รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus และ Education Fundamentals และ Education Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันของบุคคลที่สามเพื่อเก็บข้อความ Google Chat เป็นไฟล์ที่เก็บถาวรของรายการบันทึกอีเมลได้ โซลูชันนี้ใช้ประโยชน์ได้ดังนี้
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น SEC Rule 17a-4
- ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป
วิธีใช้งานร่วมกัน
หากต้องการใช้ Chat ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม คุณจะต้องระบุอีเมลที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้
- การเก็บถาวรจะเริ่มต้นเมื่อมีผู้ใช้อย่างน้อย 1 คนในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1, แชทเป็นกลุ่ม หรือพื้นที่ทำงานที่เปิดใช้การเก็บถาวร
หมายเหตุ: ระบบจะเก็บถาวรเฉพาะข้อความจากพื้นที่ทำงานขององค์กรเท่านั้น แต่จะไม่เก็บข้อความจากพื้นที่ทำงานที่ผู้ใช้ภายนอกเป็นเจ้าของ - การเก็บถาวรจะสิ้นสุดลงภายใน 3 วันหลังจากที่ผู้ใช้คนสุดท้ายที่เปิดใช้การเก็บถาวรออกจากแชทเป็นกลุ่มหรือพื้นที่ทำงาน โดยระบบจะไม่เก็บข้อความในแชทที่ส่งหลังจากเวลานี้
สำคัญ: โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามจะต้องกำหนดให้ส่งข้อความผ่านการเชื่อมต่อ Transport Layer Security (TLS) ซึ่งเป็นโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้ารหัสอีเมลเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว หากคุณพยายามส่งข้อความรายการบันทึกไปยังโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามที่ไม่รองรับ TLS ระบบจะไม่ส่งข้อความดังกล่าว
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
ระบบจะไม่เก็บข้อความที่ไม่มีการบันทึกเอาไว้ เราจึงขอแนะนําให้คุณทําดังนี้
- เปิดประวัติการแชท ดูวิธีได้โดยไปที่หัวข้อเปิดหรือปิดประวัติการแชท
- ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนการตั้งค่าประวัติ
- ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกองค์กรโดยการปิดใช้พื้นที่ทำงานภายนอก โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อควบคุมตัวเลือกแชทภายนอกของ Chat และพื้นที่ทำงาน
ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
Set up a third-party archiving solution
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
- คลิกการตั้งค่าการเก็บถาวรของบุคคลที่สาม
- (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร แสดงวิธีการ ที่ด้านข้าง
- เลือกเปิดใช้การเก็บถาวรอยู่
- ในที่อยู่ปลายทาง ให้ป้อนอีเมลที่ต้องการส่งข้อความรายการบันทึก
- ป้อนความถี่ในการสร้างข้อความ (ทุกๆ 1-24 ชั่วโมง) ในส่วนความถี่ในการเก็บถาวร
- (ไม่บังคับ) ในส่วนหัวที่กําหนดเอง ให้ป้อนรายการส่วนหัวของข้อความอีเมลทั้งหมดที่คั่นด้วยจุลภาคเพื่อระบุข้อความที่ไม่ซ้ำกันใน Chat
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า