Cet article s'adresse aux administrateurs. Pour savoir comment gérer l'accès à vos propres fichiers, consultez plutôt cette page.
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En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les options d'accès général dont disposent les utilisateurs lorsqu'ils partagent un fichier dans Mon Drive. Par défaut, les utilisateurs disposent de deux options d'accès général : l'accès Limité ou l'accès à l'ensemble de leur organisation. Vous pouvez ajouter d'autres options en créant des audiences cibles.
Les audiences cibles sont des listes de groupes et d'utilisateurs (par exemple, un service ou une équipe) que vous avez configurées. Après avoir créé des audiences cibles, vous pouvez déterminer laquelle est votre audience cible principale. L'audience cible principale est automatiquement suggérée aux utilisateurs. Par défaut, l'audience cible principale est nommée votre organisation. Elle inclut tous les utilisateurs de votre organisation.
- Exemples de configurations d'accès général
- Appliquer des options d'accès général
- Configurer les options d'accès général
- Définir l'accès général par défaut pour les nouveaux éléments
Exemples de configurations d'accès général
- Personnaliser l'audience cible principale : vous pouvez définir l'audience cible principale par groupe ou unité organisationnelle. Par exemple, si vous disposez d'une unité organisationnelle "Marketing", vous pouvez créer une audience cible "Marketing" et la définir comme audience cible principale pour cette unité. Ainsi, lorsqu'un utilisateur de l'unité organisationnelle "Marketing" autorise l'accès général, la première option proposée est "Marketing".
- Limiter les options d'accès général : vous pouvez ajouter et supprimer des audiences cibles dans les options d'accès général pour le partage des utilisateurs. Par exemple, vous pouvez autoriser les utilisateurs à n'accorder un accès général qu'à leur service et supprimer l'option pour l'ensemble de l'organisation.
Appliquer des options d'accès général
- Les Drive partagés bénéficient des options d'accès général que vous avez définies pour l'unité organisationnelle à laquelle ils sont attribués.
- Si vous supprimez une audience cible des paramètres de partage, les fichiers restent partagés avec cette audience, même si celle-ci ne figure plus dans les options générales de partage. Pour bloquer tout autre accès, supprimez des membres de l'audience ou supprimez l'audience de la liste des audiences cibles dans l'annuaire.
- Si votre organisation possède des licences Cloud Identity et Google Workspace, les options d'accès général s'appliquent aux utilisateurs Cloud Identity.
Configurer les options d'accès général
Avant de commencer : pour appliquer le paramètre à certains utilisateurs, placez les comptes concernés dans une unité organisationnelle (pour appliquer le paramètre en fonction du service), ou dans un groupe de configuration (pour appliquer le paramètre aux utilisateurs dans plusieurs services).
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
-
Cliquez sur Paramètres de partage > Audiences cibles.
La liste Audiences répertorie toutes les audiences cibles déjà appliquées au service, dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans les paramètres de partage des utilisateurs. -
Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
- Cliquez sur Ajouter une audience cible.
- Cochez la case à côté de l'audience cible que vous souhaitez ajouter. Si la seule audience cible est l'unité organisationnelle racine, cliquez sur Créer une audience cible. Pour savoir comment configurer des audiences cibles, consultez À propos des audiences cibles.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Placez le curseur sur l'audience cible que vous souhaitez désigner comme principale, puis faites-la passer à la position 1 en faisant glisser le numéro ou en le modifiant.
- (Facultatif) Classez les autres audiences cibles dans l'ordre de votre choix. Pour supprimer une audience cible, cliquez sur Supprimer l'élément
.
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.
Définir l'accès général par défaut pour les nouveaux éléments
Par défaut, l'accès général est défini sur Limité. Ce paramètre est recommandé pour la plupart des utilisateurs. Il leur permet de partager un fichier uniquement lorsqu'ils sont prêts et de préserver la confidentialité de leurs fichiers personnels.
Avant de commencer : pour appliquer le paramètre à certains utilisateurs, placez les comptes concernés dans une unité organisationnelle (pour appliquer le paramètre en fonction du service), ou dans un groupe de configuration (pour appliquer le paramètre aux utilisateurs dans plusieurs services).
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
-
Cliquez sur Paramètres de partage > Accès général par défaut.
-
Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
- Sélectionnez une option :
- Restreint au propriétaire : seul le propriétaire d'un fichier peut accéder aux nouveaux fichiers.
- Tous les membres de votre organisation peuvent accéder à l'élément s'ils disposent du lien (pour les organisations sans audience cible) : les fichiers associés à ce paramètre ne sont pas inclus dans les résultats de recherche, à moins qu'un lien vers le fichier concerné ne figure dans un autre fichier inclus dans l'index de recherche.
- Tous les membres de votre organisation peuvent rechercher et trouver l'élément (pour les organisations sans audience cible) : les fichiers associés à ce paramètre ne sont répertoriés dans le Drive d'un utilisateur qu'une fois que celui-ci a accédé au fichier ou que le fichier a été partagé avec lui.
- L'audience cible principale disposant du lien peut accéder à l'élément (pour les organisations disposant d'audiences cibles) : les fichiers associés à ce paramètre ne sont pas inclus dans les résultats de recherche, à moins qu'un lien vers le fichier concerné ne figure dans un autre fichier inclus dans l'index de recherche.
- L'audience cible principale peut rechercher et trouver l'élément (pour les organisations disposant d'audiences cibles) : les fichiers associés à ce paramètre ne sont répertoriés dans le Drive d'un utilisateur qu'une fois que celui-ci a accédé au fichier ou que le fichier a été partagé avec lui.
- Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.
