אדמינים יכולים להתאים אישית את אופן הניתוב, השליחה והאחסון של האימיילים בהתאם לצורכי הארגון. לדוגמה, אתם יכולים לנתב הודעות נכנסות שנשלחות לכתובת לא מוכרת לתיבת דואר ספציפית. או אולי תרצו שהודעות שממוענות לאדם מסוים גם יישלחו אוטומטית לאדם אחר. אפשר להגדיר שחלק מהאנשים יקבלו את ההודעות שלהם ב-Gmail ושאנשים אחרים יקבלו אימיילים משרת האימייל שלכם בארגון.
ניתוב ב-Google Workspace וברירת המחדל לניתוב
ב-Google Workspace יש 2 הגדרות ניתוב עיקריות לניהול של שליחת אימיילים: ברירת המחדל לניתוב וניתוב. באמצעות האפשרות הראשונה תוכלו להגדיר את ברירת המחדל של שליחת הדואר בארגון. לדוגמה, אם אתם רוצים לשלוח את כל הודעות האימייל של הארגון או את רובן למספר תיבות דואר נכנס, אפשר להשתמש בהגדרה 'ברירת המחדל לניתוב' כדי להגדיר מסירה כפולה בארגון כולו. לאחר מכן, תוכלו להשתמש בהגדרה 'ניתוב' כדי ליצור כללי שליחה ספציפיים לאימיילים, או כדי לעקוף את התנהגות הניתוב שמוגדרת כברירת מחדל. לדוגמה, אתם יכולים להוסיף כלל ניתוב ששולח עותק של כל הודעה שנשלחת למנכ"ל, לעוזר המנהלי שלו.
2 הגדרות הניתוב האלה מספקות גמישות בהגדרה של שליחת אימיילים בארגון. במאמרים הבאים יש הוראות מפורטות לגבי השימוש ב-2 ההגדרות האלה, שיעזרו לכם לענות על צרכים ספציפיים של שליחת אימייל בארגון:
לפני שמגדירים ניתוב
-
הגדרות הניתוב חלות על משתמשים פעילים ש-Gmail מופעל אצלם. כללי הניתוב לא חלים על משתמשים מושעים או ש-Gmail מושבת אצלם. כדי להגדיר שליחת אימייל למשתמשים כאלה, כדאי לקרוא את המאמר בנושא הגדרת ניתוב כברירת מחדל או העברת הודעות אימייל ב-Gmail למשתמש אחר.
-
יכול להיות שיחלפו עד 24 שעות לפני שהשינויים בכללים ייכנסו לתוקף. כדי לקצר את משך הזמן שנדרש לעדכון הכללים בארגון, כדאי לפעול בהתאם לשיטות המומלצות שלנו לבדיקת כללים מהירה יותר.
-
כדי להעביר אימיילים לשרתים שהם לא של Gmail, קודם צריך להוסיף את השרתים עם ההגדרה 'הוספת נתיב'.
-
כללי הניתוב חלים על הודעות מחוץ ל-Gmail שהדומיין שלכם מאמת באמצעות SPF או DKIM. אם הודעות שיוצאות מהדומיין שלכם לא עוברות את בדיקות האימות של SPF או DKIM, Gmail לא מזהה את השולח. המערכת של Gmail מתייחסת להודעה כאל הודעה חיצונית, גם אם הגדרתם כללים אחרים. מידע נוסף על SPF ו-DKIM מפורט במאמר עזרה במניעת זיוף, פישינג וספאם.
-
הכללים יחולו על כל המשתמשים ביחידה ארגונית, אלא אם תשנו את האפשרויות. אתם יכולים להשבית ביחידת צאצא ארגונית כל כלל שהיא יורשת מהיחידה הארגונית ברמה העליונה. אפשר גם להוסיף מספר כללים לכל יחידה ארגונית.
אם מגדירים מספר כללים, ההתנהגות של ההודעות נקבעת לפי התנאים שהגדרתם והכלל שמקבל עדיפות. אפשר לקרוא פרטים נוספים בקטע איך בחירה של מספר הגדרות משפיעה על התנהגות ההודעות.
-
כדי לשנות את העדיפות של הגדרות הניתוב, צריך לשנות את הסדר שלהן בטבלת ההגדרות:
-
לוחצים על סידור מחדש לצד ההגדרה.
-
מזינים מספר כדי לציין את העדיפות והסדר של ההגדרה. לדוגמה, כדי לתת להגדרה את העדיפות הגבוהה ביותר, מזינים 1.
-
לוחצים על שמירה.
-
חוזרים על הפעולה עבור כל ההגדרות שרוצים לתת להן עדיפות.
