Usar um grupo como Caixa de entrada colaborativa


Este artigo é destinado aos administradores. Para gerenciar seus grupos, acesse a Ajuda do Grupos do Google.Este recurso requer ativação Grupos do Google para empresas.

Use as Caixas de entrada colaborativas no Grupos do Google. Com as permissões adequadas, os participantes da Caixa de entrada colaborativa podem atribuir conversas uns aos outros para facilitar o rastreamento.

Por exemplo, você pode criar um grupo para sua equipe de suporte técnico ou atendimento ao cliente com o endereço suporte@seu-dominio.com, adicionar os funcionários como participantes e permitir que pessoas fora da organização enviem mensagens ao grupo.

Ao receber uma mensagem, a equipe de suporte tem as seguintes opções:

  • Atribuir a responsabilidade pelas conversas aos participantes do grupo
  • Definir um dos status resolvidos para as conversas, como "Concluído", "Duplicados" ou "Nenhuma ação necessária"
  • Pesquisar as conversas de acordo com o status da resolução ou usuário

Antes de começar

Crie um grupo de Caixa de entrada colaborativa ou ative os recursos de Caixa de entrada colaborativa para um grupo. Saiba como criar uma Caixa de entrada colaborativa.

Atribuir uma conversa

Você pode atribuir a responsabilidade por uma conversa a si mesmo ou a outro participante do grupo.

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Clique no nome de um grupo.
  3. Escolha uma opção:
    • Para atribuir uma única conversa, clique nela.
    • Para atribuir várias conversas, aponte para cada conversa e depois marque a caixa ao lado do nome do autor da postagem.
  4. Na parte superior, escolha uma opção:
    • Para atribuir a conversa a si mesmo, clique em Assumir "".
    • Para atribuir a conversa a outro participante, clique em Atribuir "". Digite o endereço de e-mail da pessoa e depois clique em Atribuir.
  5. Se quiser sair de uma conversa atribuída a você, faça o seguinte:
    • Na parte superior, clique em Abandonar "".
    • (Opcional) Atribua a conversa a outro participante do grupo.
  6. Para ver as conversas em um grupo que foram atribuídas a você, faça o seguinte:
    1. Na parte superior, clique na seta para baixo "" na barra de pesquisa.
    2. Clique em Atribuídas ae depois e selecione Atribuídas a mim.
    3. Clique em Pesquisar.

Resolver uma conversa

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Clique no nome de um grupo.
  3. Escolha uma opção:
    • Para resolver uma única conversa, clique nela.
    • Para resolver várias conversas, aponte para cada uma e depois marque a caixa ao lado do nome do autor da postagem.
  4. Na parte superior, escolha uma opção:
    • Se a conversa tiver terminado, clique em Marcar como encerrada "".
    • Se nenhuma outra ação for necessária em relação à conversa, clique em Nenhuma ação necessária "".
    • Se a conversa for uma cópia de outra, clique em Marcar como cópia "". Digite o URL da conversa duplicada e depois clique em Marcar como cópia.

Gerenciar marcadores

É possível organizar as conversas com marcadores.

Ao contrário dos marcadores criados no Gmail, os marcadores atribuídos a uma conversa no Grupos são vistos por qualquer pessoa que tenha permissão.

Para usar marcadores no Grupos, a opção "Marcadores compartilhados" precisa estar ativada.

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Clique no nome de um grupo.
  3. Para ativar os marcadores, faça o seguinte:
    1. À esquerda, clique em Configurações do grupo.
    2. Em Marcadores compartilhados, marque a caixa Ativar marcadores compartilhados para este grupo.
  4. Para criar um marcador, faça o seguinte:
    1. No painel esquerdo, aponte para Marcadorese depoisclique em Mais ""e depoisAdicionar marcador.
    2. Digite o nome de um marcadore depoisclique em Adicionar.
      O nome do marcador não pode conter espaços nem os seguintes caracteres: ! ~ ` @ # $ % ^ & * ( ) + = { } [ ] | : ; ' " < > . ? / .
  5. Para aplicar um marcador a uma ou mais conversas, faça o seguinte:
    1. Para uma única conversa, clique nela.
      Em várias conversas, aponte para cada uma e depois marque a caixa ao lado do nome do autor da postagem.
    2. No canto superior direito, clique em Marcador ".
    3. Comece a digitar o nome do marcador e depois marque a caixa ao lado do nome quando o marcador aparecer.
      Você também pode criar um novo marcador para aplicar às mensagens selecionadas.
  6. Para excluir um marcador, faça o seguinte:
    1. No painel esquerdo, à direita de Marcadores, clique em Mais ""e depoisExcluir marcador.
    2. Clique em OK.
      O marcador é removido da lista,mas é mantido em todas as conversas, a menos que você o remova.

Filtrar conversas

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Clique no nome de um grupo.
  3. Na parte superior, clique na seta para baixo "" na barra de pesquisa.
  4. Use o campo de pesquisa para filtrar as conversas de acordo com estas opções:
    • Usuário que postou na conversa
    • Assunto da conversa
    • Palavras na conversa
    • Conversas postadas entre uma determinada data de início e término
    • Conversas com anexos
    • Conversas marcadas como duplicadas
    • Conversas marcadas como concluídas
    • Conversas marcadas como "Nenhuma ação necessária"
    • Conversas atribuídas a você, atribuídas a qualquer usuário ou não atribuídas a qualquer pessoa
    • Se a conversa foi ou não resolvida
      Uma conversa resolvida é marcada como duplicada, concluída ou "Nenhuma ação necessária".
    • Marcador aplicado às conversas
      É possível digitar vários marcadores separados por vírgulas. Os resultados da pesquisa incluem as conversas que correspondem a todos os marcadores digitados.
  5. Clique em Pesquisar.
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