Indirizzare i messaggi del journal a Google Vault

Puoi utilizzare Google Vault per conservare i messaggi del journal di Microsoft Exchange e per eseguire il processo di eDiscovery. Puoi anche configurare gli avvisi, modificare l'avviso di rifiuto predefinito per i messaggi del journal e configurare altri controlli. Per inoltrare i messaggi del journal degli utenti a Gmail e conservarli con Vault, gli utenti devono disporre di un account Google Workspace per cui sia attivato Gmail.

Informazioni sull'inserimento nel journal di Microsoft Exchange

L'inserimento nel journal di Exchange consente di conservare in archivio copie (o journal) delle comunicazioni email dell'organizzazione e di inviarle a una casella di posta dedicata su un server Exchange. L'inserimento nel journal è diverso dall'archiviazione. L'inserimento nel journal registra i messaggi degli utenti. L'archiviazione consente di memorizzare le copie in un ambiente diverso a scopo di conformità normativa, di conservazione dei dati o di manutenzione del server.

Un messaggio del journal di Exchange contiene il messaggio originale completo, incluse tutte le intestazioni e le informazioni incluse nella busta di trasferimento del messaggio. Le informazioni della busta includono il mittente e tutti i destinatari, anche quelli in Ccn e i destinatari degli elenchi di distribuzione. Questi dati sono obbligatori per la conformità alla maggior parte delle normative.

Passaggio 1: crea l'account destinatario

1. Aggiungi l'account. Specifica un indirizzo nel tuo dominio (o sottodominio) che non sia utilizzato da un utente reale. Ad esempio, se il tuo dominio è solarmora.com, aggiungi un account simile a [e-mail].
2. L'account deve disporre di una licenza Google Workspace che supporta Vault. Per verificare se il tuo account supporta Vault, vai a Requisiti relativi alle licenze.
3. Inserisci l'account nella relativa unità organizzativa. Per le istruzioni, vedi Aggiungere un'unità organizzativa e Spostare gli utenti in un'unità organizzativa.
4. (Facoltativo) Per nascondere l'account nella directory, dato che questo account non è destinato a un utente reale e non deve ricevere email, vai a Nascondere un utente dalla directory.

Passaggio 2: configura la conservazione dei messaggi di Gmail in Vault

1. Accedi a Vault.
2. Segui le istruzioni riportate in Conservare i messaggi di Gmail con Vault per impostare una regola di conservazione personalizzata con i seguenti parametri:
   1. Ambito: seleziona l'unità organizzativa che contiene l'email che accetterà il messaggio del journal.
   2. Condizioni: utilizza i termini per specificare quali messaggi conservare. Ad esempio, per conservare solo i messaggi ricevuti da utenti esterni, inserisci NOT from:*@tuo-dominio. In alternativa, per conservare solo i messaggi inviati a utenti esterni, inserisci NOT to:*@tuo-dominio.
   3. Durata e azione: seleziona Periodo di conservazione. Specifica per quanti giorni vuoi conservare i messaggi e cosa fare alla scadenza della regola di conservazione. I messaggi del journal possono accumularsi rapidamente e non vengono eliminati manualmente. Ti consigliamo di eliminare definitivamente tutti i messaggi alla scadenza del periodo di conservazione. In questo modo, non conservi i messaggi che non ti servono più. Inoltre, puoi risparmiare sui costi di eDiscovery.

Importante: non applicare un'archiviazione a fini legali all'email che accetta i messaggi del journal. Le archiviazioni a fini legali impediscono l'eliminazione di tutti i messaggi.

Passaggio 3: configura l'accettazione dei messaggi del journal in Gmail

1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

   Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

2. Nella Console di amministrazione, vai a Menu  ApplicazioniGoogle WorkspaceGmailRouting.

3. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.

