訴訟保留常見問題

設有訴訟保留時,哪些內容會獲得保存?
  • 郵件內容和附件,包括「寄件備份」、「草稿」、「垃圾桶」和「垃圾郵件」中的內容。
  • Google 網路論壇中的訊息。
  • 傳統版 Hangouts 保存記錄的即時通訊訊息 (須開啟記錄功能)。
  • 使用者雲端硬碟中的檔案,以及相關聯共用雲端硬碟中的檔案 (選擇性)。
  • 特定 Hangouts Chat 訊息
訴訟保留和保留規則之間有何不同?

兩者都讓保管箱中的郵件可供存取。不過,還是有重大差異:

訴訟保留 保留規則
訴訟保留可無限期保存資料。 保留規則只會在指定的保留期限內保留資料。超過保留期限之後,資料就會從所有 Google 系統中清除。
通常是基於法律和調查目的而使用訴訟保留。只有可存取案件的人員才能查看處於訴訟保留狀態的使用者和內容。 保留規則用於資料管理,以及執行資訊生命週期管理政策。只有具保管箱保留規則權限的人員,才能查看、建立與修改保留規則。
如果資料同時套用訴訟保留和保留規則,何者會優先適用?

訴訟保留優先於任何保留規則。

內容處於訴訟保留狀態的使用者需要保管箱授權嗎?

是。進一步瞭解如何提供授權給使用者

多項訴訟保留套用到同一位使用者時,會發生什麼情況?

訴訟保留是以附加方式套用的。因此,一項訴訟保留並不會取代另一項訴訟保留。

舉例來說,您以「X 專案」一詞為使用者 jwong@example.com 建立了 A 訴訟保留,同時以「預算」一詞為同一位使用者建立 B 訴訟保留。當這兩項訴訟保留同時存在時,保管箱會為使用者 jwong@example.com 保存內含「X 專案」或「預算」的內容。即使移除 A 訴訟保留,僅與 B 訴訟保留相關的內容仍會受到保存。

使用者需要哪些權限才能查看、建立或修改訴訟保留?

詳情請參閱瞭解及授予保管箱權限

如果我的 G Suite 管理員刪除了處於訴訟保留狀態的使用者,會發生什麼情況?

G Suite 管理員如果在管理控制台中刪除使用者,該使用者的所有資料都將遭到刪除,即使該使用者處於訴訟保留狀態也一樣。保管箱管理員應該建議 G Suite 管理員使用封存使用者 (AU) 來保存使用者的資料 (詳情請參閱管理離職員工與其相關資料),或是以停權的做法代替刪除使用者。

如何查看目前有哪些訴訟保留?

如要查看所有訴訟保留,使用 [報告] 是很方便的方法。保管箱使用者必須擁有管理稽核權限,才能從 [報告] 查看訴訟保留。如果您想要查看有哪些訴訟保留,可在內含訴訟保留的各案件中查詢。

  1. 登入保管箱
  2. 按一下左側導覽列中的 [報告]。
  3. 按一下 [網域訴訟保留] 或 [使用者訴訟保留]:
    • 網域訴訟保留:這些訴訟保留會套用到擁有保管箱授權的所有使用者的資料。網域訴訟保留清單中會顯示訴訟保留的相關資訊,例如案件、內含該訴訟保留的案件、訴訟保留的特定搜尋字詞,以及訴訟保留的起算日期。
    • 使用者訴訟保留:這些訴訟保留會套用到擁有保管箱授權的特定使用者的資料。在使用者訴訟保留清單中,會顯示郵件處於訴訟保留狀態的使用者。按一下名稱即可取得更多詳細資訊,例如案件、內含該訴訟保留的案件、訴訟保留的特定搜尋字詞,以及訴訟保留的起算日期。
  4. (選擇性) 如要以 CSV 檔案格式下載訴訟保留清單,請按一下右上角的 [下載 CSV]。

注意:如果名稱以紅色顯示並劃有刪除線,代表該使用者的保管箱授權已遭到移除。請與您的 G Suite 管理員聯絡,請對方在管理控制台中將保管箱授權重新指派給這位使用者。

刪除訴訟保留會有什麼影響?
系統會立即為不受其他訴訟保留保護的資料套用適用的保留規則,並可能立即清除使用者在 30 天前刪除的資料。

 

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我們應如何改進呢?