Du kan konfigurera Google Workspace och Gmail om du vill behålla Microsoft Exchange-journalmeddelanden i Google Arkiv. Använd inställningen Godkännande av inkommande e-postjournal i Arkiv för att ange vilka meddelanden som ska lagras och hur länge. Du kan även ange IP-adressintervall för journalföring och skapa anpassade meddelanden för e-postmeddelanden som inte skickas till Arkiv.
Om du vill behålla en användares meddelanden i Arkiv måste användaren ha ett Google Workspace-konto med Gmail aktiverat.
Mer om journalföring på Microsoft Exchange
Med journalföring kan du spara en kopia (journal) av e-postmeddelanden i organisationen och skicka dem till en postlåda på en Exchange-server. Journalföring skiljer sig från arkivering. Med journalföring registreras användarnas meddelanden. Arkivering är ett sätt att spara kopior i en separat miljö för regelefterlevnad, datalagring eller serverunderhåll.
Ett Exchange-journalmeddelande innehåller det ursprungliga meddelandet, inklusive alla rubriker och kuvertuppgifter. Kuvertinformationen omfattar avsändare och alla mottagare, inklusive mottagare av hemliga kopior och mottagare på distributionslistor. Den här informationen är obligatorisk för att följa de flesta regler.
Steg 1: Konfigurera ett mottagarkonto i Google Workspace
- Skapa ett konto och en e-postadress som finns på domänen men som inte används av någon i organisationen. Om domänen exempelvis är solarmora.com lägger du till en e-postadress som Exchange-journal@solarmora.com.
Kontot måste ha en Google Workspace-licens som har stöd för Arkiv. Du kan kontrollera om kontot har stöd för Arkiv i Licenskrav.
- Placera kontot i en egen organisationsenhet.Detaljerade steg finns i Lägg till en organisationsenhet och Flytta användare till en organisationsenhet.
- (Valfritt) Kontot är inte kopplat till någon i organisationen och personer i organisationen ska inte skicka meddelanden till e-postadressen. Det kan vara en god idé att dölja katalogen. Detaljerade steg finns i Dölja en användare från katalogen.
Steg 2: Konfigurera lagring av Gmail-meddelanden i Arkiv
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Lagring
Anpassade regler
- Under Tjänst väljer du Gmail och klickar sedan på Fortsätt.
- Under Organisationsenhet väljer du organisationsenheten som du skapade i Steg 1: Konfigurera det mottagande kontot.
- Klicka på Fortsätt.
- Under Villkor anger du vilka meddelanden som berörs av den här inställningen:
- Sändningsdatum: Om du endast anger ett startdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas efter detta datum. Om du bara anger ett slutdatum tillämpas regeln på meddelanden som skickas före detta datum.
- Villkor: Använd villkor för att ange vilka meddelanden som ska sparas. Om du till exempel bara vill behålla meddelanden som tas emot från externa användare anger du INTE från:*@din-domän. Om du bara vill behålla meddelanden som skickas till externa användare anger du NOT to:*@din-domän.
Du kan använda alla sökoperatorer utom jokertecken (*). Om sökordsfrasen eller värdet börjar med ett bindestreck, till exempel -1 000 %, bör du sätta den inom citattecken så att den inte tolkas som
NOT. Du kan inte användais:chatom du vill tillämpa en lagringsregel på Gmail på chattmeddelanden i Google Chat. Om du vill ange lagringsregler för chattmeddelanden ställer du in en lagringsregel för Chat. Vi rekommenderar att du testar villkoren i en Arkiv-sökning för att se till att de matchar data som du förväntat dig
- Klicka på Fortsätt.
- Under Varaktighet anger du hur länge meddelanden ska sparas:
- På obestämd tid: Meddelanden som påverkas av regeln tillämpas permanent.
- Kvarhållningsperiod: Radera meddelanden efter en tid som du anger. Ange tiden i antal dagar, från 1 till 36 500.
