有关保全方面的常见问题解答

设置保全后,系统将保存哪些内容?
  • 存储在 Gmail 中的邮件和附件,包括已发邮件草稿(仅限未删除的草稿)、已删除邮件归档垃圾邮件中的内容。
  • Google 网上论坛中的帖子(直到相应群组被删除)。
  • 传统版 Hangouts 和 Google Chat(启用了聊天记录功能)中已保存的消息。
  • 用户云端硬盘中的内容(不包含文件夹或快捷方式),以及关联的共享云端硬盘中的内容(选择性保存)。
保全和保留规则的区别是什么?

两者都可使邮件保存在保险柜中。但是,两者有很大的不同:

保全 保留规则
保全会无限期地保留数据。 保留规则会在指定的保留期限内保留数据。超过保留期限的数据会从所有 Google 系统中清除。
保全一般用于法律或调查目的。只有可访问诉讼或调查的用户才可查看哪些用户和哪些内容已设置保全。 保留规则用于数据管理和执行信息生命周期管理政策。只有拥有保险柜保留规则权限的人可以查看、创建或修改保留规则。
如果数据受到保全和保留规则的限制,那么应优先服从保全还是保留规则?

保全优先于任何保留规则。

内容已设置保全的用户需要保险柜许可吗?

需要。详细了解如何向用户授予许可

如果多个保全应用于同一用户,会发生什么情况?

保全可叠加。一项保全不会取代另一项保全。

例如,您为用户 jwong@example.com 创建了“保全 A”,字词为“计划 X”。您同时还为该用户创建了“保全 B”,但是字词为“预算”。保险柜会依照这两个已设置的保全,为 jwong@example.com 保存包含“计划 X”或“预算”的内容。如果您删除了“保全 A”,那么系统仅保存与“保全 B”相关的内容。

要查看、创建或修改保全,用户需要拥有哪些权限?

请参阅了解和授予保险柜权限一文,以获取详细信息。

如果我的 G Suite 管理员删除了已设置保全的用户,会发生什么情况?

如果 G Suite 管理员在管理控制台中删除了相应用户,那么该用户的所有数据都会遭到删除,即使该用户设置了保全也不例外。作为保险柜管理员,您应建议 G Suite 管理员使用封存用户专用 (AU) 许可来保存用户数据(请参阅管理离职员工及其数据以了解详情),或暂停用户,而不是删除用户。

如何查看已设置的保全?

有一种简单的方法就是在报告中查看所有保全。要在“报告”中查看保全,保险柜用户必须拥有“管理审核”权限。您还可以在包含相应保全的各个诉讼或调查中查看已设置的保全。

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的报告
  3. 点击整个网域的保全特定用户的保全
    • 整个网域的保全:这些保全会应用到拥有保险柜许可的所有用户。网域保全列表会显示保全的相关信息,包括包含相应保全的诉讼调查、保全的特定搜索字词,以及保全的设置日期。
    • 特定用户的保全:这些保全会应用于拥有保险柜许可的特定用户。在用户保全列表中,您会看到邮件已被设置保全的用户。点击名称即可获取更多详细信息,包括包含此保全的诉讼或调查、此保全的特定搜索字词以及设置此保全的日期。
  4. (可选)点击右上角的下载 CSV 即可下载包含保全列表的 CSV 文件。

注意:如果某个名称以红色显示,且带有删除线,则表示相应用户的保险柜许可已被移除。请与您的 G Suite 管理员联系,让对方在管理控制台中为该用户重新分配保险柜许可。

删除保全后会发生什么?
不受其他保全保护的数据会立即受到适用保留规则的限制。系统可能会立即清除被用户删除超过 30 天的数据。

 

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