グループを共同トレイとして使用する

この機能を利用するには、ビジネス向け Google グループを有効にする必要があります。

グループを共同トレイとして使用すると、グループのメンバー間でトピックを分担して管理することができます。

共同作業向けの機能は、技術サポートやカスタマー サービスを担当するチームで特に有用です。たとえば、support@[ドメイン].com というアドレスのグループを作成し、サポート スタッフをメンバーとして追加して、組織外部のユーザーからグループにメールを送信できるように設定できます。顧客のメールがサポート スタッフに届くと、サポート スタッフはグループのトピックビューで次の操作を行えます。

  • トピックをグループのメンバーに割り当てる
  • トピックに解決済みのマークを付ける
  • トピックに関連付けられたタグを編集する
  • タグ、解決状況、割り当て先でトピックを絞り込む
共同トレイを設定する

新しいグループを共同トレイとして設定することも、既存のグループに共同トレイ機能を追加することもできます。

新しいグループを共同トレイとして設定するには:

  1. Google グループ(https://groups.google.com/)にアクセスして [グループを作成] をクリックします。
  2. グループの名前、メールアドレス、説明を該当の欄に入力します。
  3. [グループの種類を選択] プルダウン メニューで、[共同トレイ] を選択します。
  4. [参加者] で、どの種類のグループ メンバー(オーナー、マネージャー、標準メンバー)が共同トレイ機能にアクセスできるかを選択します。
  5. [基本的な権限] で、必要に応じて追加の設定を指定します。
  6. [作成] をクリックします。

既存のグループに共同トレイ機能を追加するには:

  1. グループのトピックビューで、[管理] をクリックします。
  2. 画面左側の列にある [役割] セクションを展開し、[役割] をクリックします。
  3. アクセスを設定する対象の役割をクリックします。[メンバー] の役割にはすべてのグループ メンバーが含まれます。
  4. [権限] で、[編集] をクリックします。
  5. 次の権限が(独自の裁量による追加の権限とともに)有効になっていることを確認します。
    • トピックを割り当て
    • 自由形式のタグを入力
    • タグやカテゴリを変更
    • 重複のマークを付ける
    • トピックにお気に入りの返信のマークを付ける
    • 返信不要のマークを付ける
    • トピックを引き受け
    • トピックの割り当てを解除
    • すべてのトピックでお気に入りの返信のマークを解除
トピックを割り当てる

トピックを自分自身または他のグループ メンバーに割り当てるには、トピックビューでトピックを開き、次のいずれかの操作を行います。

  • [引き受け] をクリックして自分自身にトピックを割り当てます。
  • トピックを他のグループ メンバーに割り当てるには、[割り当て] をクリックします。表示されるダイアログでメンバーのメールアドレスを検索し、該当する検索結果の横にある [割り当て] をクリックします。

自分に割り当てられているトピックの割り当てを解除するには、トピックを開いて [操作] プルダウン メニューの [解除] をクリックします。その後そのトピックを別のグループ メンバーに割り当てることができます。

自分に割り当てられているトピックを表示するには、[フィルタ] メニューの [自分に割り当て] を選択します。

トピックを解決する

トピックを解決したということは、そのトピックがこれ以上対応不要であることを示します。トピックを解決するには、どのように解決するかによって複数の方法があります。

  • 新しいトピックでの対応が不要な場合は、[対応不要] をクリックします。
  • トピックがフォローアップ メッセージによって解決済みの場合は、トピックを開き、フォローアップ メッセージで [完了マークを付ける] または [ベストアンサーのマークを付ける] をクリックします。
  • トピックが以前のトピックと重複する場合は、[重複として設定] をクリックします。表示されるダイアログで、元のトピックの URL を指定します。

トピックビューは、どのトピックがどのように解決されたかを示します。これらの解決設定は相互に排他的ではありません。1 つのトピックに複数の解決方法を適用できます。

タグを管理する

タグを使ってグループのトピックを整理できます。グループのタグ設定はグループの [グループを管理] ページで制御します。

トピックにタグを追加するには:

  1. トピックビューからトピックを開きます。
  2. [タグを追加] をクリックします。
  3. 1 つ以上の追加タグを指定し、[変更を保存] をクリックします。トピックあたりの最大タグ数は、グループのオーナーがグループの管理設定で制御できます。

トピックからタグを削除するには:

  1. トピックビューからトピックを開きます。トピックのタグが、トピックの件名の横に表示されます。
  2. タグの横にある [X] をクリックすると、タグがトピックから削除されます。
トピックを絞り込む

トピックビューに現在表示されているトピックを絞り込むには、[フィルタ] をクリックします。次のフィルタを自由に組み合わせてトピックに適用できます。

  • 返信のないトピック
  • 自分が開始したトピック
  • 自分が返信したトピック
  • 完了のマークが付いたトピック

目的のフィルタを選択したら、メニューの下部にある [選択したフィルタを適用] をクリックします。適用したフィルタを解除するには、[フィルタ] > [フィルタをすべてクリア(すべてのトピックを表示)] を選択します。

タグでトピックを絞り込むこともできます。絞り込みを行うには、グループのタグビューに切り替え、表示するタグを選択します。

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