為您的網域或機構設定轉送功能

G Suite 管理員可以依照機構需求設定許多合適的電子郵件轉送和傳送選項。舉例來說,您可以將郵件轉送至 Gmail 和外部郵件伺服器,或是為非 Gmail 使用者轉送內送郵件。此外,您也可以依機構設定不同的轉送政策。

除了可以使用各種進階 Gmail 設定來設置轉送選項外,「轉送」設定也提供一套整合選項。本文提供指定「轉送」設定的操作說明。

如要瞭解轉送設定和傳送類型 (例如雙重傳送和分類傳送),請參閱電子郵件轉送和傳送

轉送操作

當郵件符合轉送政策時,您可以:

  • 拒絕接收郵件
  • 隔離郵件
  • 修改郵件後再傳送

設定套用方式

如果沒有在「選項」部分中進行修改,系統就會將這項規則套用至機構單位中所有使用者,子機構中的使用者也會沿用您為上層機構所建立的規則。您可以停用子機構中沿用的規則,避免系統將該規則套用至子機構以及子機構的下層機構;您還可以為各機構新增多項規則。

具有多項規則的設定可能會影響郵件行為和規則的套用方式;例如在遇到有多項規則或設定的情況下,系統應優先套用哪一項規則或設定。

不同的規則之間可能會有所衝突。舉例來說,系統是否應拒絕或接收郵件兩次?您設定的條件和執行規則的優先順序將會決定郵件的收發情形。請進一步瞭解多項設定對郵件行為的影響

透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性

您可以使用安全/多用途網際網路郵件延伸標準 (S/MIME) 的進階功能加強郵件安全性。舉例來說,您可以設定規則,要求外寄郵件使用 S/MIME 加密。如要透過「加密」選項設定這項規則,請按照步驟 3 操作。

如需概要說明,請參閱透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性

這項功能僅適用於 G Suite EnterpriseG Suite Enterprise 教育版

事前準備

如要變更郵件目的地,將郵件轉送至其他郵件伺服器,請建立郵件主機清單 (也稱為路徑清單),然後在 Google 管理控制台中新增路徑

為您的網域或機構設定轉送功能

前置步驟:前往 Google 管理控制台中的 Gmail 進階設定

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中,依序前往 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Gmail] 接下來 [進階設定]

    提示:如要查看 [進階設定],請捲動至 Gmail 頁面底部。

  3. (選用) 在左側選取機構。

  4. 捲動至「轉送」部分的 [轉送] 設定,將游標移至該設定上,然後按一下 [設定]。完成這項設定後,將游標移至該設定上,然後按一下 [編輯] 或 [新增其他]

  5. 為這項設定輸入易於辨識的專屬名稱。
  6. 前往下一步進行設定。

步驟 1:輸入受影響的電子郵件

您可以將「轉送」設定套用至下列項目:

  • 內送 (任何從外部傳入的郵件) 
  • 外寄 (任何寄往外部的郵件)
  • 內部傳送 (「收件者」是機構相關網域或子網域的內部郵件)
  • 內部接收 (「寄件者」是機構相關網域或子網域的內部郵件)

    注意: 
    • 上述郵件包括在 Gmail 外產生並通過您網域的 SPF 或 DKIM 驗證的郵件。
    • 如果郵件是從您的網域寄送,且未通過 SPF 或 DKIM 驗證,則 Gmail 將無法辨識寄件者,並會將該郵件視為外部郵件。即使您未將上述設定套用於內部郵件 (意思是您只選取了內送或外寄),這項機制仍然適用。

舉例來說,您可以選取內送郵件和/或內部接收的郵件,然後設定分類傳送、雙重傳送或全部接收的地址 (亦可三項全部設定),以及將郵件轉送給其他收件者。

  1. 在您要套用政策的郵件旁邊勾選對應的方塊。
    如要設定分類傳送或雙重傳送,請選取 [內送] 和/或 [內部 - 接收]
    如要設定全部接收的地址,或將郵件轉送給其他收件者,請選取 [內送] 和/或 [內部 - 接收]

  2. 前往下一步繼續進行設定。

步驟 2:設定郵件篩選器

您可以將影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,例如指定單一收件者、多位使用者 (透過規則運算式) 或電子郵件群組。

