Anda dapat menggunakan Google Vault untuk menyimpan pesan jurnal Microsoft Exchange dan menjalankan eDiscovery. Anda juga dapat mengonfigurasi notifikasi, mengubah pemberitahuan penolakan default untuk pesan jurnal, dan mengonfigurasi kontrol lainnya. Untuk meneruskan pesan jurnal pengguna ke Gmail dan menyimpannya menggunakan Vault, pengguna harus mengaktifkan akun Google Workspace dengan Gmail.
Tentang penjurnalan Microsoft Exchange
Penjurnalan Exchange memungkinkan Anda mendokumentasikan salinan, atau membuat jurnal, komunikasi email di organisasi Anda dan mengirimnya ke kotak surat khusus di server Exchange. Penjurnalan berbeda dengan pengarsipan. Penjurnalan mencatat pesan pengguna. Pengarsipan adalah cara menyimpan salinan tersebut di tempat terpisah untuk mematuhi aturan, retensi data, atau pemeliharaan server.
Pesan jurnal Exchange berisi seluruh pesan asli, termasuk semua header dan informasi alamat pengiriman atau pengembalian transportasi. Informasi alamat pengiriman atau pengembalian mencakup pengirim dan semua penerima, termasuk penerima Bcc dan penerima di daftar distribusi. Data ini diperlukan untuk mematuhi sebagian besar peraturan.
Langkah 1: Buat akun penerima
- Tambahkan akun. Tetapkan alamat yang ada dalam domain (atau subdomain) Anda, yang tidak digunakan oleh pengguna sebenarnya. Misalnya, jika domain Anda adalah solarmora.com, tambahkan akun yang mirip untuk exchange-journal@solarmora.com.
- Akun tersebut harus memiliki lisensi Google Workspace yang mendukung Vault. Untuk memeriksa apakah akun Anda mendukung Vault, buka Persyaratan lisensi.
- Tempatkan akun di unit organisasinya. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Menambahkan unit organisasi dan Memindahkan pengguna ke unit organisasi.
- (Opsional) Untuk menyembunyikan akun di Direktori Anda, karena akun ini bukan untuk pengguna sebenarnya dan tidak akan mendapatkan email, buka Menyembunyikan pengguna dari Direktori.
Langkah 2: Siapkan retensi pesan Gmail di Vault
- Login ke Vault.
- Ikuti petunjuk di Mempertahankan pesan Gmail dengan Vault untuk menetapkan aturan retensi khusus dengan parameter berikut:
- Cakupan–Pilih unit organisasi yang berisi email yang akan menerima pesan jurnal.
- Kondisi–Gunakan syarat untuk menentukan pesan yang akan dipertahankan. Misalnya, untuk hanya mempertahankan pesan yang diterima dari pengguna eksternal, masukkan NOT from:*@domain-anda. Atau, untuk hanya mempertahankan pesan yang dikirim ke pengguna eksternal, masukkan NOT to:*@domain-anda.
- Durasi dan tindakan–Pilih Periode retensi data. Masukkan jumlah hari untuk menyimpan pesan dan tindakan yang harus diambil saat batas waktu aturan retensi berakhir. Pesan jurnal dapat diakumulasikan dengan cepat dan tidak dihapus secara manual. Sebaiknya Anda menghapus permanen semua pesan saat periode retensi data berakhir. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi menyimpan pesan yang diperlukan. Selain itu, Anda dapat menghemat biaya eDiscovery.
Penting: Jangan menetapkan pembekuan pada email yang menerima pesan jurnal. Pembekuan mencegah semua pesan dihapus.
Langkah 3: Siapkan penerimaan pesan jurnal di Gmail
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
-
Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.
- Klik Penerimaan jurnal email masuk di Vault, lalu centang kotak Aktifkan.
- Untuk Terima pesan jurnal di alamat berikut, masukkan alamat email dari domain Anda guna menerima pesan jurnal. Tetapkan alamat yang tidak digunakan oleh pengguna aktual di domain Anda.
- (Opsional) Untuk menolak pesan yang tidak dikirim dari alamat email pilihan, masukkan Hanya terima pesan jurnal dari pengirim ini, lalu masukkan alamat email pilihan Anda. Alamat ini harus sama persis dengan alamat Dari yang digunakan server Exchange untuk pesan jurnal. Jika Anda menggunakan beberapa server Exchange, sebaiknya biarkan kolom ini kosong.
- Untuk Alamat email tidak terkirim untuk pengiriman jurnal yang gagal, masukkan alamat email guna mendapatkan notifikasi setiap kali ada pesan email tidak terkirim bagi pesan jurnal.