Journalmeddelanden kan ackumuleras snabbt och kan inte raderas manuellt. Vi rekommenderar att du raderar alla meddelanden permanent när lagringsperioden löper ut. På så sätt behåller du inte meddelanden som du inte längre behöver och kan minska kostnaderna för elektronisk bevisanskaffning.
- Om du anger en lagringsperiod i steg 8 väljer du vad som ska hända med meddelanden när lagringsperioden löper ut:
- Radera enbart permanent borttagna meddelanden:Tar bort meddelanden som redan har raderats från användarnas papperskorg.
- Radera meddelanden från Gmail-postlådor permanent och ta bort permanent raderade meddelanden. Den här regeln påverkar inte utkast: Alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte raderas i Gmail, raderas. Raderar inte utkast eller e-postmallar.
- Radera meddelanden från Gmail-postlådor permanent och ta bort permanent raderade meddelanden. Denna regel raderar utkast permanent: Alla meddelanden, inklusive meddelanden som inte raderas, utkast och e-postmallar, raderas. Välj det tredje alternativet.
Anpassade reglerViktigt! Lås inte e-postadressen som du konfigurerade i Steg 1: Konfigurera det mottagande kontot. Spärrar förhindrar att alla meddelanden raderas.
Steg 3: Konfigurera Gmail för att godkänna journalmeddelanden
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
-
Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
- Scrolla till Godkännande av inkommande e-postjournal i Arkiv och markera rutan Aktivera.
- Gör följande i inställningarna under rutan Aktivera:
Inställningsalternativ Gör detta Ta emot Journal-meddelanden på följande adress. Ange e-postadressen som du konfigurerade i Steg 1: Konfigurera en mottagaradress i Google Workspace.
Acceptera bara Journal-meddelanden från denna avsändare (Valfritt) Avvisar meddelanden från alla avsändare förutom den föredragna avsändare som du anger här. Denna adress måste exakt matcha adressen som Exchange-servern använder för journalmeddelanden. Om du använder flera Exchange-servrar rekommenderar vi att du lämnar det här fältet tomt.
E-postadress för avvisning av misslyckade journalleveranser Ange en e-postadress för att få avvisningsmeddelanden för journalmeddelanden. Tänk på att avvisningsmeddelanden från en journal kan påverka e-postserverns prestanda. Avvisa journalmeddelanden som inte är DKIM-/SPF-autentiserade. (Valfritt) Välj det här alternativet om du vill förhindra att journalföringsmeddelanden inte har autentiserats av DKIM och SPF. Det här är standardinställningen. Avvisa journalmeddelanden för okända mottagare (Valfritt) Välj det här alternativet om du vill förhindra journalmeddelanden som inte innehåller minst en känd mottagare. Det här är standardinställningen.
Om någon av de okända användarna är alias eller inte licensierade för Arkiv, loggar Exchange kontinuerligt händelsen och försöker på nytt med meddelandet. Du får upprepade Exchange-fel.
När det här alternativet inte väljs avvisas journalmeddelanden till okända användare utan avisering. Det betyder att du inte kan identifiera vilka användares meddelanden som lagras. Om du har användare som inte är licensierade för Arkiv men som borde vara det, kan du inte identifiera dem från journalföring. Vi rekommenderar att alla användare som berörs har en Arkiv-licens.
IP-adresser/IP-intervall (Valfritt) Godkänn enbart journalmeddelanden från vissa IP-intervall. Meddelanden utanför intervallet avvisas. Klicka på Lägg till, ange IP-adressintervallen för dina Exchange-servrar och klicka sedan på Spara. Om dessa IP-intervall inte finns på IP-adresser som delas mellan flera kunder inkluderar du IP-intervallen för journalen i gatewayen för inkommande e-post. Mer information finns i Konfigurera en gateway för inkommande e-post.
Redigera standardmeddelande om avvisning (Valfritt) Skapa ett anpassat meddelande för journalmeddelanden som studsar. Avvisningsmeddelandet innehåller både din anpassade text och standardtexten. - Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Du kan spåra ändringar i administratörskonsolens granskningslogg.
