儲存及管理搜尋活動 (常見問題)

Google 管理控制台中的「網路和應用程式活動」(WAA) 設定將於 2022 年 7 月 18 日起移除,屆時使用者就能開始透過 Google Workspace 搜尋記錄儲存及管理搜尋活動。這項記錄開啟後,當使用者在 GmailGoogle 雲端硬碟的搜尋列中輸入搜尋字詞時,系統就會根據搜尋記錄顯示建議,以便加快搜尋速度。

Google Workspace 搜尋記錄的初始設定與 WAA 設定一致。如果 WAA 已關閉,這項記錄也會一併關閉。若您為使用者啟用額外的 Google 服務,他們仍可調整這類服務的 WAA 設定,但此設定會針對新的 Enterprise 版使用者預設為關閉。根據預設,系統會為大多數的新使用者 (不含未滿 18 歲的 Education 版使用者) 開啟 Google Workspace 搜尋記錄。

注意:Google 絕不會將 Google Workspace 核心服務中的資料用於廣告用途。如要進一步瞭解未滿 18 歲使用者的相關限制,請參閱本頁的「Google Workspace for Education」一節。

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影響

在「我的活動」頁面上,使用者可以開啟個人的 WAA 或 Google Workspace 搜尋記錄設定,也可以更新偏好設定。除了 Gmail 和雲端硬碟外,日後 Google Workspace 搜尋記錄也可能包含更多 Google Workspace 服務中的搜尋內容。

Google 會將 Google Workspace 搜尋記錄資料保留多久?

根據預設,Google 會在 18 個月後刪除這類資料。使用者可以設定在 3、18 或 36 個月後刪除資料,甚至永不刪除資料。

WAA 與 Google Workspace 搜尋記錄有何差異?
  • 目前管理員可以在管理控制台中開啟或關閉 WAA,藉此控管哪些使用者能夠調整各項 Google 服務的 WAA 設定。此外,系統也提供獨立的 WAA 使用者控制項。

    當您開啟 WAA 管理員控制項,而使用者也啟用 WAA 使用者控制項時,系統會儲存使用者的搜尋記錄,讓您在管理控制台中啟用的所有 Google 服務為使用者提供更貼近個人需求的體驗。

  • Google Workspace 搜尋記錄是由使用者自行控管。Google Workspace 搜尋記錄推出後,使用者可以開啟或關閉這項記錄。開啟後,使用者就能收集自己的搜尋記錄,以便加快在 Gmail 和雲端硬碟中的搜尋速度。

    詳情請參閱「開啟或關閉額外的 Google 服務」一文。

Google Workspace 搜尋記錄是否會顯示現有的 WAA 搜尋資料?

會。Google Workspace 搜尋記錄推出後,Google Workspace 服務儲存在 WAA 中的使用者搜尋內容會轉換為 Google Workspace 搜尋記錄。

使用者是否可以刪除或選擇停用 Google Workspace 搜尋記錄?

可以。使用者可以查看及刪除搜尋資料,也可選擇停用 Google Workspace 搜尋記錄。詳情請參閱「讓使用者自行開啟或關閉設定」一節。

為什麼要實施這項異動?

我們即將移除管理控制台的 WAA 設定,並推出 Google Workspace 搜尋記錄,原因如下:

  • 「網路和應用程式活動」設定屬於額外的 Google 服務,因此相關資料不在 Google Workspace 承諾妥善處理的範圍內。
  • Google Workspace 搜尋記錄資料是 Google Workspace 核心服務的一部分,會遵循 Google Workspace 資料處理規定的承諾事項。

    詳情請參閱本頁的「資料保護與隱私權」一節。

  • Google Workspace 搜尋記錄在推出後會成為 Google Workspace 核心服務,Google Workspace 使用者將可設置自己的 Google Workspace 搜尋記錄設定。如果管理員為使用者啟用任何額外的 Google 服務,使用者也能設置這類服務的「網路和應用程式活動」設定。
誰可以控管使用者的搜尋記錄?

