Utiliser un groupe comme boîte de réception collaborative

Si Google Groupes n'est pas disponible sur votre compte professionnel ou scolaire, demandez à votre administrateur d'activer Groups for Business.

Si Google Groupes n'est pas disponible dans votre compte professionnel ou scolaire, demandez à votre administrateur d'activer Groups for Business

Lorsqu'un propriétaire ou un gestionnaire de groupe active les fonctionnalités de boîte de réception collaborative pour un groupe, les membres disposant des bonnes autorisations peuvent gérer ensemble les conversations.

Avant de commencer

Le propriétaire ou le gestionnaire d'un groupe doit au préalable :

• créer un groupe de boîte de réception collaborative ou activer les fonctionnalités de la boîte de réception collaborative pour un groupe existant (consultez Transformer un groupe en boîte de réception collaborative pour en savoir plus) ;
• définir les bonnes autorisations pour que les utilisateurs puissent profiter des fonctionnalités de la boîte de réception collaborative (consultez Définir des autorisations pour gérer les membres et le contenu pour en savoir plus).

Attribuer une conversation à vous-même ou à d'autres membres

Nécessite l'autorisation "Qui peut modérer les métadonnées".

Vous pouvez désigner un membre du groupe ou vous-même comme responsable d'une conversation. Vous pouvez également rechercher des conversations sur la base de leur état d'attribution.

Prendre en charge, attribuer ou annuler l'attribution des conversations

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. Cliquez sur le nom d'un groupe.
3. Sélectionnez une option. Pour effectuer des actions sur :
   • Une seule conversation : cliquez sur la conversation.
   • Plusieurs conversations : placez le curseur sur chaque conversationcochez la case située à côté du nom de l'auteur.
4. Sélectionnez une option :
   • Attribuez la sélection à :
     • Vous-même : cliquez sur Prendre en charge .
     • Un membre de groupe : cliquez sur Attribuer  et :
       1. Saisissez l'adresse e-mail de la personne responsable.
       2. (Facultatif) Ajoutez une note.
       3. Cliquez sur OK.
   • Annulez l'attribution de la sélection (et, éventuellement, réattribuez-la).
     1. Cliquez sur Abandonner .
     2. (Facultatif) Attribuez une conversation à un membre de groupe selon la procédure décrite ci-dessus.

Afficher l'attribution des conversations

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. Cliquez sur le nom d'un groupe.
3. Dans la barre de recherche située en haut, cliquez sur la flèche vers le bas .
4. Cliquez sur Attribuées à.
5. Sélectionnez une option :
   • Qui me sont attribuées
   • Attribuées à n'importe quel utilisateur
   • Non attribuées
6. Cliquez sur Rechercher.

Résoudre une conversation

Pour résoudre une conversation, vous pouvez la marquer comme terminée, ne nécessitant aucune action supplémentaire ou doublon d'une autre conversation. Dans la liste des conversations, une conversation résolue affiche le statut approprié (terminée, aucune action supplémentaire ou doublon d'une autre conversation) à droite de l'objet.

Marquer une conversation comme :

• Terminée : nécessite l'autorisation "Qui peut modérer les métadonnées".
• Doublon d'une autre conversation ou ne nécessitant aucune action supplémentaire : nécessite l'autorisation "Qui peut modérer le contenu".

Marquer une conversation

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. Cliquez sur le nom d'un groupe.
3. Sélectionnez une option. Pour résoudre :
   • Une seule conversation : cliquez sur la conversation.
   • Plusieurs conversations : placez le curseur sur chaque conversationcochez la case située à côté du nom de l'auteur.
4. En haut de la fenêtre, choisissez une option : Si vous ou un membre de votre équipe :
   • Terminez les tâches associées à une conversation, cliquez sur Marquer comme terminée .
   • Décidez que les problèmes soulevés dans la conversation ne nécessitent aucune action, cliquez sur Aucune action requise .

     Remarque : Les conversations déjà attribuées à un utilisateur leur restent attribuées.

   • Démarrez une conversation sans vous rendre compte qu'une autre similaire existe déjà :
     1. Cliquez sur Marquer comme doublon .
     2. (Facultatif) Pour voir le doublon de la conversation, cliquez dessusen haut à droite, puis cliquez sur afficher la conversation.
5. (Facultatif) Pour supprimer un statut résolu, répétez la même procédure que pour marquer une conversation, mais cliquez pour ne plus la marquer à la place.

À propos des doublons

Marquer une conversation comme doublon la verrouille, afin qu'il soit impossible de réaliser une action dessus. Vous pouvez marquer une conversation comme doublon d'une autre dans les cas suivants :

• Elles font partie du même groupe.
• Celle que vous souhaitez marquer :
  • n'est pas déjà le doublon d'une conversation différente ;
  • ne possède pas déjà de conversation marquée comme doublon.

Supprimer les conversations résolues de la liste

Vous pouvez supprimer les conversations que vous avez résolues. Elles disparaissent alors de façon permanente et vous ne pouvez pas les restaurer. Plutôt que de les supprimer, vous pouvez filtrer la liste des conversations pour n'afficher que les conversations dont l'état est "non résolue" (active).

1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. Cliquez sur le nom d'un groupe.
3. Dans la barre de recherche située en haut, cliquez sur la flèche vers le bas .
4. Cliquez sur État "Résolue"Non résolue.
5. Cliquez sur Rechercher.

Catégoriser les conversations à l'aide de libellés

Organisez les flux de votre boîte de réception collaborative en appliquant des libellés aux conversations. Les libellés vous permettent de catégoriser les conversations par attribution et statut de résolution. Pour en savoir plus, consultez Catégoriser le contenu des groupes à l'aide de libellés.