Steg 4: Konfigurera Exchange-servern för vidarebefordran av journalmeddelanden
Om du använder Exchange Online följer dude här anvisningarna i stället.
Utöka alla | Komprimera alla och gå högst upp
1. Innan du börjar- Om du tidigare har konfigurerat Exchange-journalföring kan du redan ha slutfört några av de här stegen. Vi rekommenderar dock att du följer varje steg i processen för att säkerställa att Exchange-journalföringen är korrekt konfigurerad.
- Google Workspace-support erbjuder inte support för lokala e-postservrar eller produkter från tredje part. Kontakta Exchange-administratören om du har problem med Exchange.
- De här instruktionerna är utformade för att fungera med vanliga Exchange-scenarier. Eventuella ändringar av Exchange-konfigurationen bör göras i samråd med Exchange-administratören.
Om du vill vidarebefordra journalmeddelanden i journalföringspostlådorna till den mottagande adressen måste du lägga till en ny kontakt eller uppdatera en befintlig kontakt i Microsoft Active Directory. Microsoft hänvisar till den här kontakten som den anpassade SMTP-mottagaren, eftersom Exchange-journalföringsservern vidarebefordrar alla journalmeddelanden till den mottagande adressen med SMTP.
Skapa en ny SMTP-kontakt
- Öppna Active Directory – användare och datorer.
- Högerklicka på organisationsenheten där du vill skapa kontakten och välj Ny
Den anpassade SMTP-mottagaren måste matcha e-postadressen som du har lagt till i fältet Ta emot journalmeddelanden på följande adress (ovanför på den här sidan). - Ange följande uppgifter:
- Förnamn: Google
- Efternamn: Arkiv
- Visningsnamn: Google Arkiv
- Klicka på OK.
- Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
- Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) högerklicka på Mail Contact (E-postkontakt) och välj New Mail Contact (Ny e-postkontakt).
- Klicka på Existing Contact (Befintlig kontakt), välj den Google Arkiv-kontakten som du just skapade och klicka på OK.
- Klicka på Nästa.
- För External Email Address (Extern e-postadress) klickar du på Edit (Redigera) och anger samma adress som du skapade för det mottagande kontot (högre upp på den här sidan), till exempel exchange-journal@.solarmora.com
- Klicka på OK
Konfigurera inställningar för meddelandeformat
I Exchange 2007 skickas journalrapporterna i S/TNEF-format. I Exchange 2007 SP1 och Exchange 2010 kan du skicka journalrapporter i S/TNEF eller MIME. Använd MIME-utdata för journalrapporter. MIME stöds bara med Exchange 2007 SP1 och nyare versioner av Exchange. Tidigare versioner stöds inte. Mer information om Exchange-versioner finns i Microsoft-dokumentationen.
- Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
- Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) och välj sedan Mail Contact (E-postkontakt).
- Välj SMTP-kontakt
- Klicka på General (Allmänt) och för Use MAPI rich text format (Använd MAPI-formaterad text) klickar du på Never (Aldrig).
När denna inställning är gjord skickas journalrapporter i MIME-format istället för i S/TNEF-format.
Du kan konfigurera flera journalföringspostlådor och postlådedatabaser på en eller flera Exchange-servrar. När du konfigurerar en journalföringspostlåda, måste du placera den i en postlådedatabas som du inte planerar att aktivera journalföring för.
Konfigurera journalföringspostlådan och skapa distributionslistan för journalföring
- Öppna Exchange Management Console på postlådeservern.
- Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration), högerklicka på Mailbox (Postlåda) och klicka sedan på New Mailbox (Ny postlåda).
- Klicka på User Mailbox
- Välj New User
- Välj den organisationsenhet där du vill skapa journalföringspostlådan.
- Ange Archive (Arkiv) som First Name (Förnamn).
- Ange Master (Huvud) som Last Name (Efternamn).
- För Name (Namn) anger du Archive Master (Arkivhuvud).
- För User logon name (Användarens huvudnamn) anger du AMaster.
- Ange och bekräfta användarens lösenord.