4. Fai clic su Accettazione journal email in entrata in Vault e seleziona la casella Attiva.
5. In Ricevi i messaggi del journal al seguente indirizzo, inserisci un indirizzo email del tuo dominio per accettare i messaggi del journal. Specifica un indirizzo che non sia utilizzato da un utente reale nel tuo dominio. 
6. (Facoltativo) Per rifiutare i messaggi che non sono stati inviati da un indirizzo email preferito, inserisci l'indirizzo email preferito in Accetta solo i messaggi del journal da questo mittente. Deve corrispondere esattamente all'indirizzo di provenienza dei messaggi del journal utilizzato dal server Exchange. Se utilizzi più server Exchange, ti consigliamo di lasciare vuoto questo campo.
7. In Indirizzo di restituzione al mittente per le consegne del journal non riuscite, inserisci un indirizzo email per ricevere un avviso ogni volta che viene visualizzato un avviso di mancato recapito per un messaggio del journal.
   Nota: i ripetuti tentativi di invio dovuti alla restituzione al mittente dei messaggi del journal possono causare code di backup nel server.
8. (Facoltativo) Per rifiutare i messaggi del journal che non sono autenticati con DKIM/SPF, seleziona la casella Rifiuta i messaggi del journal non autenticati con DKIM/SPF e, facoltativamente, seleziona Modifica l'avviso di rifiuto predefinito e inserisci una notifica di rifiuto.
   Se un messaggio viene rifiutato, il messaggio di rifiuto includerà il testo che hai specificato oltre al messaggio NDR predefinito. Ad esempio, puoi inserire un messaggio simile a "Rifiuto journal", che ti consentirà di riconoscere più rapidamente il messaggio del journal di Exchange.
9. (Facoltativo) Per rifiutare i messaggi del journal che non contengono almeno un utente riconosciuto, seleziona la casella Rifiuta messaggi del journal per destinatari non riconosciuti.
   Importante: 
   • La casella è selezionata per impostazione predefinita. Se uno degli utenti non riconosciuti è costituito da un alias o non ha una licenza di Vault, Exchange registra continuamente l'evento e tenta di ripetere il messaggio. A tua volta, ricevi ripetuti errori di Exchange.
   • Se deselezioni la casella, tutti i messaggi del journal contenenti utenti non riconosciuti verranno rifiutati senza avvisi. Di conseguenza, non puoi vedere quali messaggi degli utenti non vengono conservati. Pertanto, se alcuni dei tuoi utenti non hanno una licenza Vault, ma dovrebbero averla, non puoi identificarli. Per evitare questi problemi, ti consigliamo di assicurarti che tutti gli utenti coinvolti abbiano una licenza per Vault.
10. (Facoltativo) Per accettare solo i messaggi del journal provenienti da determinati intervalli IP (i messaggi che non rientrano nell'intervallo vengono rifiutati):
    1. Fai clic su Aggiungi.
    2. Inserisci gli intervalli di indirizzi IP dei tuoi server Exchange e fai clic su Salva.
    3. Se questi intervalli di indirizzi IP non sono ospitati e condivisi tra vari clienti, includi gli intervalli IP del journal nel gateway della posta in entrata. Per maggiori dettagli, vedi Configurare un gateway della posta in entrata.
11. Fai clic su Aggiungi impostazione o Salva.
12. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

Puoi tenere traccia delle modifiche nel log di controllo della Console di amministrazione.

Passaggio 4: configura il server Exchange in modo che inoltri i messaggi del journal all'indirizzo di destinazione

 Se utilizzi Exchange Online, segui questa procedura .

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1. Prima di iniziare

• Se hai precedentemente configurato l'inserimento nel journal di Exchange, probabilmente hai già completato alcuni di questi passaggi. Ti consigliamo comunque di seguire tutti i passaggi per assicurarti che l'inserimento nel journal di Exchange sia configurato correttamente.  
• L'assistenza Google Workspace non fornisce supporto per i server di posta on-premise o i prodotti di terze parti. In caso di problemi con Exchange, rivolgiti all'amministratore di Exchange. 
• Queste istruzioni sono indirizzate a chi lavora con scenari di Exchange comuni. Eventuali modifiche alla configurazione di Exchange devono essere discusse con l'amministratore di Exchange.

