Configurar Google Vault para los mensajes del diario

Puedes utilizar Google Vault para conservar mensajes en diario de Microsoft Exchange y llevar a cabo tareas de descubrimiento electrónico. También puedes configurar alertas, cambiar el aviso predeterminado de rechazo de los mensajes en diario y configurar otros controles. Para reenviar mensajes en diario a Gmail y conservarlos en Vault, los usuarios deben tener cuentas de Google Workspace con Gmail activado.

Acerca del registro en diario de Microsoft Exchange

El registro en diario de Exchange permite crear una copia (un diario) de las comunicaciones por correo electrónico de tu organización y enviarlas a un buzón de correo dedicado de un servidor de Exchange. El registro en diario es distinto del archivado. El registro en diario registra los mensajes de los usuarios, mientras que el archivado es una forma de almacenar copias en un entorno aparte, lo cual permite el cumplimiento de normativas, la conservación de datos o el mantenimiento del servidor.

Un mensaje en diario de Exchange contiene todo el mensaje original, incluidas las cabeceras, así como la información del sobre de transporte. En la información del sobre se incluye el remitente y todos los destinatarios, entre ellos los destinatarios en Cco y los de listas de distribución. Estos datos son necesarios para cumplir la mayoría de las normativas.

Paso 1: Crea la cuenta receptora

  1. Añade la cuenta. Especifica una dirección que se encuentre en tu dominio (o subdominio), pero que no esté siendo utilizada por un usuario real. Por ejemplo, si tu dominio es solarmora.com, añade una cuenta como exchange-journal@solarmora.com.
  2. La cuenta debe tener una licencia de Google Workspace compatible con Vault. Para comprobar si tu cuenta es compatible con Vault, consulta la sección Requisitos de las licencias.
  3. Incluye la cuenta en su propia unidad organizativa. Consulta las instrucciones en los artículos Añadir unidades organizativas y Mover usuarios a una unidad organizativa.
  4. (Opcional) Para ocultar la cuenta en tu directorio, porque no es para un usuario real y no debería recibir correos, consulta el artículo Ocultar usuarios del directorio.

Paso 2: Configura la conservación de mensajes de Gmail en Vault

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Sigue las instrucciones del artículo Conservar mensajes de Gmail con Vault para definir una regla de conservación personalizada con estos parámetros:
    1. Alcance: selecciona la unidad organizativa que contiene el correo electrónico que aceptará el mensaje en diario.
    2. Condiciones: utiliza términos para especificar qué mensajes quieres conservar. Por ejemplo, para conservar solo los mensajes recibidos de usuarios externos, introduce NOT from:*@tu-dominio. Si quieres conservar solo los mensajes enviados a usuarios externos, introduce NOT to:*@tu-dominio.
    3. Duración y acción: selecciona Periodo de conservación. Indica cuántos días quieres conservar los mensajes y qué pasará con ellos cuando venza la regla de conservación. Los mensajes en diario se pueden acumular rápidamente y no se eliminan de forma manual. Te recomendamos que purgues todos los mensajes cuando finalice el periodo de conservación. De esta forma, no conservarás mensajes que ya no necesites. Además, puedes ahorrar en costes de descubrimiento electrónico.

Importante: No crees ninguna retención en el correo electrónico que vaya a aceptar mensajes en diario. Las retenciones impiden que se eliminen todos los mensajes.

Paso 3: Configurar la aceptación de mensajes en diario en Gmail

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú ""y luego"" Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoGmaily luegoEnrutamiento.
  3. Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