Google Workspace 搜尋記錄推出後,這項記錄和 WAA 都是由使用者控管。

管理員如何控管額外 Google 服務的搜尋記錄?
  • 如要控管搜尋記錄設定,管理員可以視需要開啟或關閉額外的 Google 服務。此外,您也可透過機構單位或存取權群組限制這類服務的存取權。
  • Google Workspace 搜尋記錄推出後,使用者的個人 WAA 控制項只會用於收集管理員所啟用額外 Google 服務中的資訊。
  • 如果使用者啟用 WAA,可繼續將其他 Google 服務中的搜尋內容和活動儲存至 Google 帳戶。

相關主題

管理員是否可以控管 Google 搜尋記錄設定?

可以。如要控管 Google 搜尋的搜尋記錄收集作業,管理員可以為使用者開啟或關閉 Google 搜尋和 Google 助理服務。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉 Google 搜尋與 Google 助理服務」一文。

Google Workspace 搜尋記錄與智慧功能控制項有何差異?

智慧功能提供了僅適用於特定地區的資料處理及共用控制項。Google Workspace 搜尋記錄可讓使用者儲存及管理自己的搜尋活動。詳情請參閱智慧功能說明文章

如果我或使用者想瞭解 Google Workspace 搜尋記錄,該怎麼做?

Google Workspace 搜尋記錄啟用後,您或使用者可以在「我的活動」頁面上展開「Workspace 搜尋記錄的運作方式」資訊卡,然後選取其中一個建議主題或按一下「隱藏常見問題」,即可取得有關搜尋記錄的資訊。此外,系統也會在相關產品中傳送訊息給使用者,說明 Google Workspace 搜尋記錄已啟用。

資料保護與隱私權

Google Workspace 搜尋記錄屬於 Google Workspace 核心服務,受到《Google Workspace 協議》所規範。Google 絕不會將 Google Workspace 核心服務中的資料用於廣告用途。

Google Workspace 搜尋記錄是否會影響 Google 遵守 GDPR 規定?

Google Workspace 搜尋記錄不會影響 Google 遵守歐盟的《一般資料保護規則》(GDPR)。無論是收集、管理 Google Workspace 資料,或將這類資料提供給使用者,我們採取的做法都沒有任何改變。Google Workspace 搜尋記錄受到《Google Workspace 協議》所規範。

相關主題

使用者的搜尋記錄是否會用於廣告用途?

不會。Google 絕不會將 Google Workspace 核心服務中的資料用於廣告用途。

如果對於系統收集 WAA 資料的行為有疑慮,請檢查額外的 Google 服務。您也可以考慮透過機構單位或存取權群組限制這類服務的存取權。

Google Workspace 搜尋記錄啟用後,Google 會使用哪些資料?

Google Workspace 搜尋記錄包含 Google Workspace 服務中的搜尋活動,而且適用 Google Workspace 提供的使用者資料保護措施。Google 絕不會將 Google Workspace 核心服務中的資料用於廣告用途。使用者可以刪除自己的搜尋資料、從帳戶匯出這類資料,也可以選擇停用資料收集功能。

Google Workspace for Education

根據預設,系統會為未滿 18 歲的 Google Workspace for Education 使用者關閉 Google Workspace 搜尋記錄。使用者可以開啟這項設定。詳情請參閱「依年齡層控管存取 Google 服務的權限」一文。

讓使用者自行開啟或關閉設定

請要求使用者按照下列步驟操作。

Google Workspace 搜尋記錄

  1. 前往「我的活動」頁面。
  2. 依序按一下「其他 Google 活動」接下來「Google Workspace 搜尋記錄」
  3. 按一下「開啟」或「關閉」

網路和應用程式活動

請參閱「尋找及管理網路和應用程式活動」一文。

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