Directory Sync se pueden utilizar como grupos de configuración. Recuerda que no puedes utilizar grupos que se hayan creado en Grupos de Google.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2.  En la consola de administración, ve a Menú  CuentaGoogle Takeout.
3. Haz clic en Acceso de los usuarios a Takeout para los servicios de Google.
4. En la parte izquierda, haz clic en Grupos y selecciona un grupo.
   De manera predeterminada, los grupos nuevos heredan los ajustes de la unidad organizativa superior. Si el grupo no aparece, es posible que se trate de un grupo creado en Grupos de Google, que no se puede usar como grupo de configuración.
5. Haz clic en la casilla situada junto a los servicios que quieras de la lista de Takeout.
   Nota: El botón "Añadir un filtro" no está activo. Por el momento, solo algunos servicios adicionales tienen sus propios ajustes de Takeout.
   
   
6. Elige los ajustes de Google Takeout para el grupo. De manera predeterminada, los grupos nuevos heredan los ajustes de la unidad organizativa superior.
   • Haz clic en Permitir o No permitir. Haz clic en Cancelar para cerrar el panel.
   • Haz clic en Sin establecer para quitar el grupo de configuración. De este modo, los usuarios heredan el ajuste de su organización. Sin embargo, si los usuarios pertenecen a otro grupo de configuración con ajustes de Takeout, se aplicarán esos ajustes.
7. (Opcional) Si un servicio tiene varios grupos de configuración, puedes definir cuál tiene prioridad. Más información sobre los grupos de configuración

1. Haz clic en el nombre del servicio (por ejemplo, Blogger).
2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar un grupo. Los grupos de configuración aparecen ordenados según su prioridad.
3. Ajusta la prioridad del grupo arrastrándolo hacia arriba o hacia abajo.
4. Haz clic en Guardar.

Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los usuarios.

Ver los ajustes de Takeout de un usuario

Para este paso, necesitas tener los privilegios de administrador Usuarios, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2.  En la consola de administración, ve a Menú  CuentaGoogle Takeout.
3. En la parte derecha, haz clic en el nombre de uno de estos servicios:
   
   

   • Blogger 
   • Google Libros
   • Google Maps
   • Google Pay 
   • Google Fotos
   • Google Play 
   • Google Play Console 
   • Historial de ubicaciones 
   • YouTube
4. En la página de ajustes del servicio, haz clic en Google Takeout.
5. Arriba a la izquierda, haz clic en Usuarios.
6. Haz clic en Selecciona un usuario y busca su dirección de correo (no su nombre).
7. Selecciona el usuario para ver sus ajustes. Debajo del nombre de un ajuste, puedes hacer clic en el grupo de configuración o en la unidad organizativa que determina los ajustes del usuario.
   
   

Gestionar Takeout en tu cuenta

Ayudar a los usuarios a descargar sus datos

• Comparte con los usuarios las instrucciones del artículo Cómo descargar tus datos de Google.
• Si un usuario programa una descarga antes de que el servicio de Takeout deje de estar permitido, la descarga continuará según la programación. Solo el usuario podrá cancelarla.
• Los usuarios suspendidos no pueden descargar datos mediante Takeout.
• Si eres administrador de una edición de Education: los usuarios pueden transferir una copia de sus documentos de Gmail y Google Drive a otra cuenta de Google. Más información

Solución de problemas

Takeout está activado para un servicio, pero no muestra datos del servicio

Si un servicio no aparece en Takeout, es posible que el usuario no tenga datos de ese servicio. Además, si el ajuste ha cambiado recientemente, puede tardar hasta 24 horas en actualizarse.

Se incluye un servicio en la descarga de Takeout de los usuarios, aunque el uso de Takeout no está permitido

• En el caso de los servicios con control individual de Takeout, comprueba que los usuarios formen parte de una unidad organizativa o de un grupo de configuración con Google Takeout definido como No permitido para el servicio.
• En los servicios con control compartido de Takeout, comprueba que los usuarios formen parte de una unidad organizativa o de un grupo de configuración con el Permiso de exportación de datos definido como No permitido.

Además, si el ajuste se ha modificado recientemente, puede tardar hasta 24 horas en actualizarse.

Faltan datos en una exportación

Si un usuario notifica que faltan datos en una exportación, pídele que vuelva a realizarla.

Registros de auditoría de Google Takeout

• Comprueba la actividad de los usuarios en Google Takeout. Los eventos de registro de Takeout incluyen información como quién ha iniciado una exportación y qué servicios se han incluido. Más información sobre los eventos de registro de Takeout

• Consulta los cambios que se han hecho en los ajustes de Takeout en los eventos de registro de administrador.

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