Impostare le opzioni di visibilità e condivisione di Calendar

Come amministratore di G Suite puoi controllare la quantità di informazioni del calendario che gli utenti della tua organizzazione possono condividere con l'esterno e impostare il livello di condivisione predefinito all'interno dell'organizzazione.

Per informazioni su come condividere il tuo calendario, vedi Condividere il calendario con altri.

Impostare le opzioni di condivisione

Passaggio 1: imposta le opzioni di condivisione per gli utenti
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiG Suitee poiCalendar.
  3. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  4. Se sono presenti più unità organizzative, seleziona quella di cui voi impostare la condivisione.

  5. Nella sezione Opzioni di condivisione esterna, scegli come gli utenti possono condividere i propri calendari con persone esterne all'organizzazione.
    • Solo informazioni sulla disponibilità (nascondi dettagli eventi): gli utenti possono indicare quando sono impegnati e quando invece sono disponibili, ma i dettagli degli eventi restano nascosti. Gli indirizzi privati non sono visibili nei calendari degli utenti.
    • Condividi tutte le informazioni, ma gli utenti esterni non possono modificare i calendari: gli utenti possono condividere le informazioni del proprio calendario con persone esterne all'organizzazione. Le informazioni includono l'elenco degli invitati, il luogo dell'evento e la descrizione. Gli indirizzi privati non sono visibili nei calendari degli utenti.
    • Condividi tutte le informazioni e gli utenti esterni possono modificare i calendari: gli utenti possono condividere tutte le informazioni dei propri calendari con persone esterne all'organizzazione. Le informazioni includono l'elenco degli invitati, il luogo dell'evento e la descrizione. Gli indirizzi privati sono visibili.
    • Condividi tutte le informazioni e consenti la gestione dei calendari: gli utenti possono condividere tutte le informazioni del proprio calendario con persone esterne all'organizzazione e possono concedere loro l'autorizzazione a gestirlo. Gli indirizzi privati sono visibili.

    Se decidi di rendere il livello di condivisione esterna più restrittivo, gli utenti esterni alla tua organizzazione potrebbero non essere più in grado di accedere a calendari che prima potevano visualizzare.

  6. Nella sezione Opzioni di condivisione interna, scegli l'impostazione predefinita di condivisione dei calendari degli utenti con le altre persone dell'organizzazione. Gli utenti possono modificare le impostazioni per i propri calendari.
    • Nessuna condivisione: i calendari non sono condivisi, a meno che gli utenti non condividano i propri.
      Nota: se scegli Nessuna condivisione, gli utenti delle app per dispositivi mobili non potranno utilizzare la funzionalità Trova un orario.
    • Solo informazioni sulla disponibilità (nascondi dettagli eventi): sono visualizzate soltanto le informazioni sulla disponibilità.
    • Condividi tutti i dati: tutte le informazioni sono pubbliche, a meno che gli utenti non cambino le proprie impostazioni. Gli utenti possono anche impostare singoli eventi come privati.

    Se cambi il livello di condivisione interna, la modifica si applicherà ai calendari nuovi e a quelli esistenti, a meno che gli utenti non abbiano personalizzato le impostazioni per i propri calendari.

  7. Nella sezione Videochiamate puoi decidere se selezionare o meno l'opzione Aggiungi automaticamente le videochiamate agli eventi creati da un utente. Se selezioni questa opzione, gli utenti potranno comunque rimuovere le videochiamate da singoli eventi.
  8. Nella sezione Inviti esterni puoi decidere se selezionare o meno l'opzione Avvisa gli utenti quando invitano ospiti esterni. Ulteriori informazioni
  9. Attiva o disattiva Abilita orario di lavoro. Se l'opzione Abilita orario di lavoro è attiva , gli utenti della tua organizzazione possono impostare il proprio orario di lavoro nei loro calendari. In caso contrario, l'impostazione non sarà disponibile per gli utenti. Inoltre, se l'impostazione è disattivata per la tua organizzazione, ma tu la riattivi, le preferenze utente vengono ripristinate. Se prima gli utenti avevano impostato l'orario di lavoro, questo sarà di nuovo visibile nei loro calendari.
  10. Fai clic su Salva.
  11. (Facoltativo) Per impostare le opzioni di condivisione esterna dei calendari secondari creati dagli utenti, vai a G Suite > Calendario > Impostazioni generali.

    Le opzioni disponibili sono uguali a quelle dei calendari principali, ma non puoi configurarle per singole unità organizzative.

L'applicazione delle modifiche potrebbe richiedere fino a 24 ore.

Passaggio 2: aggiorna le opzioni di condivisione interna di calendari esistenti (facoltativo)

Puoi modificare le opzioni di condivisione interna utilizzando le API per modificare in modo programmatico il livello predefinito.

Per aggiornare i calendari esistenti:

  1. Utilizza l'API Directory per recuperare e analizzare l'elenco di tutti gli utenti.
  2. Utilizza l'API Google Calendar per aggiornare gli elenchi di controllo di accesso per i calendari.

Nota: non puoi aggiornare le opzioni di condivisione interna tramite la Console di amministrazione. 

Come funziona la condivisione dei calendari

Puoi limitare ciò che gli utenti condividono esternamente

Una volta limitata la condivisione esterna per la tua organizzazione, gli utenti non possono superare questi limiti quando condividono singoli eventi. Ad esempio, se limiti la condivisione esterna ai dati sulla disponibilità, verranno condivise solo le informazioni sulla disponibilità anche per gli eventi visibili al pubblico.

Nota. Gli utenti di dispositivi mobili esterni che precedentemente eseguivano la sincronizzazione degli eventi potrebbero continuare a visualizzare dettagli su cui hai imposto restrizioni. Tuttavia, una volta che i dati sono stati cancellati dal dispositivo e che questo e stato ri-sincronizzato, l'accesso a tali dettagli non sarà più consentito.

Gli utenti controllano ciò che condividono internamente

Gli utenti possono scegliere come condividere i propri calendari con altri membri del team. Se gli utenti non hanno personalizzato le impostazioni dei propri calendari, le opzioni di condivisione interna che hai configurato verranno applicate automaticamente.

I super amministratori possono accedere a tutti i calendari

I super amministratori possono accedere a tutti i dettagli degli eventi nei calendari di tutti gli utenti, indipendentemente da come sono condivisi.
Nota: dopo aver assegnato il ruolo di super amministratore a un utente, potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore prima che le autorizzazioni siano applicate.
Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

Per visualizzare il calendario di un utente:

  1. Accedi come super amministratore.
  2. Apri Google Calendar.
  3. A sinistra, nella sezione Altri calendari, fai clic su ""  Aggiungi altri calendari e poi Iscriviti al calendario.
  4. Inserisci l'indirizzo email o l'ID calendario dell'utente.

Il calendario dell'utente verrà visualizzato sotto I miei calendari, indipendentemente dalle sue impostazioni di condivisione.

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