Vous pouvez aider les membres de votre équipe à trouver les informations de profil des uns et des autres. Lorsqu'une personne de votre organisation effectue une recherche à propos d'un de ses collègues dans Google Cloud Search, une fiche de profil contenant les informations que vous avez définies s'affiche dans les résultats.
Le profil des membres de votre organisation s'affiche automatiquement dans les résultats de recherche si vous :
- activez l'annuaire de votre organisation ;
- ajoutez des coordonnées et des informations professionnelles dans le compte des utilisateurs en suivant l'une des méthodes suivantes.
Mettre à jour un profil utilisateur
Il s'agit de la méthode la plus simple pour mettre à jour un petit nombre de profils utilisateur. Si vous devez mettre à jour de nombreux profils, utilisez l'une des méthodes de mise à jour groupée décrites dans les sections suivantes.
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Utilisateurs.
- Dans la liste Utilisateurs, cliquez sur l'utilisateur. Si vous avez besoin d'aide, consultez Rechercher un compte utilisateur.
- Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour ouvrir la page de son compte.
- Cliquez sur Informations utilisateur.
- Cliquez sur l'une des sections suivantes pour modifier les informations de profil de l'utilisateur :
- Coordonnées : adresses e-mail secondaires, numéros de téléphone et adresses postales
- Alias d'adresse e-mail : adresses e-mail supplémentaires dans le domaine
- Informations sur le collaborateur : ID d'employé, fonction, type d'employé, adresse e-mail du gestionnaire, service, centre de coûts, identifiant du bâtiment, nom de l'étage et section de l'étage
- Champs d'attributs personnalisés : si vous ou un autre administrateur avez créé des attributs personnalisés pour les profils utilisateur, saisissez ou modifiez leurs valeurs
Conseil : Une fois que vous ajoutez des informations à un champ, un autre champ apparaît pour vous permettre d'ajouter une autre entrée. Spécifiez les informations détaillées, telles que Domicile ou Professionnel, en cliquant sur le menu situé à droite. Pour supprimer une entrée, cliquez sur Supprimer
sur la droite.
- En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
- (Facultatif) Pour revenir à la page du compte utilisateur, cliquez sur la flèche vers le haut
située en haut à droite.
Remarque : Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour que ces modifications soient prises en compte.
Mettre à jour plusieurs profils à partir d'une feuille de calcul
Cette méthode vous permet de mettre à jour plusieurs profils simultanément sans devoir utiliser la programmation ni Google Cloud Directory Sync.
-
Connectez-vous à votre Console d'administration Google.
Connectez-vous avec un compte disposant de droits de super-administrateur (ne se terminant pas par @gmail.com).
- Dans la console d'administration, accédez à Menu
- En haut de la page, cliquez sur Mettre à jour les utilisateurs de manière groupée.
- Téléchargez les données des utilisateurs existants dans un fichier au format CSV (valeurs séparées par une virgule).
- Ouvrez le fichier CSV dans un tableur tel que Google Sheets ou Microsoft Excel.
Le fichier comporte des colonnes pour chaque attribut de profil.
- Mettez à jour ou renseignez les informations de profil des utilisateurs. Si vous ne souhaitez pas afficher un attribut, laissez la colonne correspondante vide.
Conseil : Pour ajouter plusieurs numéros de téléphone ou adresses pour un même utilisateur, saisissez les valeurs dans la colonne et séparez-les par une virgule.
- Enregistrez le fichier CSV au format CSV.
- Cliquez sur Importer pour importer le fichier.
Pour obtenir des instructions et des conseils, consultez l'article Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois.
Remarque : Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour que ces modifications soient prises en compte.
Quelles informations de compte retrouve-t-on sur les fiches de profil ?
Les informations qui apparaissent dans les fiches de profil Cloud Search proviennent des comptes utilisateur que vous avez créés. Il s'agit des informations générales, des coordonnées et des détails professionnels figurant dans la section Compte de la page du compte utilisateur.
| Données du compte utilisateur | Fiche de profil |
|---|---|
| Prénom | Prénom |
| Nom | Nom |
| Adresse e-mail principale | Adresse e-mail |
| Téléphone professionnel | Numéro de téléphone fixe |
| Mobile | Téléphone mobile |
| Adresse (Si plusieurs adresses existent, une seule d'entre elles est affichée dans chaque fiche, en fonction de l'ordre de priorité : Travail, Domicile) |
Lieu |
| Fonction | Fonction |
| Adresse e-mail du responsable | Supérieur hiérarchique (détermine aussi les collaborateurs directs) |
Remarque : Si vous ne voulez pas que les informations de profil d'une personne soient accessibles par tous les membres de votre organisation, masquez cet utilisateur dans l'annuaire.
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