-
חשוב לדעת: המערכת של Google Workspace מחילה את כל הגדרות הניתוב על ההודעות הנכנסות שמושפעות מהן. אם שתי הגדרות עומדות בסתירה זו לזו, המערכת של Google Workspace מחילה את ההגדרה שיש לה עדיפות גבוהה יותר ומתעלמת מההגדרה עם העדיפות הנמוכה יותר שסותרת לה. כדאי לקרוא מידע מפורט על השלכות של סתירה הדדית ועל חריגים למקרים של קדימות בהגדרות Gmail.
במאמר הזה מתוארות כל האפשרויות הזמינות בהגדרת הניתוב.
איך מוסיפים הגדרת ניתוב
-
-
מתוך דף הבית של מסוף Admin, נכנסים אל אפליקציות
Google Workspace
-
כדי להחיל את ההגדרה על כל המשתמשים, משאירים את הסימון של היחידה הארגונית ברמה העליונה. אחרת, בוחרים יחידת צאצא ארגונית.
-
בכרטיסייה ניתוב, לוחצים על הגדרה או על הוספת כלל.
-
בתיבה של הוספת הגדרה, מבצעים את השלבים הבאים:
האפשרות בהגדרה מה לעשות שם ההגדרה נותנים להגדרה שם תיאורי. אם לא מזינים שם, אי אפשר לשמור את ההגדרה.
הודעות האימייל שיושפעו מההגדרה מסמנים את התיבות שליד ההודעות שההגדרה תחול עליהן: - נכנסות – הודעות נכנסות
- יוצאות – הודעות יוצאות
- פנימיוֹת - שליחה – הודעה פנימית, כשאחד הדומיינים או תתי-הדומיין של הארגון מופיעים בשדה אל
- פנימיוֹת - קבלה – הודעה פנימית, כשאחד הדומיינים או תת-הדומיינים של הארגון מופיעים בשדה מאת.
עבור מסירה מפוצלת, מסירה כפולה, כתובות מסלקת דואר או נמענים נוספים, בוחרים באפשרות נכנסות או פנימיוֹת - קבלה או שתיהן.
עבור סוגי ההודעות שלמעלה, מבצעים את הפעולות הבאות בוחרים את הפעולה העיקרית שתתבצע בהודעות שיושפעו מההגדרה:
-
שינוי ההודעה – מתבצע שינוי בהודעות שיושפעו מההגדרה. מציינים באילו הודעות יבוצע שינוי בקטע אפשרויות לשינוי ההודעה שבהמשך.
-
דחיית ההודעה – ההודעה נדחית לפני שהיא נמסרת לנמען. אפשר להוסיף הודעה עם הסבר לשולח למה ההודעה נדחתה. אם בוחרים באפשרות הזו, לא יחולו כללי ניתוב או כללי תאימות אחרים על ההודעות שיושפעו מההגדרה. מערכת Gmail מוסיפה אוטומטית קוד דחייה של SMTP, כמו 550 5.7.1. זו דרישה של תקן SMTP, אי אפשר למחוק את הקוד.
-
העברת הודעה להסגר – ההודעה נשלחת להסגר של אדמין, שם אפשר לבדוק אותה לפני ששולחים או דוחים אותה. האפשרות הזו זמינה רק בחשבון מסוג משתמשים. פרטים נוספים זמינים במאמר סוגי חשבונות שיושפעו. כדי ליידע את השולחים שההודעות שלהם הועברו להסגר, מסמנים את התיבה התראה לשולח כשהודעת האימייל שלו מועברת להסגר (דואר יוצא בלבד).
שינוי ההודעה כשבוחרים באפשרות שינוי ההודעה עבור ההודעות שיושפעו מההגדרה, בוחרים אפשרויות לשינוי ההודעות:
- הוספת כותרת X-Gm-Original-To – אם הנמען השתנה מתווספת כותרת, כדי שהשרת המקבל יידע מהי כתובת הנמען המקורית בשרת הדואר. דוגמה לפורמט של תג כותרת היא X-Gm-Original-To: user@solarmora.com.
-
הוספת כותרות X-Gm-Spam ו-X-GM-Phishy – הוספת כותרות שמציינות הודעות ספאם וסטטוס פישינג. האדמינים של שרתים מקבלים משתמשים במידע הזה כדי להגדיר כללים לניהול ספאם. פרטים נוספים מופיעים במאמר הוספה של הגדרות לכותרות שיסווגו כספאם לכל כללי הניתוב שמוגדרים כברירת מחדל.
-
הוספת כותרות מותאמות אישית – הוספת כותרות מותאמות אישית להודעות שמושפעות מההגדרה הזו. לדוגמה, אפשר להוסיף כותרת שתואמת לתיאור שהזנתם להגדרה. כותרות בהתאמה אישית יכולות לעזור לכם לפתור בעיות בהגדרות הניתוב ובהעברת ההודעות.
