Mettre à jour les profils utilisateur pour la recherche Cloud Search

Vous pouvez aider les membres de votre équipe à trouver les informations de profil des uns et des autres. Lorsque, au sein de votre organisation, quelqu'un effectue une recherche à propos d'un de ses collègues dans Google Cloud Search, une fiche de profil contenant les informations que vous avez définies s'affiche dans les résultats.

Le profil des membres de votre organisation s'affiche automatiquement dans les résultats de recherche si vous :

  • activez l'annuaire général de votre organisation ;
  • ajoutez des coordonnées et des informations professionnelles dans le compte des utilisateurs.

Options de mise à jour des informations de profil

Si vous avez déjà créé vos comptes utilisateur et que vous devez simplement ajouter des informations de profil, il suffit de mettre à jour les comptes concernés.

Mettre à jour les profils utilisateur individuellement
  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ce compte ne doit pas se terminer par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Utilisateurs.
  3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste.
  4. Sur la page du compte de l'utilisateur, cliquez sur Compte.
  5. Dans la section Informations générales, cliquez sur Modifier puis Informations supplémentaires.
  6. Ajoutez ou modifiez les coordonnées de l'utilisateur (numéro de téléphone ou adresse professionnelle, par exemple).
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Ajoutez ou modifiez les informations sur l'utilisateur, telles que sa fonction et l'adresse e-mail de son responsable.
  9. Cliquez sur Mettre à jour le compte.
  10. Dans Compte, cochez l'option Partage des contacts (si elle n'est pas déjà sélectionnée) pour que les informations du profil utilisateur apparaissent dans les résultats de recherche Cloud Search. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Comptez un délai de 48 heures maximum pour que les changements effectués apparaissent sur les fiches de profil.

Mettre à jour les profils utilisateur dans une feuille de calcul

Si votre organisation comprend de nombreux collaborateurs, vous pouvez mettre à jour tous les comptes simultanément à l'aide d'une feuille de calcul.

Pour effectuer cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ce compte ne doit pas se terminer par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Utilisateurs.
  3. Sur la page Utilisateurs, passez la souris sur Ajouter, puis sélectionnez Ajouter plusieurs utilisateurs.
  4. Cochez l'option Pré-remplir avec les données utilisateur existantes.
  5. Téléchargez le fichier CSV type (valeurs séparées par une virgule). Ne fermez pas la boîte de dialogue.
  6. Ouvrez le fichier CSV dans un tableur tel que Google Sheets ou Microsoft® Excel®.
    Le fichier comporte des colonnes contenant les attributs à afficher dans le profil de chaque utilisateur.
  7. Remplissez les autres colonnes que vous voulez faire figurer sur les cartes de profil. Si vous ne souhaitez pas afficher un attribut, laissez la colonne correspondante vide.
    Conseil : Pour ajouter plusieurs numéros de téléphone ou adresses pour un même utilisateur, ajoutez des colonnes à la feuille de calcul. Renommez l'en-tête en conséquence. Par exemple, pour ajouter une seconde adresse personnelle, créez une colonne avec pour en-tête Home address 2.
  8. Enregistrez le fichier CSV au format CSV.
    Vous pouvez importer jusqu'à 499 comptes utilisateur depuis une feuille de calcul. Pour en importer davantage, répartissez les comptes utilisateur dans plusieurs feuilles de calcul de plus petite taille avant d'enregistrer chacune d'elles au format CSV.
  9. Dans la boîte de dialogue, décochez l'option Exiger que l'utilisateur change de mot de passe, puis cliquez sur Importer pour importer le fichier.

Remarque : Comptez un délai de 48 heures maximum pour que les modifications apparaissent dans les fiches de profil.

Pour obtenir des instructions et des conseils, consultez l'article Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois.

Options pour les grandes organisations dotées d'un annuaire LDAP

Si votre organisation dispose d'un annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) :

  • Utilisez GCDS (Google Cloud Directory Sync) pour synchroniser les données utilisateur contenues dans votre annuaire LDAP existant avec votre compte Google (groupes, contacts et organisations inclus).

    Vous pouvez spécifier les attributs de profil utilisateur de l'annuaire LDAP que GCDS doit utiliser lors de la génération des comptes utilisateur dans la console d'administration Google.

  • Utilisez l'API Admin SDK Directory pour alimenter un grand nombre de comptes utilisateur avec les données contenues dans votre annuaire LDAP existant (Microsoft Active Directory®, par exemple). Cette API offre une plus grande liberté d'utilisation que GCDS, mais requiert de la programmation.

Pour ajouter des comptes utilisateur, consultez l'article Options disponibles pour l'ajout d'utilisateurs.

Quelles informations de compte retrouve-t-on sur les fiches de profil ?

Les informations qui apparaissent dans les fiches de profil Cloud Search proviennent des comptes utilisateur que vous avez créés. Il s'agit des informations générales, des coordonnées et des détails professionnels figurant dans la section Compte de la page du compte utilisateur.

Données de compte figurant dans les fiches de profil
Données du compte utilisateur Fiche de profil
Prénom Prénom
Nom Nom
Adresse e-mail principale Adresse e-mail
Numéro de téléphone professionnel Téléphone fixe
Numéro de téléphone mobile Téléphone mobile
Adresse
(Lorsque plusieurs adresses sont enregistrées, une seule est affichée sur la fiche selon l'ordre de priorité suivant : adresse professionnelle, adresse personnelle)
Adresse
Titre Poste occupé
Adresse e-mail du responsable Supérieur hiérarchique (détermine aussi les collaborateurs directs)

Remarque : Si vous ne voulez pas que les informations de profil d'une personne soient accessibles par tous les membres de votre organisation, masquez cet utilisateur dans l'annuaire général.

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