Ange allmänna alternativ för åtkomstdelning för organisationen

Använd målgrupper för att hjälpa användarna dela på rätt sätt

Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill veta mer om att hantera åtkomsten till dina egna filer går du hit i stället.

Versioner som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus, Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, G Suite Business, Nonprofits. Jämför utgåvor

Som administratör kan du styra de allmänna åtkomstalternativen som användarna har när de delar en fil på Min enhet. Som standard har användarna två allmänna åtkomstalternativ: Begränsad eller hela organisationen. Du kan lägga till andra alternativ genom att skapa målgrupper.

Målgrupper är listor över grupper och användare, till exempel en avdelning eller ett team, som du skapar. När du har skapat målgrupper kan du välja vilken som ska vara den primära målgruppen. Den primära målgruppen är den som föreslås automatiskt för användarna. Inledningsvis kallas den primära målgruppen din organisation och inkluderar alla användare i organisationen.

På den här sidan

Exempel på konfigurationer av allmän åtkomst
Så här tillämpas allmänna åtkomstalternativ
Konfigurera allmänna åtkomstalternativ
Ange standardinställning för allmän åtkomst för nya objekt

Exempel på konfigurationer av allmän åtkomst

Anpassa den primära målgruppen: Du kan ange vilken målgrupp som är den primära målgruppen per grupp eller organisationsenhet. Om du till exempel har en organisationsenhet för marknadsföring kan du skapa målgruppen Marknadsföring och ange den som primär målgrupp för organisationsenheten. När en användare i organisationsenheten Marknadsföring tillåter allmän åtkomst är det första alternativet då Marknadsföring.
Begränsa allmänna åtkomstalternativ: Du kan lägga till och ta bort målgrupper i användarnas allmänna åtkomstdelningsalternativ. Du kan till exempel tillåta användare att ge allmän åtkomst enbart till sin avdelning och ta bort alternativet för hela organisationen.

Så här gäller allmänna åtkomstalternativ

Delade enheter får de allmänna åtkomstalternativ som du anger för den organisationsenhet som den delade enheten har tilldelats.
Om du tar bort en målgrupp från delningsinställningarna förblir filerna delade med målgruppen, även om målgruppen inte längre ingår i de allmänna delningsalternativ. Blockera ytterligare åtkomst genom att antingen ta bort medlemmar från målgruppen eller radera målgruppen från listan över målgrupper i katalogen.
Om organisationen har Cloud Identity- och Google Workspace-licenser gäller de allmänna åtkomstalternativen för Cloud Identity-användare.

Konfigurera allmänna åtkomstalternativ

Innan du börjar: Gör så här om inställningen ska tillämpas för vissa användare: Samla kontona i en organisationsenhet (om inställningarna ska göras per avdelning) eller i en konfigurationsgrupp (om inställningarna ska gälla användare på olika avdelningar).

Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
På administratörskonsolen går du till menyn ApparGoogle WorkspaceDrive och Dokument.
Klicka på Delningsinställningar > Målgrupper.
I listan Målgrupper visas alla målgrupper som redan har tillämpats på tjänsten i den ordning de listas i användarnas delningsinställningar.
Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
Klicka på Lägg till målgrupp.
Markera rutan vid målgruppen du vill lägga till. Om den enda målgruppen är organisationsenheten på toppnivå klickar du på Skapa målgrupp. Mer information om hur du ställer in målgrupper finns i Om målgrupper.
Klicka på Spara.
Peka på målgruppen som du vill ska vara primär målgrupp och ändra den till position 1 genom att dra eller ändra talet.
(Valfritt) Placera övriga målgrupper i den ordning du vill. Klicka på Ta bort objekt om du vill ta bort en målgrupp.
Klicka på Spara. Om du har konfigurerat en organisationsenhet eller grupp kan något av alternativen Ärv eller Åsidosätt vara tillgängligt för en överordnad organisationsenhet eller Inget angivet för en grupp.

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Ange standardinställning för allmän åtkomst för nya objekt

Allmän åtkomst är inställd på Begränsad som standard. Detta är den rekommenderade inställningen för de flesta användare. De kan därför bara dela en fil när de är redo och hålla personliga filer privata.

Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
På administratörskonsolen går du till menyn ApparGoogle WorkspaceDrive och Dokument.
Klicka på Delningsinställningar > Allmän åtkomst till rum.
Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
Välj ett alternativ:
1. Privat för ägaren – endast filägaren kan få åtkomst till nya filer.
2. Alla i organisationen kan få åtkomst till objektet om de har länken (för organisationer utan målgrupper) – filer med denna inställning inkluderas inte i sökresultat om det inte finns länkar till dem från andra sökbara filer.
3. Alla i organisationen kan söka och hitta objektet (för organisationer utan målgrupper) – filer med den här inställningen listas på en användares Drive enbart när användaren har fått åtkomst till filen eller filen delas med användaren.
4. Den primära målgruppen har åtkomst till objektet om de har länken (för organisationer med målgrupper) – filer med den här inställningen inkluderas inte i sökresultat om det inte finns länkar till dem från andra filer som sökbart.
5. Den primära målgruppen kan söka efter och hitta objektet (för organisationer med målgrupper) – filer med den här inställningen visas bara på en användares Drive när de har fått åtkomst till filen eller filen delas med hen.
Klicka på Spara. Om du har konfigurerat en organisationsenhet eller grupp kan något av alternativen Ärv eller Åsidosätt vara tillgängligt för en överordnad organisationsenhet eller Inget angivet för en grupp.

Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.

Var det här till hjälp?

Hur kan vi förbättra den?