  4. Haz clic en Aceptación del diario de mensajes entrantes en Vault y marca la casilla Habilitar.
  5. En Recibe los mensajes del diario en la siguiente dirección, introduce una dirección de correo electrónico de tu dominio donde se aceptarán los mensajes en diario. Especifica una dirección que no esté siendo utilizada por un usuario real de tu dominio. 
  6. (Opcional) Para rechazar los mensajes que no se envíen desde una dirección de correo determinada, introdúcela en Aceptar solo mensajes del diario de este remitente. Deberá ser la misma dirección de origen que utilice tu servidor de Exchange para los mensajes del diario. Si utilizas varios servidores de Exchange, te recomendamos que dejes este campo en blanco.
  7. Si quieres recibir una alerta cada vez que se cree un mensaje de rebote de un mensaje en diario, introduce una dirección de correo en Dirección de correo electrónico donde se devuelven los mensajes del diario que no se entregan.
    Nota: Cuando se reintenta enviar mensajes en diario devueltos, se pueden provocar retrasos en la cola del servidor.
  8. (Opcional) Para rechazar los mensajes en diario que no estén autenticados mediante DKIM o SPF, marca la casilla Rechazar los mensajes del diario que no estén autenticados mediante DKIM/SPF y, si quieres, introduce un aviso de rechazo en Editar el aviso de rechazo predeterminado.
    Si se rechaza un mensaje, el aviso de rechazo incluirá el texto que introduzcas y el mensaje de informe de no entrega predeterminado. Por ejemplo, puedes introducir texto, como "Rechazo del diario", que ayudará a reconocer el mensaje como diario de Exchange.
  9. (Opcional) Para rechazar los mensajes en diario que no contengan al menos un usuario reconocido, marca la casilla Rechazar los mensajes del diario dirigidos a destinatarios no reconocidos.
    Importante: 
    • Esta casilla está marcada de forma predeterminada. Si alguno de los usuarios no reconocidos es un alias o no tiene licencia de Vault, Exchange registra el evento e intenta enviar el mensaje continuamente. Por este motivo, recibirías errores de Exchange repetidos.
    • Si desmarcas la casilla, los mensajes en diario que contengan usuarios no reconocidos se eliminarán sin notificación. En consecuencia, no se puede ver qué mensajes de los usuarios están sin conservar. Por lo tanto, si hay usuarios que no tienen licencia de Vault pero que debieran tenerla, no hay ninguna manera de identificarlos. Para evitar estos problemas, te recomendamos que compruebes que todos los usuarios pertinentes tienen licencia de Vault.
  10. (Opcional) Para aceptar solo los mensajes en diario de determinados intervalos de IP (los mensajes que no se incluyen en el intervalo se rechazan):
    1. Haz clic en Añadir.
    2. Introduce los intervalos de direcciones IP de tus servidores de Exchange y haz clic en Guardar.
    3. Si estos intervalos de IP no son intervalos de IP alojados compartidos entre varios clientes, inclúyelos en la pasarela de correo entrante. Consulta información detallada en el artículo Configurar una pasarela de correo entrante.
  11. Haz clic en Añadir ajuste o en Guardar.
  12. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse a las cuentas de usuario. Puedes revisarlos en el registro de auditoría de la consola de administración.

Paso 4: Configura el servidor de Exchange para que reenvíe los mensajes en diario entrantes a la dirección de recepción

 Si usas Exchange Online, sigue estos pasos en su lugar.

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1. Antes de empezar
  • Si has configurado alguna vez el registro en diario de Exchange, es posible que ya hayas completado algunos de estos pasos. No obstante, te recomendamos que sigas todos los pasos de este proceso para asegurarte de que el registro en diario de Exchange se configure correctamente.  
  • El equipo de asistencia de Google Workspace no puede ayudarte con servidores de correo locales ni productos de terceros. Si tienes algún problema relacionado con Exchange, ponte en contacto con el administrador de este servicio. 
  • Estas instrucciones funcionan en la mayoría de los casos que pueden darse con Exchange. Si quieres hacer algún cambio en tu configuración de Exchange, consúltalo con el administrador de este servicio.
2. Crear un contacto SMTP y configurar los ajustes

Para reenviar los mensajes en diario de tus buzones de correo de registro en diario a la dirección de recepción, deberás añadir un nuevo contacto o actualizar uno que ya exista en Microsoft Active Directory. Microsoft hace referencia a este contacto como destinatario SMTP personalizado, ya que el servidor de registro en diario de Exchange reenviará todos los mensajes del diario a tu dirección de recepción mediante SMTP.