Catatan: Percobaan ulang untuk pesan jurnal yang dikembalikan dapat menyebabkan penumpukan antrean server. - (Opsional) Untuk menolak pesan jurnal yang tidak diautentikasi DKIM/SPF, centang kotak Tolak pesan jurnal yang tidak diautentikasi DKIM/SPF, lalu Anda dapat memilih untuk mencentang Edit pemberitahuan penolakan default, lalu masukkan pemberitahuan penolakan.
Jika pesan ditolak, pesan penolakan akan menyertakan teks yang Anda masukkan serta pesan NDR default. Misalnya, Anda dapat memasukkan teks, seperti "Penolakan jurnal", yang dapat membantu Anda mengenali pesan sebagai jurnal Exchange. - (Opsional) Untuk menolak pesan jurnal yang tidak berisi minimal satu pengguna yang dikenal, centang kotak Tolak pesan jurnal untuk penerima yang tidak dikenal.
Penting:- Secara default, kotak sudah dicentang. Jika pengguna yang tidak dikenal adalah alias atau tidak diberi lisensi untuk Vault, Exchange akan terus mencatat aktivitas di log dan mencoba ulang pesan. Oleh karena itu, Anda akan menerima pesan error Exchange yang berulang-ulang.
- Jika Anda menghapus centang pada kotak, pesan jurnal yang berisi pengguna yang tidak dikenal akan dihapus tanpa notifikasi. Hasilnya, Anda tidak akan melihat pesan pengguna yang belum disimpan. Oleh karena itu, jika ada pengguna yang belum diberi lisensi untuk Vault tetapi seharusnya mendapatkan lisensi, Anda tidak memiliki cara untuk mengenali mereka. Untuk membantu menghindari masalah ini, sebaiknya coba pastikan bahwa semua pengguna yang relevan memiliki lisensi Vault.
- (Opsional) Untuk hanya menerima pesan jurnal dari rentang IP tertentu saja (pesan dari luar rentang ditolak):
- Klik Tambahkan.
- Masukkan rentang alamat IP server Exchange Anda, lalu klik Simpan.
- Catatan: Jika rentang IP tersebut bukanlah rentang IP yang dihosting dan digunakan bersama beberapa pelanggan, sertakan rentang IP jurnal di gateway email masuk. Untuk mengetahui detailnya, buka Menyiapkan gateway email masuk.
- Klik Tambahkan setelan atau Simpan.
- Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Anda dapat memantau perubahan di log audit konsol Admin.
Langkah 4: Konfigurasikan server Exchange untuk meneruskan pesan jurnal ke alamat penerima
Jika Anda menggunakan Exchange Online, ikuti langkah-langkah ini sebagai gantinya.
Luaskan semua | Ciutkan semua & ke bagian atas
1. Sebelum memulai- Jika sebelumnya Anda sudah menyiapkan penjurnalan Exchange, Anda mungkin sudah menyelesaikan beberapa langkah ini. Namun, sebaiknya ikuti setiap langkah dalam proses ini untuk memastikan bahwa penjurnalan Exchange dikonfigurasi dengan benar.
- Dukungan Google Workspace tidak memberikan dukungan untuk server email lokal atau produk pihak ketiga. Jika terjadi masalah dengan Exchange, hubungi administrator Exchange Anda.
- Petunjuk ini dirancang untuk berfungsi dengan skenario Exchange yang umum. Setiap perubahan pada konfigurasi Exchange harus dilakukan melalui konsultasi dengan administrator Exchange Anda.
Untuk meneruskan pesan jurnal di kotak surat penjurnalan ke alamat penerima, Anda harus menambahkan kontak baru atau memperbarui kontak yang ada di Microsoft Active Directory. Microsoft mengacu ke kontak ini sebagai penerima SMTP khusus, karena server penjurnalan Exchange meneruskan semua pesan jurnal ke alamat Vault menggunakan SMTP.
Membuat kontak SMTP baru
- Buka Active Directory Users and Computers.
- Klik kanan pada unit organisasi tempat Anda ingin membuat kontak, lalu pilih New
Penerima SMTP khusus harus cocok dengan alamat email yang Anda tambahkan di kolom Terima pesan jurnal di alamat berikut (di atas pada halaman ini). - Masukkan informasi berikut:
- First Name: Google
- Last Name: Vault
- Display Name: Google Vault
- Klik OK.
- Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
- Luaskan Recipient Configuration, klik kanan Mail Contact, lalu pilih New Mail Contact.
- Klik Existing Contact, pilih kontak Google Vault yang baru saja Anda buat, lalu klik OK.
- Klik Next.
- Untuk Alamat Email Eksternal, klik Edit, lalu masukkan alamat yang sama dengan yang Anda buat untuk akun penerima (di atas pada halaman ini), misalnya, exchange-journal@solarmora.com.
