Artikel ini ditujukan untuk administrator. Untuk mempelajari cara mengelola akses ke file Anda sendiri, buka di sini.
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. Bandingkan edisi
Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol opsi akses umum yang dimiliki pengguna saat mereka berbagi file di Drive Saya. Secara default, pengguna memiliki 2 opsi akses umum: Dibatasi atau seluruh organisasi. Anda dapat menambahkan opsi lain dengan membuat target audiens.
Target audiens adalah daftar grup dan pengguna, seperti departemen atau tim, yang Anda siapkan. Setelah membuat target audiens, Anda dapat memilih target audiens utama. Target audiens utama adalah yang otomatis disarankan kepada pengguna. Awalnya, target audiens utama diberi nama organisasi Anda dan mencakup semua pengguna di organisasi.
- Contoh penyiapan akses umum
- Cara penerapan opsi akses umum
- Menyiapkan opsi akses umum
- Menetapkan akses umum default untuk item baru
Contoh penyiapan akses umum
- Sesuaikan target audiens utama: Anda dapat menetapkan target audiens yang menjadi target audiens utama menurut grup atau unit organisasi. Misalnya, jika memiliki unit organisasi Pemasaran, Anda dapat membuat target audiens "Pemasaran" dan menetapkannya sebagai target audiens utama untuk unit organisasi tersebut. Dengan demikian, saat pengguna di unit organisasi Pemasaran mengizinkan akses umum, opsi pertama yang mereka miliki adalah “Pemasaran”.
- Batasi opsi akses umum: Anda dapat menambahkan dan menghapus target audiens pada opsi berbagi akses umum pengguna. Misalnya, Anda dapat mengizinkan pengguna memberikan akses umum hanya ke departemen mereka dan menghapus opsi untuk seluruh organisasi.
Cara penerapan opsi akses umum
- Drive bersama mendapatkan opsi akses umum yang Anda setel untuk unit organisasi tempat drive bersama ditetapkan.
- Jika Anda menghapus target audiens dari setelan berbagi, file akan tetap dibagikan kepada target audiens tersebut, meskipun target audiens tersebut tidak lagi termasuk dalam opsi berbagi umum. Untuk memblokir akses lebih lanjut, hapus anggota dari audiens atau hapus audiens dari daftar target audiens di Direktori.
- Jika organisasi Anda memiliki lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, opsi akses umum berlaku untuk pengguna Cloud Identity.
Menyiapkan opsi akses umum
Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
-
Klik Setelan berbagi > Audiens target.
Daftar Audiens menampilkan target audiens yang telah diterapkan ke layanan dalam urutan kemunculan sesuai setelan berbagi pengguna. -
(Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan). Tunjukkan caranya
Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut
- Klik Tambahkan Target Audiens.
- Centang kotak di samping target audiens yang ingin Anda tambahkan. Jika satu-satunya target audiens adalah unit organisasi teratas, klik Buat Target Audiens. Untuk mengetahui detail cara menyiapkan target audiens, lihat Tentang target audiens.
- Klik Simpan.
- Arahkan kursor ke target audiens yang ingin dijadikan target audiens utama lalu ubah ke posisi 1 dengan menarik atau mengubah angka.
- (Opsional) Urutkan target audiens lainnya dalam urutan yang Anda inginkan. Untuk menghapus target audiens, klik Hapus item
.
- Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel, untuk grup).
Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.
Menetapkan akses umum default untuk item baru
Secara default, akses umum ditetapkan ke Dibatasi. Ini adalah setelan yang direkomendasikan untuk sebagian besar pengguna. Jadi, mereka hanya dapat berbagi file jika sudah siap dan menyimpan file pribadi.
Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
-
Klik Setelan berbagi > Akses umum default.
-
(Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan). Tunjukkan caranya
Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut
- Pilih salah satu opsi:
- Pribadi untuk pemilik saja—Hanya pemilik file yang dapat mengakses file baru.
- Siapa saja di organisasi Anda dapat mengakses item jika mereka memiliki link (untuk organisasi tanpa target audiens)—File dengan setelan ini tidak disertakan dalam hasil penelusuran kecuali jika ada link ke file tersebut dari file lain yang dapat ditelusuri.
- Siapa saja di organisasi Anda dapat menelusuri dan menemukan item (untuk organisasi tanpa target audiens)—File dengan setelan ini tercantum di Drive pengguna hanya setelah pengguna tersebut mengakses file atau file dibagikan kepadanya.
- Target audiens utama dapat mengakses item jika mereka memiliki link (untuk organisasi dengan target audiens)—File dengan setelan ini tidak disertakan dalam hasil penelusuran kecuali jika ada link ke file tersebut dari file lain yang dapat ditelusuri.
- Target audiens utama dapat menelusuri dan menemukan item (untuk organisasi dengan audiens target)—File dengan setelan ini tercantum di Drive pengguna hanya setelah pengguna tersebut mengakses file atau file dibagikan kepadanya.
- Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel, untuk grup).
Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.