2. Crea un contatto SMTP e configura le impostazioni

Per inoltrare i messaggi del journal nelle tue caselle di posta di inserimento nel journal all'indirizzo destinatario, devi aggiungere un nuovo contatto o aggiornare un contatto esistente in Microsoft Active Directory. Microsoft fa riferimento a questo contatto come destinatario SMTP personalizzato, poiché il server per l'inserimento nel journal di Exchange inoltra tutti i messaggi del journal all'indirizzo destinatario tramite SMTP.

Creare un nuovo contatto SMTP

1. Apri Utenti e computer di Active Directory.
2. Fai clic con il tasto destro del mouse sull'unità organizzativa in cui vuoi creare il contatto e seleziona NuovoContatto.
   Il destinatario SMTP personalizzato deve corrispondere all'indirizzo email che hai aggiunto nel campo Ricevi i messaggi di journal al seguente indirizzo (sopra in questa pagina).
3. Inserisci le seguenti informazioni:
   • Nome: Google
   • Cognome: Vault
   • Nome visualizzato: Google Vault
4. Fai clic su OK.
5. Sul server delle caselle di posta, apri Exchange Management Console.
6. Espandi Configurazione destinatario, fai clic con il pulsante destro su Contatto di posta e seleziona Nuovo contatto di posta.
7. Fai clic su Contatto esistente, seleziona il contatto Google Vault che hai appena creato e fai clic su OK.
8. Tocca Avanti.
9. PerIndirizzo email esterno, fai clic su Modifica e inserisci lo stesso indirizzo che hai creato per l'account di destinazione (sopra in questa pagina), ad esempio [e-mail].
10. Fai clic su OKAvantiNuovo.

Configurare le impostazioni del formato del messaggio

In Exchange 2007, i report del journal vengono inviati nel formato S/TNEF. In Exchange 2007 SP1 e in Exchange 2010, puoi inviare i report del journal nel formato S/TNEF o MIME. Utilizza l'output MIME per i report del journal. MIME è supportato solo con Exchange 2007 SP1 e versioni successive di Exchange. Le versioni precedenti non sono supportate. Per maggiori informazioni sulle versioni di Exchange, consulta la documentazione Microsoft.

1. Sul server delle caselle di posta, apri Exchange Management Console.
2. Espandi Configurazione destinatario e seleziona Contatto di posta.
3. Seleziona il contatto SMTPfai clic su Proprietà.
4. Fai clic su Generale e per Utilizza formato RTF MAPI fai clic su Mai.
   Con questa impostazione, i report del journal vengono inviati in formato MIME e non S/TNEF.

3. Configura la casella di posta per l'inserimento nel journal e crea un elenco di distribuzione

Puoi configurare diverse caselle di posta e database delle caselle di posta per l'inserimento nel journal su uno o più server Exchange. La casella di posta configurata per l'inserimento nel journal dovrà essere collocata in un database apposito per cui non prevedi di attivare l'inserimento nel journal.

Impostare la casella di posta e creare la lista di distribuzione per l'inserimento nel journal

1. Sul server delle caselle di posta, apri Exchange Management Console.
2. Espandi Configurazione destinatario e fai clic con il pulsante destro del mouse su Cassetta postale, quindi seleziona Nuova cassetta postale.
3. Fai clic su Cassetta postale utente Avanti.
4. Seleziona Nuovo utentefai clic su Avanti.
5. Seleziona l'unità organizzativa in cui vuoi creare la casella di posta per l'inserimento nel journal.
6. In Nome, inserisci Archivio.
7. In Cognome, inserisci Principale.
8. In Nome, inserisci Archivio principale.
9. In Nome di accesso utente (Nome principale utente), inserisci APrincipale.
10. Inserisci la password e la password di conferma per l'utente.
11. Deseleziona la casella L'utente deve modificare la password al prossimo accessofai clic su Avanti.
12. Seleziona il database delle caselle di posta, i criteri di gestione dei record dei messaggi e quelli della casella di posta di Exchange ActiveSyncfai clic su Avanti.
13. Esamina il Riepilogo configurazione. Se devi apportare modifiche, fai clic su Indietro. 
14. Fai clic su Nuovo per creare la casella di posta.
15. In Active Directory, crea un nuovo elenco (gruppo) di distribuzione e nominalo Destinatari journal.
16. Aggiungi i seguenti membri all'elenco di distribuzione (gruppo):
    1. Contatto SMTP: lo stesso indirizzo creato nel passaggio Creare un contatto SMTP (sopra in questa pagina).
    2. Archivio principale: creato al passaggio 8 (in precedenza in questa pagina).