- Klik OK
Mengonfigurasi setelan format pesan
Di Exchange 2007, laporan jurnal dikirim dalam format S/TNEF. Di Exchange 2007 SP1 dan Exchange 2010, Anda dapat mengirim laporan jurnal dalam format S/TBK atau MIME. Gunakan output MIME untuk laporan jurnal. MIME hanya didukung di versi Exchange 2007 SP1 dan yang lebih baru. Versi sebelumnya tidak didukung. Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang versi Exchange, lihat dokumentasi Microsoft.
- Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
- Luaskan Recepient Configuration, lalu pilih Mail Contact.
- Pilih kontak SMTP
- Klik General dan untuk Use MAPI rich text format, klik Never.
Dengan setelan ini, laporan jurnal akan dikirim dalam format MIME, bukan S/TNEF.
Anda dapat menyiapkan database kotak surat dan kotak surat penjurnalan yang diperlukan satu atau beberapa server Exchange. Saat menyiapkan kotak surat penjurnalan, Anda harus menempatkannya dalam database kotak surat yang penjurnalannya tidak akan Anda aktifkan.
Menyiapkan kotak surat penjurnalan dan membuat daftar distribusi untuk penjurnalan
- Di server Mailbox, buka Exchange Management Console.
- Luaskan Recepient Configuration, klik kanan Mailbox, dan pilih New Mailbox.
- Klik User Mailbox
- Pilih New User
- Pilih unit organisasi tempat Anda ingin membuat kotak surat penjurnalan.
- Untuk First Name, masukkan Archive.
- Untuk Last Name, masukkan Master.
- Untuk Name, masukkan Archive Master.
- Untuk User logon name (User Principal Name), masukkan AMaster.
- Masukkan dan konfirmasi sandi untuk pengguna ini.
- Hapus centang pada kotak User must change password at next logon
- Pilih database kotak surat yang sesuai, kebijakan pengelolaan dokumentasi pesan, dan kebijakan kotak surat Exchange ActiveSync
- Tinjau ringkasan konfigurasi. Jika Anda perlu melakukan perubahan, klik Back.
- Klik New untuk membuat kotak surat.
- Dalam Direktori Aktif, buat daftar distribusi baru (grup), lalu beri Penerima Jurnal sebagai namanya.
- Tambahkan anggota berikut ke daftar distribusi (grup):
- SMTP contact —Alamat yang sama dengan yang telah Anda buat di bagian Membuat kontak SMTP (di atas pada halaman ini).
- Archive Master—Anda membuat master ini pada langkah 8 (di atas pada halaman ini).
Bergantung pada versi Exchange yang digunakan, Anda dapat mengaktifkan penjurnalan standar atau premium. Dengan penjurnalan standar, Anda mengonfigurasikan penjurnalan untuk setiap database kotak surat yang relevan. Dengan penjurnalan premium, Anda mengonfigurasikan aturan yang mengidentifikasi grup pengirim dan penerima yang pesannya dibuatkan jurnal. Untuk mengetahui detail tentang jenis penjurnalan yang didukung oleh versi Exchange, baca dokumentasi Microsoft.
Bergantung pada ukuran organisasi dan konfigurasi aturan, Anda mungkin memiliki satu atau banyak kotak surat penjurnalan. Bila Anda memiliki banyak kotak surat penjurnalan dengan volume laporan jurnal yang besar, Anda dapat mendedikasikan sumber daya khusus untuk database kotak surat tersebut.
Mengaktifkan penjurnalan standar
- Buka Exchange Management Console.
- Luaskan Server Configuration
- Pilih server untuk database kotak surat tempat Anda ingin mengaktifkan penjurnalan.
- Klik kanan database kotak surat
- Klik General
- Untuk Send Journal reports to, klik Browse, pilih Journal Recipient (daftar distribusi yang Anda buat dari penerima pesan yang dijadikan jurnal), lalu klik OK.
- Klik OK.
Semua pesan yang telah dibuat jadi jurnal untuk pengguna di database kotak surat ini sekarang dikirim ke daftar distribusi Journal Recipient. - Ulangi langkah tersebut untuk setiap database kotak surat yang Anda inginkan untuk penjurnalan.
Mengaktifkan penjurnalan premium
- Pastikan Journaling agent diaktifkan di server Hub Transport:
- Jalankan perintah Get-TransportAgent. Jika nama agen tidak ditampilkan, artinya agen tidak diaktifkan.
- Jika diperlukan, untuk mengaktifkan Journaling agent, berikan perintah Enable-TransportAgent -Identity “JournalingAgent”.
- Di Server Transport Hub, buka Exchange Management Console.
