Activar o desactivar Google Takeout para los usuarios

Si eres administrador de cuentas de Google en una organización, puedes controlar qué usuarios pueden utilizar Google Takeout. Si activas Takeout en un servicio, los usuarios podrán descargar una copia de los datos de ese servicio desde su cuenta. 

Algunos servicios adicionales de Google, que se enumeran más abajo (como Google Fotos), tienen un control individual de Takeout. La mayoría de los servicios de Google, como Contactos o Classroom, no tienen una opción específica para activar o desactivar Takeout.

En los servicios que tienen un control individual de Takeout, puedes activar o desactivar Takeout para ese servicio, con independencia de cuál sea el estado del control del servicio Takeout. Los servicios que no tienen un control individual de Takeout se activan o desactivan en el control del servicio Takeout.

Por ejemplo, Fotos tiene un control individual de Takeout. Es decir, aunque desactives el servicio Takeout en las cuentas de tus usuarios, podrás activar Takeout específicamente para Fotos. Los usuarios pueden descargar y exportar sus datos de Fotos desde Google Takeout.

Si Takeout está desactivado en un servicio con controles individuales, ese servicio estará oculto en la vista del usuario de Takeout. Por tanto, usuarios no podrán exportar datos de ese servicio.

Notas:

  • Si un usuario programa una exportación antes de que se desactive el servicio Takeout, esa exportación se realizará y solo el usuario podrá cancelarla. 
  • Los usuarios suspendidos no pueden acceder a su cuenta de Google ni descargar datos de Takeout. 

Consulta cómo los usuarios pueden descargar sus datos de Google.

Gestionar las descargas de una organización

Hay dos formas de gestionar las descargas.

Activar o desactivar Takeout en servicios sin control individual de Takeout

La mayoría de los servicios de Google no tienen una opción específica para activar o desactivar Takeout. Estos servicios se denominan servicios sin control individual de Takeout

En la consola de administración, puedes controlar Takeout en todos esos servicios en el panel de estado del servicio Takeout.

Importante: Aunque el servicio Takeout esté desactivado, puedes activar Takeout en todos los servicios que tengan un control individual de Takeout. 

Activar o desactivar Takeout en servicios con control individual de Takeout

Algunos servicios de Google tienen un control individual de Takeout, y puedes activar o desactivar Takeout en cada uno de ellos. Estos servicios se conocen como servicios con control individual de Takeout y sus controles de Takeout son independientes del control mencionado anteriormente

Estos son los servicios que tienen un control individual de Takeout actualmente:

  • Blogger
  • Google Libros
  • Google Maps
  • Google Pay
  • Google Fotos
  • Google Play
  • Google Play Console
  • Historial de ubicaciones
  • YouTube

Controlar Takeout en servicios sin control individual de Takeout

Antes de empezar: Para activar o desactivar el servicio en cuentas de usuario concretas, incluye esas cuentas en una unidad organizativa si quieres controlar el acceso por departamento, o en un grupo de acceso si quieres controlar el acceso de determinados usuarios de varios departamentos o de un mismo departamento.

Con el control de estado del servicio Takeout, puedes activar o desactivar Takeout en todos los servicios sin control individual de Takeout. 

Si el estado de Google Takeout está desactivado, los servicios que no tengan un control individual de Takeout no se mostrarán en la página de Takeout del usuario.

Nota: Para gestionar los ajustes de Takeout en los servicios con control individual de Takeout, consulta la sección Controlar Takeout en los servicios con control individual de Takeout.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Servicios adicionales de Google.
  3. Haz clic en Google Takeout.
  4. Haz clic en Estado del servicio.
  5. Para activar o desactivar un servicio en toda tu organización, haz clic en Activado para todos o en Desactivado para todos y, a continuación, haz clic en Guardar.

  6. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:
    1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
    2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
    3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
        Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
  7. Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, utiliza un grupo de acceso. Consulta más información en la sección sobre cómo activar servicios en grupos.

Nota: Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Controlar Takeout en servicios con control individual de Takeout

Antes de empezar: Para activar o desactivar el servicio en cuentas de usuario concretas, incluye esas cuentas en una unidad organizativa si quieres controlar el acceso por departamento, o en un grupo de acceso si quieres controlar el acceso de determinados usuarios de varios departamentos o de un mismo departamento.