-
הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה — הוספה של טקסט מותאם אישית בתחילת שורת הנושא של הודעות ספציפיות. לדוגמה, אפשר להזין סודי בהודעות רגישות. אם ההגדרה הזו תחול על הודעה שהנושא שלה הוא דוח חודשי, שורת הנושא תשתנה ל: [סודי] דוח חודשי.
-
שינוי הנתיב – שינוי יעד ההודעות מהשרת של Gmail שמוגדר כברירת מחדל, לשרת אימייל אחר. לפני שמשנים את הנתיב, מוסיפים את השרת על ידי ביצוע השלבים שמפורטים במאמר הוספת שרתי דואר לניתוב אימיילים ב-Gmail.
-
בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם – האפשרות הזו זמינה כשבוחרים באפשרות שינוי הנתיב. ספאם בוטה מוסר בזמן המסירה. האפשרות בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם מנתבת את כל ההודעות שמסומנות כספאם. כדי לנתב הודעות לגיטימיות אבל לא ספאם, לא מסמנים את התיבה. הגדרות האימייל של מסוף Admin (לדוגמה, רשימה של שולחים מורשים מראש) מבטלות את הגדרות הספאם.
- ביטול הודעות חוזרות מהנמען הזה – הודעות חוזרות לא מנותבות מחדש למסלול האימייל שהוגדר. לדוגמה, יכול להיות שתרצו שהודעות חוזרות לא ינותבו מחדש למערכת אוטומטית. כדי לשלוח הודעות חוזרות לשרת המקבל, לא מסמנים את התיבה. הודעות חוזרות מיידעות את השולחים שההודעה שלהם לא נמסרה.
-
ניתוב רגיל – ניתוב הודעות דרך שרת הדואר שמוגדר כברירת מחדל בדומיין. זו האפשרות היחידה שזמינה בקטע שינוי הנתיב אם לא הוספתם שרת דואר אחר. כדי לנתב הודעות דרך שרת אימייל אחר, קודם מוסיפים את השרת על ידי ביצוע השלבים שמתוארים כאן: הוספת שרתי דואר לניתוב אימיילים ב-Gmail.
-
שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר – ההודעה עוקפת את תיבת הדואר של הנמען המקורי ועוברת לנמען החדש. משנים את כתובת הנמען בשרת הדואר באחת הדרכים הבאות:
- החלפת כתובת האימייל המלאה של הנמען – אחרי שמחליפים את הנמען, מזינים את כתובת האימייל המלאה, כמו user@solarmora.com.
- החלפת שם המשתמש – משנים רק את שם המשתמש בכתובת האימייל של הנמען, בלי לשנות את הדומיין, לפני @existing-domain. מזינים רק את שם המשתמש, בלי @ או שם הדומיין.
- החלפת דומיין – משנים רק את שם הדומיין בכתובת האימייל של הנמען, בלי לשנות את שם המשתמש. אחרי existing-username@, מזינים את הדומיין, לדוגמה solarmora.com.
-
עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו — שליחת הודעות נכנסות לנמענים, גם אם מסנן הספאם מזהה אותן כספאם. האפשרות הזו חלה רק על הודעות נכנסות. אי אפשר לעקוף את מסנני הספאם להודעות יוצאות. הערה: האפשרות הזו לא זמינה לסוג החשבון 'קבוצות'. פרטים נוספים זמינים במאמר סוגי חשבונות שיושפעו.
-
הסרת קבצים מצורפים מההודעה — הסרה של קבצים מצורפים מההודעות שיושפעו מההגדרה. אפשר גם להוסיף טקסט כדי להודיע לנמענים שהקבצים המצורפים הוסרו.
- הוספת נמענים – העברת ההודעות שמושפעות מההגדרה לנמענים נוספים. כדי להזין כתובות של נמענים, לוחצים על הוספה. בתיבה של הוספת הגדרה, בוחרים באפשרות מתקדם עבור האפשרויות הבאות:
- שינוי נתיב
- שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר
- לא לשלוח ספאם לנמען הזה
- ביטול הודעות חוזרות מהנמען הזה
- הוספה של כותרת מסוג X-Gm-Original-To
- הוספת כותרות מסוג X-Gm-Spam ו-X-Gm-Phishy
- הוספת כותרת בהתאמה אישית
- הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה
- הסרת קבצים מצורפים מההודעה
- הצפנה (דואר יוצא בלבד) – כברירת מחדל, מערכת Gmail מנסה להעביר הודעות באמצעות Transport Layer Security (TLS). אם אי אפשר להשתמש בהעברה מאובטחת, ההודעה תועבר דרך חיבור לא מאובטח. אתם יכולים לדרוש שההודעות שיושפעו מההגדרה הזו יישלחו באמצעות TLS:
- דרישה להעברה מאובטחת (TLS) – כל ההודעות שעומדות בתנאים בהגדרה יישלחו בחיבור מאובטח. אם אי אפשר להשתמש ב-TLS בצד השולח או המקבל, ההודעה לא תישלח.