- Luaskan Organization Configuration, lalu pilih Hub Transport.
- Klik Journaling
- Untuk Send Journal reports to, klik Browse, pilih Journal Recipient (daftar distribusi yang Anda buat dari penerima pesan yang dijadikan jurnal).
- Untuk Scope, pilih cakupan aturan jurnal.
- Guna menerapkan aturan ke satu penerima (untuk Journal Messages for Recipient), klik Browse, lalu pilih penerima yang sesuai.
- Guna menerapkan aturan ke beberapa penerima (untuk Journal Messages for Recipient), klik Browse, lalu pilih daftar distribusi yang sesuai.
- Klik New
Semua pesan yang dibuat jurnal untuk pengguna di server Hub Transport sekarang dikirim ke AMaster. - Ulangi langkah-langkah tersebut untuk setiap server Hub Transport tempat Anda ingin membuat jurnal.
Guna memastikan ruang penyimpanan cukup untuk laporan jurnal, Anda harus membuat aturan Setelan Konten Terkelola untuk menghapus semua pesan secara otomatis dari folder Kotak Masuk, pada interval yang Anda tentukan.
Sebaiknya tetapkan interval menjadi 7 hari sekali. Kemudian, pantau ukuran kotak surat penjurnalan selama beberapa minggu pertama setelah Anda mengaktifkan penjurnalan dan sesuaikan interval seperlunya. Jika Anda ingin menyertakan semua laporan jurnal di cadangan terjadwal, tetapkan interval yang tepat untuk memastikan bahwa laporan jurnal tidak dihapus sebelum pencadangan dijalankan.
Langkah 1: Buat setelan konten terkelola untuk folder Inbox
- Di Exchange Management Console, luaskan Organization Configuration, lalu pilih Mailbox.
- Klik Managed Default Folders, lalu pilih Inbox.
- Di panel tindakan, klik New Managed Content Settings untuk membuka wizard New Managed Content Settings.
- Untuk Name, masukkan Google Vault Content Setting.
- Untuk Message Type, pilihAll Mailbox Content.
- Centang kotak Length of retention period day(s).
- Masukkan jumlah hari yang diinginkan untuk menyimpan pesan.
- Untuk Retention period starts, pilih When delivered, end date for calendar and recurring tasks.
- Untuk Action to take at the end of retention period, pilih Permanently delete.
- Klik Next
- Klik New
Langkah 2: Buat kebijakan kotak surat folder terkelola
- Di Exchange Management Console, luaskan Organization Configuration, lalu pilih Mailbox.
- Di panel tindakan, klik New Managed Folder Mailbox Policy untuk membuka wizard New Managed Folder Mailbox Policy.
- Untuk Managed folder mailbox policy name, masukkan Google Vault Policy.
- Untuk Specify the managed folders to link with this policy, klik Add guna membuka kotak Select Managed Folder dialog.
- Pilih Inbox
- Klik New
Langkah 3: Terapkan kebijakan kotak surat folder terkelola ke kotak surat penjurnalan
- Di Exchange Management Console, luaskan Recipient Configuration, lalu pilih Mailbox.
- Klik kanan Archive Master, lalu pilih Properties.
- Klik Mailbox Settings
- Centang kotak Managed folder mailbox policy, lalu klik Browse.
- Pilih Google Vault Policy, lalu klik OK.
- Klik OK untuk mengonfirmasi.
Langkah 4: Konfigurasikan Managed Folder Assistant untuk menjalankan kebijakan tersebut
- Di Exchange Management Console, luaskan Server Configuration, lalu pilih Mailbox.
- Klik kanan server Mailbox yang menghosting kotak surat penjurnalan Archive Master, lalu klik Properties.
- Klik Messaging Records Management dan untuk Schedule the Managed Folder Assistant, pilih Use Custom Schedule, lalu klik Custom.
- Untuk Schedule, pilih waktu dan hari untuk menjalankan bantuan folder terkelola.
Sebaiknya jalankan bantuan di luar jam sibuk. - Klik OK.
Sekarang, Anda harus menghapus kotak surat penjurnalan dari Daftar Alamat Global Exchange untuk mencegah pengguna mengirim pesan email ke arsip secara langsung.
- Gunakan cmdlet Set-Mailbox untuk mengubah setelan bagi kotak surat penjurnalan agar dihapus dari Daftar Alamat Global.
- Berikan perintah Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.
Terakhir, siapkan pembatasan pengiriman bagi pengguna AMaster untuk mencegah pengguna mengirimkan pesan email ke kotak surat penjurnalan secara langsung.
- Gunakan cmdlet Set-Mailbox untuk mengubah setelan bagi kotak surat penjurnalan.
- Berikan perintah Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.
