В Gmail делегированные аккаунты и почтовые ящики с совместным доступом означают одно и то же. При предоставлении пользователям или группам (представителям) доступа к аккаунту Gmail в нем можно:
- автоматически сортировать письма с помощью фильтров (правил);
- отслеживать переписку, архивируя письма;
- отслеживать статус писем с помощью ярлыков;
- показывать и скрывать имя представителя, ведущего переписку.
Представители могут читать, отправлять и удалять ваши электронные письма. Они не могут общаться от вашего имени или менять пароль к Gmail. Если представитель отправляет сообщение, в нем указывается его адрес электронной почты.
Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении, вы можете делегировать доступ группе. Это обеспечивает удобное управление делегированием через участие в группах.
Отличия делегированных аккаунтов и почтовых ящиков с совместным доступом от общих почтовых ящиков
Общий почтовый ящик – это тип группы, которую можно создать в Google Группах.
- Ее участники могут отправлять сообщения, назначать друг друга ответственными за обсуждения и отслеживать обсуждения в виде задач.
- У общего почтового ящика есть свой адрес электронной почты. Пользователи могут обмениваться сообщениями в таком ящике с помощью почтового клиента, например Gmail. Подробнее о том, как отправлять письма с другого адреса или при помощи псевдонима…
Как добавить или удалить представителя
Доступ к аккаунту можно предоставить сразу нескольким пользователям. В обычных аккаунтах это может быть до 10 человек.
Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении:
- Делегировать доступ можно до 1000 пользователей из организации.
- При обычном использовании работать с вашей почтой смогут до 40 человек одновременно.
- Если у вас настроены средства автоматизации, например API или расширения браузера, одновременный доступ к вашему аккаунту Gmail может быть лишь у нескольких человек.
- Откройте Gmail на компьютере. В мобильном приложении добавить представителя невозможно.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
Все настройки.
- Откройте вкладку Аккаунты и импорт или Аккаунты.
- В разделе "Предоставить доступ к своему аккаунту" нажмите на ссылку Добавить другой аккаунт. Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении, делегирование доступа может быть запрещено. Если эта настройка недоступна, обратитесь к администратору.
- Введите адрес электронной почты представителя. Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении, вы можете делегировать доступ группе (при условии, что администратор включил эту функцию). Адрес группы должен быть в домене вашей организации. Для внешних пользователей группы делегирование доступа не осуществляется.
Важно! Если вы делегируете доступ к новому аккаунту или пароль был сброшен, администратор должен отключить требование изменить пароль при первом входе.- Подробнее о том, как администратор может создать аккаунт пользователя…
- Подробнее о том, как администратор может сбросить пароли…
6. Нажмите Далее
Отправить сообщение, чтобы предоставить доступ.
Человек, которого вы добавили, получит письмо с предложением стать вашим представителем. Срок действия приглашения – одна неделя.
Если вы добавили группу, все ее участники станут представителями. При этом им не потребуется принимать ваше предложение.
Примечание. Делегирование вступит в силу в течение 24 часов.
Все настройки.
Отправить сообщение, чтобы предоставить доступ.- Откройте Gmail на компьютере. В мобильном приложении Gmail эта функция недоступна.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки"
- В настройках откройте вкладку Аккаунты и импорт.
- В разделе "Предоставить доступ к своему аккаунту" нажмите удалить напротив пользователя, которому хотите закрыть доступ.
Устранение неполадок
Если вы пользуетесь Gmail в организации или учебном заведении, то в качестве представителя разрешено добавлять только пользователей и группы из вашей организации.
Если вам не удается добавить пользователя из вашей организации, спросите у администратора, разрешено ли у вас настраивать делегированный доступ.
Рекомендуем удалить все ранее сохраненные закладки.
Примечание. После включения делегированный доступ начинает работать в течение часа.
Если вам не удается воспользоваться делегированным доступом в домене Google Workspace, узнайте, как включить или отключить эту функцию.