Crear un contacto SMTP

  1. Abre Usuarios y equipos de Active Directory.
  2. Haz clic con el botón derecho en la unidad organizativa donde quieras crear el contacto y selecciona Nuevoy luegoContacto.
    El destinatario SMTP personalizado debe coincidir con la dirección de correo que hayas añadido en el campo Recibe los mensajes del diario en la siguiente dirección, según lo descrito anteriormente.
  3. Especifica la siguiente información:
    • Nombre: Google
    • Apellido: Vault
    • Nombre para mostrar: Google Vault
  4. Haz clic en Aceptar.
  5. En el servidor de buzón de correo, abre la consola de administración de Exchange.
  6. Abre Configuración de destinatarios, haz clic con el botón derecho en Contacto de correo y selecciona Nuevo contacto de correo.
  7. Haz clic en Contacto existente, selecciona el contacto de Google Vault que acabas de crear y haz clic en Aceptar.
  8. Haz clic en Siguiente.
  9. En Dirección de correo electrónico externa, haz clic en Editar e introduce la misma dirección que creaste para la cuenta receptora (descrita más arriba), por ejemplo, exchange-journal@solarmora.com.
  10. Haz clic en Aceptary luegoSiguientey luegoNuevo.

Configurar los ajustes de formato de los mensajes

En Exchange 2007, los informes del diario se envían en formato S/TNEF. En Exchange 2007 SP1 y Exchange 2010, puedes enviar estos informes en S/TNEF o MIME. Utiliza MIME para exportarlos. MIME solo es compatible con Exchange 2007 SP1 y versiones posteriores. Las versiones anteriores no son compatibles. Para obtener más información sobre las versiones de Exchange, consulta la documentación de Microsoft.

  1. En el servidor de buzón de correo, abre la consola de administración de Exchange.
  2. Muestra Configuración de destinatarios y selecciona Contacto de correo.
  3. Selecciona el contacto SMTPy luegohaz clic en Propiedades.
  4. Haz clic en General y, en Utilizar formato de texto enriquecido MAPI, haz clic en Nunca.
    Con este ajuste, los informes del diario se envían en MIME y no en S/TNEF.
3. Configurar el buzón de correo de registro en diario y crear una lista de distribución

Puedes configurar varios buzones de correo de registro en diario y bases de datos de buzón de correo en uno o varios servidores de Exchange. Al configurar un buzón de correo de registro en diario, debes colocarlo en una base de datos de buzón de correo en la que no tengas previsto activar el registro en diario.

Configurar el buzón de correo de registro en diario y crear una lista de distribución para el registro en diario

  1. En el servidor de buzón de correo, abre la consola de administración de Exchange.
  2. Muestra Configuración de destinatarios, haz clic con el botón derecho en Buzón de correo y selecciona Nuevo buzón.
  3. Haz clic en Buzón de usuarioy luegoSiguiente.
  4. Selecciona Nuevo usuarioy luegohaz clic en Siguiente.
  5. Selecciona la unidad organizativa en la que quieras crear el buzón de correo de registro en diario.
  6. En Nombre, introduce Archivo.
  7. En el campo Apellido, introduce Master.
  8. En Nombre completo, introduce Archivo Master.
  9. En Nombre de inicio de sesión del usuario (nombre principal del usuario), introduce AMaster.
  10. Introduce y confirma la contraseña de este usuario.
  11. Desmarca la casilla en la que se indica que el usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesióny luegohaz clic en Siguiente.
  12. Selecciona la base de datos de buzón de correo correspondiente, la política de gestión de registros de mensajería y la política de buzón de correo de Exchange ActiveSyncy luegohaz clic en Siguiente.
  13. Revisa el resumen de la configuración. Si necesitas hacer cambios, haz clic en Atrás
  14. Haz clic en Nuevo para crear el buzón de correo.
  15. En Active Directory, crea una nueva lista de distribución (grupo) y asígnale el nombre Destinatario del diario.
  16. Añade los siguientes miembros a la lista de distribución (grupo):
    1. Contacto SMTP: se trata de la misma dirección que creaste en el apartado Crear un contacto SMTP de esta página.
    2. Archivo Master: el archivo que creaste en el paso 8 de esta página.
4. Activar el registro en diario