Puedes controlar Takeout en estos servicios: Blogger, Google Libros, Google Maps, Google Pay, Google Fotos, Google Play, Google Play Console, el historial de ubicaciones y YouTube.

Los servicios que tienen Takeout desactivado no se muestran en la página de Takeout del usuario.

Nota: Para gestionar los ajustes de Takeout en todos los servicios sin control individual de Takeout, consulta la sección Controlar Takeout en servicios sin control individual de Takeout más arriba.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Servicios adicionales de Google.
  3. Haz clic en el servicio adicional con control individual de Takeout. 
    Nota: Consulta la lista de servicios disponibles más arriba para obtener información al respecto.
  4. Selecciona un servicio adicional admitido.
  5. En la página de configuración del servicio adicional, haz clic en Google Takeout.
  6. Para activar o desactivar Takeout en toda tu organización, haz clic en Activado o en Desactivado y luego en Guardar.
    Nota: Si Takeout está desactivado en una unidad organizativa concreta, las opciones no estarán disponibles.
  7. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:
    1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
    2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
    3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
        Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
  8. Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, utiliza un grupo de acceso. Consulta más información en la sección sobre cómo activar servicios en grupos.

Nota: Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el control del servicio Google Takeout y los controles individuales de Google Takeout? 

El control del servicio Takeout activa o desactiva Takeout en todos los servicios sin control individual de Takeout, como Classroom. La mayoría de los servicios de Google no tienen una opción específica para activar o desactivar Takeout.
En el caso de los servicios con control individual de Takeout, como Fotos, Takeout se puede activar o desactivar independientemente del control de ese servicio. Por ejemplo, aunque el control de Takeout esté desactivado, los usuarios podrán exportar datos de Fotos si el control individual de Takeout está activado en ese servicio.

¿Qué ocurre si los usuarios de mi organización notifican que un servicio no aparece en Takeout, incluso si Takeout está activado en ese servicio? 

El motivo más habitual por el que un servicio no aparece en Takeout es que el usuario no tiene datos de ese servicio. 
Además, si el ajuste se ha modificado recientemente, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por el sistema.

¿Qué ocurre si un servicio aparece en Takeout para los usuarios de mi organización aunque esté desactivado? 

  • Si el servicio tiene un control de Takeout individual: comprueba que los usuarios estén en una unidad organizativa o un grupo que tenga Takeout desactivado en el servicio afectado. 
  • Si el servicio no tiene un control individual de Takeout: comprueba que los usuarios pertenezcan a una unidad organizativa o un grupo que tenga el servicio Takeout desactivado. 
Además, si el ajuste se ha modificado recientemente, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por el sistema.

¿Qué ocurre si los usuarios de mi organización notifican que faltan datos?

Si un usuario notifica que faltan datos en una exportación, pídele que vuelva a realizarla.

¿Cómo puedo desactivar Takeout en todos los servicios?

Para desactivar Takeout en todos los servicios de tus usuarios, el control de estado de Takeout y los controles de Takeout de cada servicio compatible también deben estar desactivados. 
Para obtener información sobre cómo desactivar el control de estado del servicio Takeout, consulta la sección Controlar Takeout en servicios sin control individual de Takeout.
Para obtener información sobre cómo desactivar los controles individuales de Takeout, consulta la sección Controlar Takeout en servicios con control individual de Takeout.

¿Dónde puedo ver si los ajustes de Takeout están activados o desactivados?

Si tú u otro administrador habéis activado o desactivado los ajustes de Takeout, puedes obtener información al respecto en el artículo Registro de auditoría de la consola de administración

¿Puedo saber si los usuarios de mi organización han usado Takeout?

Para saber qué usuarios de tu organización han utilizado Takeout para descargar una copia de sus datos, consulta el artículo Registro de auditoría de Takeout.

Pasos siguientes

Si eres administrador de una edición para centros educativos, consulta los pasos que deben seguir tus usuarios para transferir su contenido a otra cuenta de Google. Para obtener más información, consulta el artículo Permitir que los alumnos que se van a graduar transfieran sus datos.

Consulta cómo los usuarios pueden descargar sus datos de Google.

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