- הצפנה של הודעות שלא הוצפנו – ההודעות מוצפנות באמצעות S/MIME. אם יש לכם חשבון Enterprise או Enterprise for Education, אתם יכולים גם להחזיר הודעות או לדרוש שההודעות יישלחו רק אם הן מוצפנות באמצעות S/MIME. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא שיפור אבטחת ההודעות באמצעות S/MIME מתארח.
רשימות של כתובות
- כדי להשתמש ברשימות של כתובות לצורך ניהול ההגדרה, מסמנים את תיבת הסימון של יש להשתמש ברשימות של כתובות כדי לשלוט על היישום של ההגדרה הזו או לעקוף אותה.
- בוחרים אפשרות לאופן השימוש של ההגדרה ברשימת הכתובות:
- עקיפת ההגדרה הזו בכתובות/דומיינים ספציפיים – ההגדרה לא חלה על הודעות מהכתובות ומהדומיינים שברשימת הכתובות שבחרתם בשביל ההגדרה.
- החלת ההגדרה הזו רק על כתובות/דומיינים ספציפיים – ההגדרה חלה רק על הודעות מהכתובות ומהדומיינים שברשימת הכתובות שבחרתם להגדרה.
- בוחרים רשימת כתובות קיימת שתשמש את ההגדרה, או יוצרים רשימת כתובות חדשה.
- כדי ליצור רשימת כתובות חדשה עבור ההגדרה הזו, לוחצים על יצירה או עריכה של הרשימה כדי לפתוח את הכרטיסייה ניהול רשימות של כתובות.
- איך מחילים הגדרות על שולחים או דומיינים ספציפיים בעזרת רשימות של כתובות
סוגי חשבונות שיושפעו בוחרים אפשרות אחת או יותר לסוגי החשבונות שההגדרה תחול עליהם:
- משתמשים – ההגדרה חלה על המשתמשים שהוקצו. עבור שליחת דואר ודואר יוצא, ההגדרה מופעלת כשהמשתמשים שולחים אימייל. עבור קבלת דואר ודואר נכנס, ההגדרה מופעלת כשהמשתמשים מקבלים אימייל.
- קבוצות – ההגדרה חלה על הקבוצות שהוגדרו בארגון שלכם. עבור שליחת דואר ודואר יוצא, ההגדרה מופעלת כשהקבוצות מעבירות אימיילים או סיכומים לחברים בקבוצה. עבור קבלת דואר ודואר נכנס, ההגדרה מופעלת כשהקבוצות מקבלות אימייל.
- לא מזוהה / מסלקת דואר – ההגדרה מופעלת כשהארגון מקבל אימייל שלא תואם לאחד המשתמשים שהוקצו. הבחירה הזו חלה רק על אימיילים שמתקבלים ונכנסים.
הערה: סוגי החשבונות 'קבוצות' ו'לא מזוהה / מסלקת דואר' לא חלים על האפשרויות הבאות:
- הוספת כותרות מסוג X-Gm-Spam ו-X-Gm-Phishy
- עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו
- בנוסף, ניתוב מחדש של ספאם
מסנן מעטפות - בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן:
- השפעה על כתובות שולחים ספציפיות בלבד — בוחרים באפשרות הזו ואז מזינים את כתובות האימייל של השולחים שרוצים להחיל עליהן את ההגדרה.
- השפעה על כתובות נמענים ספציפיות בשרת הדואר בלבד — בוחרים באפשרות הזו ואז מזינים את כתובות האימייל של הנמענים שרוצים להחיל עליהן את ההגדרה.
- מזינים את המשתמשים שיושפעו מההגדרה לאפשרויות שבוחרים:
- כתובת אימייל אחת – מזינים את כתובת האימייל המלאה של המשתמש.
- התאמת תבניות – מזינים ביטוי רגולרי כדי לציין קבוצה של שולחים או נמענים בדומיין. לדוגמה:
^(?i)(user1@solarmora\.com|user2@solarmora\.com|user3@solarmora\.com)
כאן מופיעות ההנחיות שלנו לשימוש בביטויים רגולריים. - חברות בקבוצה – בוחרים קבוצה אחת או יותר מהרשימה. עבור כתובות השולחים, האפשרות הזו חלה רק על דואר שנשלח. עבור כתובת הנמען בשרת הדואר, האפשרות הזו חלה רק על דואר שהתקבל. האפשרות הזו משפיעה על החברים בקבוצה ועל החברים בקבוצות הצאצא. לדוגמה, אם קבוצה ב' היא חברה בקבוצה א', האפשרות הזו תשפיע על החברים בקבוצה א' ועל החברים בקבוצה ב'.
- בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה.
ההגדרות החדשות מופיעות בדף הניתוב.