En función de tu versión de Exchange, puedes activar el registro en diario estándar o premium. Con el registro en diario estándar, configuras el registro en diario para cada base de datos de buzón de correo que corresponda. Con el registro en diario premium, configuras reglas que identifican los grupos de remitentes y destinatarios cuyos mensajes se registran en diario. Para obtener más información sobre el tipo de registro en diario de tu versión de Exchange, consulta la documentación de Microsoft.

Dependiendo del tamaño de tu organización y de la configuración de tus normas, puede que tengas uno o muchos buzones de correo de registro en diario. En aquellos casos en los que tengas muchos buzones de correo de registro en diario con grandes volúmenes de informes de diario, puede que quieras dedicar determinados recursos a dichas bases de datos de buzón de correo.

Activar el registro en diario estándar

  1. Abre la consola de administración de Exchange.
  2. Muestra Configuración del servidor y luegoselecciona Buzón.
  3. Selecciona el servidor para la base de datos del buzón de correo donde quieres activar el registro en diario.
  4. Haz clic con el botón derecho en la base de datos del buzón de correoy luegohaz clic en Propiedades.
  5. Haz clic en Generaly luegoDestinatario del diario.
  6. En Enviar informes del diario a, haz clic en Examinar, selecciona Destinatario del diario (la lista de distribución que has creado con los destinatarios de los mensajes registrados en diario) y haz clic en Aceptar.
  7. Haz clic en Aceptar.
    Todos los mensajes registrados en diario de los usuarios de esta base de datos de buzón de correo se envían ahora a la lista de distribución Destinatario del diario. 
  8. Repite estos pasos con cada base de datos del buzón de correo donde quieras registrar un diario.

Activar el registro en diario premium

  1. Asegúrate de que el agente de registro en diario esté habilitado en el servidor de transporte de concentradores:
    • Ejecuta el comando Get-TransportAgent. Si no se devuelve el nombre de un agente, este no está habilitado.
    • Si fuera necesario, para habilitar el agente de registro en diario, ejecuta el comando Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent".
  2. En el servidor de transporte de concentradores, abre la consola de administración de Exchange.
  3. Muestra Configuración de la organización y selecciona Transporte de concentradores.
  4. Haz clic en Registro en diarioy luegoNueva regla de diario e introduce un nombre para la regla de diario.
  5. En Enviar informes del diario a, haz clic en Examinar y selecciona Destinatario del diario (la lista de distribución que has creado con los destinatarios de los mensajes registrados en diario).
  6. En Ámbito, selecciona el ámbito de la regla de diario.
    • Para aplicar la regla a un solo destinatario (en Mensajes del diario para el destinatario), haz clic en Examinar y selecciona el destinatario que quieras.
    • Para aplicar la regla a varios destinatarios (en Mensajes del diario para el destinatario), haz clic en Examinar y selecciona la lista de distribución adecuada.
  7. Haz clic en Nuevoy luegoFinalizar.
    Todos los mensajes registrados en diario para los usuarios de este servidor de transporte de concentradores se enviarán ahora a AMaster.
  8. Repite estos pasos con cada servidor de transporte de concentradores en el que quieras registrar el diario.
5. Crear una política para eliminar mensajes del buzón de correo del registro en diario

Para asegurarte de que tienes espacio de almacenamiento suficiente para gestionar los informes del diario, debes crear una regla de configuración de contenido gestionado para que se eliminen automáticamente todos los mensajes de la carpeta Recibidos en el intervalo que especifiques.

Te recomendamos que configures inicialmente este intervalo para que se eliminen cada siete días. Una vez que hayas activado el registro en diario y ajustado el intervalo según sea necesario, supervisa el tamaño del buzón de correo de registro en diario durante las primeras semanas. Si quieres incluir todos los informes del diario en tus copias de seguridad programadas, establece un intervalo adecuado para asegurarte de que los informes del diario no se eliminen antes de que se haga la copia de seguridad.