如要設定郵件篩選器,請勾選 [僅影響特定郵件寄件者] 方塊和/或 [僅影響特定郵件收件者] 方塊,接著從清單中選取選項。

  • 單一電子郵件地址:如果要指定單一使用者,可以輸入電子郵件地址 (必須是完整的電子郵件地址,並應包含 @ 和網域名稱)。比對時不區分大小寫。

  • 模式比對:如果要指定網域中的一組寄件者或收件者,可以輸入規則運算式 (按一下 [測試運算式] 可確認語法是否正確)。舉例來說,如果只要讓這項設定套用到特定的 3 位使用者,可以使用下列規則運算式語法輸入使用者清單:

    ^(?i)(<使用者 1>@solarmora.com|<使用者 2>@solarmora.com|<使用者 3>@solarmora.com)$

    運算式元素說明:

    • ^ 比對新行的開頭。
    • (?i) 讓運算式不區分大小寫。
    • $ 比對行的結尾。

    進一步瞭解如何使用規則運算式

  • 群組成員資格:選取清單中的一或多個群組。對於郵件寄件者,這個選項僅適用於已寄出的郵件。對於郵件收件者,這個選項僅適用於已收到的郵件。您必須先建立群組才能使用這個選項。

前往下一步繼續進行設定。

步驟 3:指定對於郵件的處理動作

  1. 指定當郵件符合設定條件時,要修改、拒絕還是隔離郵件。請參閱下列詳細資訊。

    如要設定分類傳送、雙重傳送或全部接收的地址,或將郵件轉送給其他收件者,請選取 [修改郵件]。
  2. 設定您選擇的處理動作選項。

    如何設定分類傳送:

    1. 選取 [變更路徑]
    2. 從清單中選取外部伺服器。
    3. 向下捲動,然後按一下 [儲存]
    如何設定雙重傳送:
    1. 在「同時傳送給」之下選取 [新增其他收件者],然後按一下 [新增]
    2. 在「收件者」之下,依序點選向下箭頭 > [進階]
    3. 選取 [變更路徑],然後在清單中選取次要郵件路徑。
    4. 向下捲動,然後按一下 [儲存]
    如何設定全部接收的地址:
    1. 選取 [轉送至使用者 <使用者名稱>@<您的主要網域>]
    2. 在 @<您的主要網域> 旁邊的空白欄位中輸入全部接收的地址,例如輸入「jsmith」
    3. 按一下 [顯示選項]
    4. 在「受影響的帳戶類型」之下,勾選 [不明/全部接收的地址] 方塊。取消勾選 [使用者] 和 [群組]
    5. 按一下 [新增設定]。
    如何將郵件轉送給其他收件者:
    1. 在「同時傳送給」之下,勾選 [新增其他收件者] 方塊。
    2. 按一下 [新增]。
    3. 在「收件者」之下,確認已選取清單中的 [基本]。
    4. 輸入收件者的電子郵件地址,然後按一下 [儲存]。
    5. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]
  3. (選用) 如要調整其他參數來限制設定的套用範圍,請按一下 [顯示選項]。詳情請參閱下方的設定其他參數一節。
  4. 前往 [儲存設定]

拒絕郵件

拒絕郵件後,郵件就無法傳送給指定的收件者。您可以為拒絕通知輸入自訂文字。

對於符合條件的郵件,系統不會套用其他轉送或法規遵循規則,而是直接予以拒絕。

注意:Gmail 會自動加入 SMTP 拒絕代碼 (例如 550 5.7.1)。這是電子郵件 SMTP 標準的必要部分,所以您無法刪除。

隔離郵件

您可以先將郵件傳送至管理員隔離區進行檢查,再決定是否要傳送或拒絕郵件。這個選項僅適用於使用者帳戶類型。請參閱下方的「受影響的帳戶」一節。

如要在使用者傳送的郵件遭到隔離時通知他們,請勾選 [通知] 方塊。

修改郵件

您可以修改郵件,例如新增標頭、移除附件、變更郵件收件者、新增其他收件者 (其他路徑或次要路徑) 及變更路徑。
執行這項操作時,您可以變更主要目的地 (預設為 Gmail 伺服器),以及定義其他目的地或次要目的地 (用於執行雙重傳送或多重傳送)。
如要進一步瞭解這些控制項,請參閱以下的說明。

新增 X-Gm-Original-To 標頭

勾選這個方塊即可在收件者遭到變更時新增標頭標記。如此一來,下游伺服器就會得知原始郵件收件者是誰。以下是標頭標記格式的範例:X-Gm-Original-To: <使用者>@solarmora.com