- Avmarkera rutan User must change password at next logon (Användaren måste byta lösenord vid nästa inloggning)
- Välj lämplig postlådedatabas, policy för meddelandehantering och Exchange ActiveSync-postlådepolicy
- Granska konfigurationssammanfattningen. Klicka på Back (Tillbaka) om du vill ändra något.
- Klicka på New (Ny) för att skapa postlådan.
- Skapa en ny distributionslista (grupp) i Active Directory och ge den namnet Journalmottagare.
- Lägg till följande medlemmar i distributionslistan (gruppen):
- SMTP-kontakt – detta är samma adress som du skapade i Skapa en SMTP-kontakt (högre upp på den här sidan).
- Archive Master (Arkivhuvud) – du skapade detta i steg 8 (högre upp på den här sidan).
Beroende på din version av Exchange kan du aktivera standard- eller premiumjournalföring. Med standardjournalföring konfigurerar du journalföring för varje relevant postlådedatabas. Med premiumjournalföring konfigurerar du regler som identifierar vilka grupper av avsändare och mottagare som meddelanden lagras för. Mer information om vilken typ av journalföring din Exchange-version har stöd i finns i Microsoft-dokumentationen.
Beroende på organisationens storlek och hur dina regler är konfigurerade kan du ha en eller flera journalföringspostlådor. I situationer där du har många journalföringspostlådor med stora mängder journalrapporter, kan det vara en god idé att avdela särskilda resurser till postlådedatabaserna.
Aktivera standardjournalföring
- Öppna Exchange Management Console.
- Expandera Server Configuration (Serverkonfiguration)
- Välj servern för postlådedatabasen där du vill aktivera journalföring.
- Högerklicka på databasen för postlådor
- Klicka på General
- För Send Journal reports to (Skicka journalrapporter till) klickar du på Browse (Bläddra), väljer Journal Recipient (Journalmottagare) (distributionslistan som du har skapat för mottagare av journalförda meddelanden) och klickar på OK
- Klicka på OK.
Alla journalförda meddelanden för användare i denna postlådedatabas skickas nu till distributionslistan Journalmottagare. - Upprepa stegen för varje postlådedatabas där du vill ha journalföring.
Aktivera premiumjournalföring
- Kontrollera att journalföringsagenten har aktiverats på Hub Transport-servern:
- Kör kommandot Get-TransportAgent. Om ett agentnamn inte returneras är agenten inte aktiverad.
- Vid behov kör du kommandot Enable-TransportAgent -Identity “ Journaling agent” för att aktivera journalföringsagenten.
- Öppna Exchange Management Console på Hub Transport-servern.
- Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Hub Transport (Navtransport).
- Klicka på Journaling
- För Send Journal reports to (Skicka journalrapporter till) klickar du på Browse (Bläddra) och väljer Journal Recipient (Journalmottagare) (distributionslistan som du skapade för mottagare av journalförda meddelanden).
- I avsnittet Scope (Omfattning) väljer du omfattning för journalregeln.
- Om du vill att regeln ska gälla för en enda mottagare klickar du på Browse (Bläddra) vid Journal Messages for Recipient (Journalmeddelanden för mottagare) och väljer sedan lämplig mottagare.
- Om du vill att regeln ska gälla för flera mottagare klickar du på Browse (Bläddra) vid Journal Messages for Recipient (Journalmeddelanden för mottagare) och väljer sedan lämplig distributionslista.
- Klicka på New
Alla journalförda meddelanden för användare på denna navtransportserver skickas nu till AMaster. - Upprepa stegen för varje Hub Transport-server där du vill ha journalföring.
Om du vill ha tillräckligt med lagringsutrymme för journalrapporter måste du skapa en regel för hanterad innehållsinställning för att automatiskt radera alla meddelanden från inkorgen med ett intervall som du anger.