Paso 1: Crea una configuración de contenido gestionado para Recibidos

  1. En la consola de administración de Exchange, muestra Configuración de la organización y selecciona Buzón.
  2. Haz clic en Carpetas predeterminadas administradas y selecciona Recibidos.
  3. En el panel de acción, haz clic en Nueva configuración de contenido administrado para abrir el asistente del mismo nombre.
  4. En Nombre, introduce Configuración de contenido de Google Vault.
  5. En Tipo de mensaje, selecciona Todo el contenido del buzón.
  6. Marca la casilla Duración del periodo de retención.
  7. Indica el número de días que quieres conservar los mensajes.
  8. En El periodo de retención comienza, selecciona Cuando se entrega, fecha de finalización para el calendario y las tareas repetidas.
  9. En Acción que se debe realizar al final del periodo de retención, selecciona Eliminar definitivamente.
  10. Haz clic en Siguientey luegoSiguiente para saltarte la página del diario.
  11. Haz clic en Nuevoy luegoFinalizar.

Paso 2: Crear una política de buzón de correo de carpeta gestionada

  1. En la consola de administración de Exchange, muestra Configuración de la organización y selecciona Buzón.
  2. En el panel de acción, haz clic en Nueva directiva de buzón de la carpeta administrada para abrir el asistente del mismo nombre.
  3. En Nombre de la directiva de buzón de la carpeta administrada, introduce Política de Google Vault.
  4. En Especificar las carpetas administradas para vincular con esta política, haz clic en Añadir para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta administrada.
  5. Selecciona Recibidosy luegohaz clic en Aceptar.
  6. Haz clic en Nuevoy luegoFinalizar.

Paso 3: Aplica la política de buzón de correo de carpeta gestionada al buzón de correo de registro en diario

  1. En la consola de administración de Exchange, muestra Configuración del destinatario y selecciona Buzón.
  2. Haz clic con el botón derecho en Archivo Master y selecciona Propiedades.
  3. Haz clic en Configuración del buzóny luegoAdministración de registros de mensajería y selecciona Propiedades.
  4. Marca la casilla Directiva de buzón de carpeta administrada y, a continuación, haz clic en Examinar.
  5. Selecciona Política de Google Vault y haz clic en Aceptar.
  6. Haz clic en Aceptar para confirmar la acción.

Paso 4: Configura el asistente de carpeta gestionada para ejecutar la política

  1. En la consola de administración de Exchange, muestra Configuración del servidor y selecciona Buzón.
  2. Haz clic con el botón derecho en el servidor de buzón de correo que aloja el buzón de registro en diario de Archivo Master y, a continuación, haz clic en Propiedades.
  3. Haz clic en Administración de los registros de mensajería y, en Programar el Asistente de la carpeta administrada, selecciona Utilizar programación personalizada y haz clic en Personalizada.
  4. En Programar, selecciona las horas y los días en los que quieres que se ejecute el asistente de la carpeta administrada.
    Te recomendamos que ejecutes el asistente fuera de horas pico.
  5. Haz clic en Aceptar.
6. Elimina el buzón de correo de registro en diario de la lista global de direcciones

Ahora deberás eliminar el buzón de correo de registro en diario de la lista global de direcciones de Exchange para evitar que los usuarios envíen mensajes de correo electrónico directamente al archivo.

  1. Utiliza el cmdlet Set-Mailbox para modificar la configuración del buzón de correo de registro en diario de forma que se elimine de la lista global de direcciones. 
  2. Envía el comando Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.
7. Evita que el correo electrónico se envíe directamente al buzón de correo de registro en diario

Por último, deberás configurar una restricción de envío para el usuario AMaster para evitar que se envíen mensajes de correo directamente al buzón de correo de registro en diario.

  1. Usa el cmdlet Set-Mailbox para modificar la configuración del buzón de correo de registro en diario. 
  2. Utiliza el comando Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.


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