開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能

訴訟保留可套用至個人帳戶或機構單位中的所有帳戶，協助您避免刪除與特定資料監管人相關的資料。

訴訟保留永不過期，有別於資料保留規則。如果使用者擁有任何處於訴訟保留狀態的資料，Google Workspace 管理員必須等到訴訟保留移除後，才能刪除使用者的帳戶。

唯有在保管箱使用者刪除訴訟保留、從訴訟保留中移除監管人，或使用者不再擁有保管箱授權，才能清除處於訴訟保留狀態的資料。

訴訟保留能保護的資料

您可依各種 Google 服務設定訴訟保留：

Gmail：儲存在 Gmail 中的郵件和附件，包括「寄件備份」、「草稿」(僅限未刪除的草稿)、「垃圾桶」、「封存」和「垃圾郵件」中的內容。
網路論壇：Google 網路論壇中的訊息 (直至群組遭到刪除為止)。
Chat：Google Chat 訊息的保存記錄 (須開啟記錄功能)。
雲端硬碟：使用者雲端硬碟中的項目 (資料夾或捷徑除外)，以及相關聯共用雲端硬碟中的項目 (選擇性保存)。雲端硬碟訴訟保留也會套用至 Meet 錄製內容及相關記錄檔案，以及透過新版 Google 協作平台建立的協作平台。注意：訴訟保留無法禁止使用者編輯雲端硬碟中的檔案。不過，訴訟保留能保存所有版本的 Google 文件、試算表、簡報、協作平台和繪圖檔案。
Voice：Google Voice 簡訊、語音留言、轉錄稿及通話記錄。

訴訟保留會覆寫保留規則；如果保留規則設為在保留期限屆滿後清除訊息，系統會等到您移除訴訟保留後，才清除套用訴訟保留的資料。
訴訟保留是以附加方式來套用，因此訴訟保留之間不會相互取代。
例如您建立 2 項 Gmail 訴訟保留：
1. A 訴訟保留套用至使用者 jwong@example.com，並以「X 專案」一詞比對郵件。
2. B 訴訟保留套用至同一名使用者，並以「預算」一詞比對郵件。
當這兩項訴訟保留同時存在時，保管箱會為 jwong@example.com 保存內含「X 專案」或「預算」的內容。如果您移除 A 訴訟保留，與 B 訴訟保留相符的內容仍會保存下來，其他內容則全數清除。

除非發生以下任一事件，否則訴訟保留能持續保護資料：

訴訟保留遭刪除：如果資料未受其他訴訟保留保護，會立即套用適用的保留規則。系統可能會立即清除使用者在 30 天前刪除的資料。
保管人從訴訟保留中移除：如果資料未受其他訴訟保留保護，會立即套用適用的保留規則。系統可能會立即清除使用者在 30 天前刪除的資料。
使用者不再擁有保管箱授權：使用者必須擁有保管箱授權，才能利用訴訟保留來保護資料。如果處於訴訟保留狀態的使用者降級使用 Google Workspace 版本，系統不會自動為所有帳戶授予保管箱授權，因此降級前，請先為帳戶額外購買保管箱授權，以保護使用者的資料。如果不這麼做，系統就不會套用訴訟保留，進而可能將資料立即清除。
檔案未與監管人共用：未與監管人共用的資料會立即套用適用的資料保留規則。

如要將資料設為訴訟保留，您需擁有「可管理訴訟保留」的保管箱權限，並存取案件。

您可以依案件逐一查看訴訟保留，也可以一次查看所有案件的訴訟保留狀態。詳情請參閱查看貴機構所有訴訟保留。

如需變更訴訟保留所牽涉的保管人，您可以編輯訴訟保留。準備結束案件並解除保管人資料的訴訟保留時，您可以刪除訴訟保留。

訴訟保留和資料保留規則都會在保管箱中保留資料，但兩者有重大差異：

	訴訟保留	保留規則
用途	訴訟保留通常是為了回應調查或法律問題而建立。	保留規則可用來主動控制資料的保留期限。
範圍	訴訟保留的適用範圍如下：個人帳戶機構單位網路論壇	資料保留規則的適用範圍如下：機構單位或群組中的使用者產品實體，例如共用雲端硬碟和 Chat 聊天室。注意：保留規則無法套用至個人帳戶，但可透過比對字詞保留特定項目。
保留期限	訴訟保留會無限期保存資料，直到刪除訴訟保留為止。	保留規則能在指定期間內保存資料，可指定保留資料的天數或設為無限期。
優先順序	訴訟保留的優先度高於保留規則。當訴訟保留刪除後，資料會立即套用適用的保留規則。	在訴訟保留移除前，保留規則不會套用至處於訴訟保留狀態的資料。即使預設規則設定的保留期限較長，自訂規則的優先度仍高於預設規則。在所有適用的保留規則都到期後，系統可能會將資料從 Google 作業系統中移除。
存取權	只有可存取案件的保管箱使用者才能查看處於訴訟保留狀態的使用者和內容。	只有具備保留規則權限的保管箱使用者才能管理保留規則。

建議您不要對貴機構的頂層機構單位設定訴訟保留，原因如下：

建議您考慮套用更廣泛的資料保留規則，並與您的法律團隊合作，找出需要設為訴訟保留的特定使用者、機構單位或群組。

我們應如何改進呢？