Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Informationen zur Verwaltung des Zugriffs auf Ihre eigenen Dateien finden Sie hier.
Diese Funktion ist bei folgenden Versionen verfügbar: Business Standard und Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Standard und Education Plus, G Suite Business, Nonprofits. G Suite-Versionen vergleichen
Als Administrator können Sie die allgemeinen Zugriffsoptionen festlegen, die Nutzer beim Freigeben einer Datei in „Meine Ablage“ haben. Standardmäßig haben Nutzer zwei allgemeine Zugriffsoptionen: Eingeschränkt oder Ihre gesamte Organisation. Sie können weitere Optionen hinzufügen, indem Sie Zielgruppen erstellen.
Zielgruppen sind Listen von Gruppen und Nutzern, z. B. einer Abteilung oder einem Team, die Sie eingerichtet haben. Nachdem Sie Zielgruppen erstellt haben, können Sie die primäre Zielgruppe auswählen. Die primäre Zielgruppe wird Nutzern automatisch vorgeschlagen. Anfangs heißt die primäre Zielgruppe Ihre Organisation und umfasst alle Nutzer in Ihrer Organisation.
- Beispiele für allgemeine Zugriffseinrichtungen
- Anwendung der allgemeinen Zugriffsoptionen
- Allgemeine Zugriffsoptionen einrichten
- Allgemeinen Standardzugriff für neue Elemente festlegen
Beispiele für allgemeine Zugriffseinrichtungen
- Primäre Zielgruppe anpassen : Sie können anhand von Gruppen oder Organisationseinheiten festlegen, welche Zielgruppe die primäre Zielgruppe sein soll. Wenn Sie beispielsweise eine Marketingorganisationseinheit haben, können Sie eine Zielgruppe „Marketing“ erstellen und als primäre Zielgruppe für diese Organisationseinheit festlegen. Wenn also ein Nutzer in der Organisationseinheit „Marketing“ allgemeinen Zugriff gewährt, hat er zuerst die Option „Marketing“.
- Allgemeine Zugriffsoptionen einschränken : Sie können Zielgruppen in den Freigabeoptionen für den allgemeinen Zugriff der Nutzer hinzufügen und entfernen. Beispielsweise können Sie Nutzern erlauben, nur ihrer Abteilung allgemeinen Zugriff zu gewähren, und die Option für die gesamte Organisation entfernen.
Anwendung der allgemeinen Zugriffsoptionen
- Für geteilte Ablagen gelten die allgemeinen Zugriffsoptionen, die Sie für die Organisationseinheit festlegen, der die geteilte Ablage zugewiesen ist.
- Wenn Sie eine Zielgruppe aus den Freigabeeinstellungen entfernen, bleiben die Dateien für diese Zielgruppe freigegeben, auch wenn die Zielgruppe nicht mehr in den allgemeinen Freigabeoptionen enthalten ist. Um den Zugriff zu blockieren, entfernen Sie Mitglieder aus der Zielgruppe oder löschen die Zielgruppe aus der Liste der Zielgruppen im Verzeichnis.
- Wenn Ihre Organisation Cloud Identity- und Google Workspace-Lizenzen hat, gelten die allgemeinen Zugriffsoptionen für Cloud Identity-Nutzer.
Allgemeine Zugriffsoptionen einrichten
Hinweis: Wenn Sie die Einstellung auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, fassen Sie die Konten der Nutzer in einer Organisationseinheit zusammen oder fügen Sie die Personen einer Konfigurationsgruppe hinzu. So legen Sie die Einstellung pro Abteilung bzw. abteilungsübergreifend fest.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
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Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Zielgruppen.
In der Liste Zielgruppen werden alle auf den Dienst angewendeten Zielgruppen in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in den Freigabeeinstellungen der Nutzer angezeigt werden. -
Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
- Klicken Sie auf Zielgruppe hinzufügen.
- Markieren Sie das Kästchen neben der Zielgruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn die einzige Zielgruppe die oberste Organisationseinheit ist, klicken Sie auf Zielgruppe erstellen. Weitere Informationen zum Einrichten von Zielgruppen finden Sie unter Zielgruppen.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zielgruppe, die Sie als primäre Zielgruppe festlegen möchten, und manipulieren Sie deren Position durch Ziehen oder Ändern der Zahl zu Position 1.
- Optional: Bringen Sie die anderen Zielgruppen in die gewünschte Reihenfolge. Wenn Sie eine Zielgruppe entfernen möchten, klicken Sie auf „Element entfernen“
.
- Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.
Allgemeinen Standardzugriff für neue Elemente festlegen
Standardmäßig ist der allgemeine Zugriff auf Eingeschränkt gesetzt. Diese Einstellung wird für die meisten Nutzer empfohlen, damit sie nur dann eine Datei freigeben können, wenn sie dies ausdrücklich wollen, und damit private Dateien privat bleiben.
Hinweis: Wenn Sie die Einstellung auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, fassen Sie die Konten der Nutzer in einer Organisationseinheit zusammen oder fügen Sie die Personen einer Konfigurationsgruppe hinzu. So legen Sie die Einstellung pro Abteilung bzw. abteilungsübergreifend fest.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
-
Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Standardzugriff allgemein.
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Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
- Wählen Sie eine Option aus:
- Beschränkt auf den Eigentümer: Nur der Eigentümer der Datei kann auf neue Dateien zugreifen.
- Jeder in Ihrer Organisation kann über den Link auf das Element zugreifen (bei Organisationen ohne Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden nicht in den Suchergebnissen angezeigt, es sei denn, es sind Links in anderen suchbaren Dateien vorhanden.
- Jeder in Ihrer Organisation kann das Element suchen und finden (bei Organisationen ohne Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden erst in der Ablage eines Nutzers aufgeführt, nachdem er auf die Datei zugegriffen hat oder die Datei für ihn freigegeben wurde.
- Die primäre Zielgruppe kann auf das Element zugreifen, wenn sie über den Link verfügt (für Organisationen mit Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden nur dann in den Suchergebnissen angezeigt, wenn Links aus anderen durchsuchbaren Dateien darauf verweisen.
- Die primäre Zielgruppe kann das Element suchen und finden (für Organisationen mit Zielgruppen): Dateien mit dieser Einstellung werden erst in der Google Drive-Ablage eines Nutzers aufgeführt, nachdem er darauf zugegriffen hat oder die Datei für ihn freigegeben wurde.
- Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.