4. Attiva l'inserimento nel journal

A seconda della versione di Exchange in uso, è possibile attivare l'inserimento nel journal di base o avanzato. Con l'inserimento di base configuri l'inserimento nel journal per ogni database delle caselle di posta applicabile. Con l'inserimento avanzato, è possibile configurare regole che identificano i gruppi di mittenti e destinatari i cui messaggi vengono inseriti nel journal. Per informazioni dettagliate sul tipo di inserimento nel journal supportato dalla versione di Exchange in uso, consulta la documentazione Microsoft.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e della configurazione delle regole, è possibile disporre di uno o più caselle di posta per l'inserimento nel journal. Nei casi in cui esistano diverse caselle di posta per l'inserimento nel journal con un numero elevato di report, è opportuno dedicare risorse specifiche per i relativi database.

Attivare l'inserimento di base nel journal

1. Apri Exchange Management Console.
2. Espandi Configurazione server seleziona Casella di posta.
3. Seleziona il server per il database delle caselle di posta in cui vuoi attivare l'inserimento nel journal.
4. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul database della casella di postafai clic su Proprietà.
5. Fai clic su GeneraleDestinatari journal.
6. In Invia report del journal a, fai clic su Sfoglia, seleziona Destinatari journal (l'elenco di distribuzione che hai creato con i destinatari dei messaggi inseriti nel journal) e fai clic su OK.
7. Fai clic su OK.
   Tutti i messaggi inseriti nel journal per gli utenti di questo database delle caselle di posta vengono ora inviati all'elenco di distribuzione Destinatario del journal. 
8. Ripeti i passaggi per ciascun database delle caselle di posta in cui vuoi applicare l'inserimento nel journal.

Attivare l'inserimento avanzato nel journal

1. Verifica che l'agente per l'inserimento nel journal sia abilitato sul server Trasporto Hub:
   • Esegui il comando Get-TransportAgent. Se non viene restituito il nome di un agente, l'agente non è abilitato.
   • Se necessario, per abilitare l'agente per l'inserimento nel journal, esegui il comando Enable-TransportAgent -Identity “Journaling agent”.
2. Sul Server di trasporto Hub, apri Exchange Management Console.
3. Espandi Configurazione organizzazione, quindi seleziona Trasporto Hub.
4. Fai clic su Inserimento nel journalNuova regola del journal e inserisci un nome per la regola del journal.
5. In Invia report del journal a, fai clic su Sfoglia e seleziona Destinatari journal (l'elenco di distribuzione che hai creato con i destinatari dei messaggi inseriti nel journal).
6. Per Ambito, seleziona l'ambito della regola del journal.
   • Per applicare la regola a un solo destinatario (per Messaggi del journal per il destinatario), fai clic su Sfoglia e seleziona il destinatario appropriato.
   • Per applicare la regola a più destinatari (per Messaggi del journal per il destinatario), fai clic su Sfoglia e seleziona l'elenco di distribuzione appropriato.
7. Fai clic su NuovoFine.
   Tutti i messaggi inseriti nel journal per gli utenti di questo server Trasporto Hub vengono inviati ad APrincipale.
8. Ripeti i passaggi per ciascun server Trasporto Hub a cui vuoi applicare l'inserimento nel journal.

5. Crea un criterio per eliminare i messaggi dalla casella di posta di inserimento nel journal

Per avere spazio di archiviazione sufficiente per i report del journal, crea una regola di impostazione dei contenuti gestiti per eliminare automaticamente tutti i messaggi dalla cartella della Posta in arrivo con la frequenza da te indicata.

Consigliamo di configurare inizialmente un intervallo di 7 giorni. Quindi, controlla le dimensioni che raggiunge la casella di posta per l'inserimento nel journal durante le prime settimane dall'attivazione dell'inserimento e modifica l'intervallo secondo le tue esigenze. Per includere tutti i report del journal nei backup programmati, configura un intervallo appropriato per assicurarti che i report non vengano eliminati prima del backup successivo.