Inledningsvis bör du ange detta intervall till 7 dagar. Övervaka sedan journalföringspostlådans storlek under de första veckorna efter att du har aktiverat journalföring och justera intervallet vid behov. Om du vill inkludera alla journalrapporter i dina schemalagda säkerhetskopieringar anger du ett lämpligt intervall för att säkerställa att journalrapporter inte raderas innan säkerhetskopiering görs.
Steg 1: Skapa en inställning för hanterat innehåll för inkorgen
- Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
- Klicka på Managed Default Folders (Hanterade standardmappar) och välj Inbox (Inkorg).
- Klicka på New Managed Content Settings (Nya inställningar för hanterat innehåll).
- För Name (Namn) anger du Google Vault Content Setting (Innehållsinställning för Google Arkiv).
- Välj All Mailbox Content (Allt postlådeinnehåll) för Message Type (Meddelandetyp).
- Markera kryssrutan Length of retention period day(s) (Lagringstidens längd i dagar).
- Ange hur många dagar du vill behålla meddelanden.
- Markera When delivered, end date for calendar and recurring tasks (Vid leverans, slutdatum för kalenderposter och återkommande uppgifter) för Retention period starts (Lagringsperioden inleds).
- Välj Permanently delete (Ta bort permanent) för Action to take at the end of retention period (Åtgärd att vidta vid slutet av lagringstiden).
- Klicka på Next
- Klicka på New
Steg 2: Skapa en postlådepolicy för hanterade mappar
- Expandera Organization Configuration (Organisationskonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
- I åtgärdsfönstret klickar du på New Managed Folder Mailbox Policy (Ny postlådepolicy för hanterad mapp) om du vill öppna guiden New Managed Folder Mailbox Policy (Ny postlådepolicy för hanterad mapp).
- Ange Google Vault Policy (Google Arkiv-policy) för Managed folder mailbox policy name (Namn på postlådepolicy för hanterad mapp).
- För Specify the managed folders to link with this policy (Ange de hanterade mappar som ska länkas med denna policy) klickar du på Add (Lägg till) för att öppna rutan Select Managed Folder (Välj hanterad mapp).
- Välj Inbok
- Klicka på New
Steg 3: Tillämpa postlådepolicyn för hanterade mappar på journalföringspostlådan
- Expandera Recipient Configuration (Mottagarkonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
- Högerklicka på Archive Master (Arkivhuvud) och välj Properties (Egenskaper).
- Klicka på Mailbox Settings
- Markera kryssrutan Managed folder mailbox policy (Postlådepolicy för hanterade mappar) och klicka sedan på Browse (Bläddra).
- Välj Google Vault Policy (Google Arkiv-policy) och klicka på OK.
- Bekräfta genom att klicka på OK.
Steg 4: Konfigurera Managed Folder Assistant (Assistenten för hanterade mappar) för att köra policyn
- Expandera Server Configuration (Serverkonfiguration) och välj Mailbox (Postlåda) i Exchange Management Console.
- Högerklicka på den postlådeserver som är värd för postlådan i Archive Master och klicka på Properties (Egenskaper).
- Klicka på Messaging Records Management (Hantering av meddelandeuppgifter) och välj Use Custom Schedule (Använd anpassat schema) för Schedule the Managed Folder Assistant (Schemalägg guiden för hanterade mappar). Klicka sedan på Custom (Anpassad).
- För Schedule (Schema) väljer du tider och dagar för när assistenten för hanterade mappar ska köras.
Vi föreslår att du kör assistenten under mindre arbetsintensiva tillfällen. - Klicka på OK.
Nu måste du ta bort journalföringspostlådan från din globala adresslista i Exchange för att förhindra att användare skickar e-postmeddelanden direkt till arkivet.
- Använd Set-Mailbox cmdlet för att ändra inställningarna för journalföringspostlådan så att den tas bort från den globala adresslistan.
- Aktivera kommandot Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.
Konfigurera slutligen en leveransbegränsning för AMaster-användaren så att ingen kan skicka e-postmeddelanden direkt till journalföringspostlådan.
- Använd Set-Mailbox cmdlet om du vill ändra inställningarna för journalföringspostlådan.
- Aktivera kommandot Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.