要將郵件複本重新轉送給其他收件者時,標頭特別好用。即使您變更了收件者地址,新的收件者還是能根據標頭看出原始郵件收件者的地址。他們只要查看郵件的 X-Gm-Original-To 標頭,就能得知原始郵件收件者是誰。

新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭

系統會自動過濾 Gmail 的郵件,檢查是否為垃圾內容或網路詐騙。如果勾選 [新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭] 方塊,系統就會新增下列標頭來指出郵件是否為垃圾郵件和網路詐騙郵件。舉例來說,下游伺服器的管理員可以運用這項資訊來設定規則,採取清除郵件以外的方式來處理垃圾郵件和網路詐騙郵件。

  • X-Gm-Spam: 0 表示郵件不是垃圾郵件。
  • X-Gm-Spam: 1 表示郵件是垃圾郵件。
  • X-Gm-Phishy: 0 表示郵件不是網路詐騙郵件。
  • X-Gm-Phishy: 1 表示郵件是網路詐騙郵件。

系統會自動將擁有 phishy 標記的郵件標記為垃圾郵件。

如要將 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭加到郵件中,請思考郵件後續的轉送目的地。當重新轉送的郵件送達目的地時,由於郵件的元素已經變更 (例如傳送 IP 位址),因此系統經常不再將這類郵件歸類為垃圾郵件。

如果郵件會重新轉送到下游伺服器,請設定規則讓該伺服器讀取這些標頭,避免將擁有 X-Gm-Spam: 1X-Gm-Phishy: 1 標記的郵件寄送至使用者的收件匣。

如果郵件會重新轉送回 Google,請建立內送閘道設定,將擁有標記的郵件標示為垃圾郵件;或者建立「內容規範」設定,將這類郵件送至管理員隔離區以進行審查。

注意:這個標頭值適用於「使用者」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型。如果帳戶類型為「群組」,則一律適用 X-Gm-Spam: 0X-Gm-Phishy: 0 標頭。如需帳戶類型相關資訊,請參閱下方的「受影響的帳戶類型」一節。

新增自訂標頭

您可以針對受到這個設定影響的郵件新增一或多個自訂標頭。例如,您可以新增標頭,讓該標頭符合您為設定項目所輸入的說明,這樣有助於分析為什麼郵件會以某種方式轉送,或瞭解規則的觸發原因。

前置自訂主旨

您可以輸入一段文字做為郵件主旨起頭,該字串會顯示在主旨開頭並置於括號中。舉例來說,您可以針對內含敏感資訊的電子郵件,在這個欄位中輸入「機密」一詞。如果有一封主旨為「月報表」的郵件觸發這個規則,則收件者可能會看到以下主旨:「[機密] 月報表」。

變更路徑和一併重新轉送垃圾郵件

  • 變更路徑:變更郵件的目的地。在預設狀態下,Gmail 伺服器會是主要的傳送目標,不過您也可以變更傳送目標,將郵件轉送至其他郵件伺服器 (例如 Microsoft® Exchange)。

    注意:您必須先使用主機分頁新增路徑,才能變更郵件路徑。完成新增後,新的路徑就會顯示在 [變更路徑] 清單中。

  • 一併重新轉送垃圾郵件:這個選項會在您選取 [變更路徑] 後顯示。「一併重新轉送垃圾郵件」功能可讓您轉送符合設定條件的所有郵件,包括已標記為垃圾郵件的郵件。

    如果您未勾選 [一併重新轉送垃圾郵件] 方塊,系統則會重新轉送一般郵件,而不會重新轉送垃圾郵件。

注意事項

  • 不論是否選取 [一併重新轉送垃圾郵件],系統一律不會重新轉送含有不當內容的垃圾郵件 (因為在傳送時已遭篩除)。

  • 如果歸類為垃圾郵件的郵件遭到其中一項 G Suite 電子郵件設定覆寫 (例如已列入寄件者許可清單),那麼系統會將該郵件視為一般郵件並轉送,而不會視為垃圾郵件。

 

變更郵件收件者

您可以透過下列其中一種方法變更郵件收件者:

  • 如要變更收件者的完整電子郵件地址,請在 [變更收件者] 後方輸入完整電子郵件地址,例如「<使用者>@solarmora.com

  • 如果只要變更收件者電子郵件地址的使用者名稱,而網域保持不變,請在「@<現有網域>」前方輸入使用者名稱,例如「user」

  • 如果只要變更收件者電子郵件地址的網域,而使用者名稱保持不變,請在「<現有使用者名稱>@」後方輸入網域,例如「solarmora.com」

變更主要地址上的郵件收件者,作用等同將郵件轉寄給其他收件者;系統不會將該郵件送至原始收件者的信箱,而是轉送回網際網路以傳送給新收件者。「收件者」地址依然會顯示原始收件者的地址,即使變更了郵件收件者也一樣。

目的地伺服器是由新收件者的網域上執行的 MX 查詢來決定。如果您使用了 [變更路徑] 控制項,則將由指定的路徑來決定目的地伺服器。

如果您想要以密件複本的方式來加入其他收件者,請使用 [新增其他收件者] 選項,下方有更進一步的說明。

將這封郵件略過垃圾郵件篩選器

如果勾選這個方塊,即使垃圾郵件篩選器將內送郵件判別為垃圾郵件,系統仍會將這些郵件傳送給收件者。這個選項僅適用於內送郵件,無法略過外寄郵件的垃圾郵件篩選器。

注意:這個選項適用於「使用者」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型,但不適用於「群組」帳戶類型。如需帳戶類型相關資訊,請參閱下方的「受影響的帳戶類型」一節。

移除郵件的附件

勾選這個方塊即可移除郵件中的所有附件。另外,您也可以選擇附加一段文字訊息來告知收件者您已移除附件。

新增其他收件者

  1. 勾選 [新增其他使用者] 方塊,然後按一下「新增」圖示 新增 即可設定雙重傳送或多重傳送。

  2. 如要新增個別電子郵件地址,請從下拉式清單中選取 [基本] 並按一下 [儲存]。按一下「新增」圖示 新增 即可新增更多地址。

  3. 如要為次要傳送目標選用進階選項,請從下拉式清單中選取 [進階]。如同修改主要傳送目標設定,您也可以針對次要傳送目標變更郵件收件者、新增標頭、前置自訂主旨以及移除附件。

注意事項

  • 每項規則的額外收件者人數上限均為 100 人,因此如果收件者眾多,建議您使用群組。

  • 您為主要傳送目標指定的各項設定也會影響次要傳送目標。比方說,如果您變更了主要傳送目標的郵件收件者、前置自訂主旨及新增自訂標頭,這些設定也同樣會套用至次要傳送目標。不過,即使變更郵件收件者,「收件者」地址仍會顯示原始收件者的地址。

  • 對於次要傳送目標,系統會預設勾選 [不要傳送垃圾郵件給這個收件者] 和 [略過來自這個收件者的退信] 方塊。如果郵件是垃圾郵件,系統就會捨棄傳送給其他收件者的郵件複本。[略過來自這個收件者的退信] 選項可避免原始寄件者收到退信。

  • 如果為郵件新增額外收件者,則系統會為每位額外收件者產生一封新郵件,並逐一為每封新郵件套用進階 Gmail 設定。

加密 (僅適用於寄出郵件時)

根據預設,Gmail 一律會嘗試使用安全傳輸 (TLS) 傳送郵件。如果沒有安全的傳輸方式可用,便會透過未加密的連線來傳送郵件。

您可以勾選 [需要安全傳輸 (TLS)] 方塊,針對受到這項設定影響的外寄郵件設定安全傳輸。這個選項會要求所有符合設定中所列條件 (例如相符運算式、帳戶類型和郵件篩選器) 的郵件都必須透過安全連線傳送。如果傳送端或接收端都不支援 TLS,系統就不會傳送郵件。

如要確保特定郵件需經過 S/MIME 加密才能傳送,請勾選 [將未加密的郵件加密 (S/MIME)] 方塊 (詳情請參閱下方的附註)。

此外,如要退回未經過 S/MIME 加密的郵件,請勾選 [如果無法加密,則退回郵件] 方塊。

如要進一步瞭解如何透過代管的 S/MIME 提高郵件安全性,請參閱這篇文章

 

設定其他參數

如要針對這項設定指定其他選項,請按一下 [顯示選項]。

地址清單

您可以指定將地址清單做為條件,依此略過或套用指定轉送政策。這些清單可包含電子郵件地址和/或網域。

判斷地址清單是否相符的方法有兩種。如果指定了多份清單,則地址必須至少與其中一份清單相符:

  • 通信者 (預設):G Suite 會考慮已收到郵件的「寄件者」和已寄出郵件的收件者。系統也會針對寄件者檢查驗證要求 (詳情如下)。
  • 收件者:G Suite 一律會檢查收件者是否在地址清單中。

以下是指定是否略過或套用指定轉送設定的選項:

  • 讓特定地址/網域略過這項設定:如果地址清單相符,則無論設定中指定的其他條件為何,一律完全略過這項設定。
  • 僅針對特定地址/網域套用這項設定:地址清單比對結果成為這項設定套用與否的條件。如果設定中有其他條件 (例如相符運算式、帳戶類型或郵件篩選器),則必須同時符合這些條件才會套用這項設定。

如何建立地址清單:

  1. 在「地址清單」底下,勾選 [使用地址清單略過這項設定,或控制要套用這項設定的地址] 方塊。
  2. 從下拉式清單中選取下列其中一個地址清單套用選項:
    • 將地址清單套用至通信者
    • 將地址清單套用至收件者
  3. 選取下列其中一個選項:

    • 讓特定地址/網域略過這項設定
    • 僅針對特定地址/網域套用這項設定
  4. 按一下 [使用現有的清單或建立新的清單]

  5. 選取現有清單的名稱,或為新的清單輸入自訂名稱,然後按一下 [建立]

  6. 將游標移至清單名稱上,然後按一下 [編輯]

  7. 如要將地址或網域新增到清單中,請按一下「新增」圖示 新增

  8. 輸入完整的電子郵件地址或網域名稱。此外,如要大量新增清單,請輸入以半形逗號或空格分隔的地址清單。

    注意:如果您要讓未啟用驗證功能的已核准寄件者略過這項設定,請取消勾選 [需要進行寄件者驗證] 方塊。請謹慎使用這個選項,以免發生假冒情形。進一步瞭解寄件者驗證程序.

  9. 按一下 [儲存]

  10. (選用) 如要將其他電子郵件地址或網域加到清單中,請重複步驟 5 至步驟 8。

  11. 完成後,請前往 [受影響的帳戶類型]

受影響的帳戶類型

選取一或多種要套用設定的帳戶類型。帳戶類型如下:[使用者]、[群組] 和 [不明/全部接收的地址]。您必須先選取帳戶類型,才能儲存設定。

如果您指定頂層機構的設定時,選取的動作是 [修改郵件] 或 [拒絕郵件],則三種帳戶類型皆可使用。如果您選取的動作是 [隔離郵件],則只能使用「使用者」帳戶類型。

如果您是為子機構進行設定,則只能使用「使用者」帳戶類型。根據預設,系統會選取 [使用者],但您可以選擇多個類型。舉例來說,您可以指定只套用到「群組」(必須是收件者群組) 帳戶類型的「內送」設定;如果您要指定「外寄」設定,則所選帳戶類型必須與寄件者相符。

  • 使用者 (預設):如果您選取 [使用者],這項設定會套用至已佈建的 G Suite 使用者。針對傳送出去的外寄郵件,這項設定會在您的使用者傳送電子郵件時觸發;針對接收到的內送郵件,這項設定則會在您的使用者收到電子郵件時觸發。
  • 群組:如果您選取 [群組],這項設定會套用至您的 Google 網上論壇。針對傳送出去的外寄郵件,這項設定會在您的群組將電子郵件或摘要轉寄給成員時觸發;針對接收到的內送郵件,這項設定則會在您的群組收到電子郵件時觸發。
  • 不明/全部接收的地址:如果您選取這個項目,這項設定會在貴公司收到不符合任何已佈建 G Suite 使用者的電子郵件時觸發。這個選項僅適用於接收到的內送電子郵件。

「群組」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型不適用於 [新增 X-Gm-Spam 和 X-Gm-Phishy 標頭] 控制項。如果帳戶類型是「群組」或「不明/全部接收的地址」,則標頭一律為 X-Gm-Spam: 0X-Gm-Phishy: 0

「群組」和「不明/全部接收的地址」帳戶類型也不適用於 [將這封郵件略過垃圾郵件篩選器] 控制項和 [一併重新轉送垃圾郵件]。

選取完畢後,請執行下列操作:

  1. (選用) 指定郵件篩選器。

  2. 前往 [儲存設定]

儲存設定

最終步驟:新增及儲存設定

  1. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]。新增的每項設定都會加到「Gmail 進階設定」網頁。

  2. 按一下底部的 [儲存]。

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