Passaggio 1: crea un'impostazione relativa ai contenuti gestiti per la cartella di Posta in arrivo

1. In Exchange Management Console, espandi Configurazione server e seleziona Cassetta postale.
2. Fai clic su Cartelle predefinite gestite e seleziona Posta in arrivo.
3. Nel riquadro delle azioni, fai clic su Nuove impostazioni contenuto gestito per aprire la Configurazione guidata nuove impostazioni del contenuto gestito.
4. In Nome, inserisci Impostazione contenuto Google Vault.
5. Per Tipo di messaggio, seleziona Tutto il contenuto della cassetta postale.
6. Seleziona la casella Durata periodo di mantenimento (giorni).
7. Inserisci il numero di giorni per i quali vuoi conservare i messaggi.
8. In Inizio del periodo di conservazione, seleziona Al recapito, alla data di fine di calendario e attività ricorrenti.
9. In Azione da intraprendere al termine del periodo di conservazione, seleziona Elimina definitivamente.
10. Fai clic su Avanti Avanti per ignorare la pagina del journal.
11. Fai clic su Nuovo Fine.

Passaggio 2: crea un criterio della casella di posta della cartella gestita

1. In Exchange Management Console, espandi Configurazione server e seleziona Cassetta postale.
2. Nel riquadro azioni, fai clic su Nuovo criterio cassetta postale cartella gestita per aprire la procedura guidata omonima.
3. In Nome criterio cassetta postale della cartella gestita, inserisci Criterio Google Vault.
4. In Specificare le cartelle gestite che si desidera collegare al criterio, fai clic su Aggiungi per aprire la finestra di dialogo Seleziona cartella gestita.
5. Seleziona Posta in arrivofai clic su OK.
6. Fai clic su Nuovo Fine.

Passaggio 3: applica il criterio della casella di posta della cartella gestita alla casella di posta per l'inserimento nel journal

1. In Exchange Management Console, espandi Configurazione destinatario e seleziona Cassetta postale.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse su Archivio principale e seleziona Proprietà.
3. Fai clic su Impostazioni casella di postaGestione record di messaggistica e seleziona Proprietà.
4. Seleziona la casella Criterio cassetta postale della cartella gestita e fai clic su Sfoglia.
5. Seleziona Criterio Google Vault e fai clic su OK.
6. Fai clic su OK per confermare.

Passaggio 4: configura l'Assistente cartelle gestite per l'esecuzione del criterio

1. In Exchange Management Console, espandi Configurazione server e seleziona Cassetta postale.
2. Fai clic con il tasto destro del mouse sul server delle casella di posta che ospita la casella di posta per l'inserimento nel journal Archivio principale, quindi fai clic su Proprietà.
3. Fai clic su Gestione record di messaggistica e, per Programmare l'Assistente cartelle gestite, seleziona Utilizza pianificazione personalizzata, quindi fai clic su Personalizzata.
4. In Pianificazione seleziona gli orari e i giorni in cui eseguire l'Assistente cartelle gestite.
   Ti consigliamo di eseguire la funzionalità al di fuori delle ore di punta.
5. Fai clic su OK.

6. Rimuovi la casella di posta per l'inserimento nel journal dall'Elenco indirizzi globale

Ora devi rimuovere la casella di posta per l'inserimento nel journal dall'Elenco indirizzi globale di Exchange per evitare che gli utenti inviino messaggi email direttamente all'archivio.

1. Utilizza il cmdlet Set-Mailbox per modificare le impostazioni per la casella di posta per l'inserimento nel journal in modo che sia rimossa dall'elenco indirizzi globale.
2. Utilizza il comando Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.

7. Impedisci la ricezione dei messaggi da parte della casella di posta per l'inserimento nel journal

Infine, configura una regola per impedire il recapito di messaggi all'utente APrincipale, per evitare l'invio di messaggi alla casella di posta finalizzata all'inserimento nel journal.

1. Utilizza il cmdlet Set-Mailbox per modificare le impostazioni della casella di posta per l'inserimento nel journal. 
2. Utilizza il comando Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.

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