Google Apps Kasası'nda muhafazaları kullanmaya başlama

Bir kuruluş birimindeki bağımsız bir hesap veya tüm hesaplar için geçerli olacak şekilde, belirli veri sorumluları ile ilişkili verilerin silinmesini önlemek için muhafazaları kullanabilirsiniz.

Muhafazalar, geçerlilik sürelerinin olmaması bakımından saklama kurallarından farklıdır. Bir kullanıcın muhafazaya alınmış verileri varsa muhafaza kaldırılana kadar Google Workspace yöneticileri bu kullanıcının hesabını silemez.

Muhafazaya alınan veriler yalnızca bir Apps Kasası kullanıcısı muhafazayı sildiğinde, bir veri sorumlusu muhafazadan kaldırıldığında veya kullanıcı artık bir Apps Kasası lisansına sahip olmadığında kalıcı olarak silinebilir.

Muhafaza ile korunan veriler

Muhafazalar Google hizmetine göre ayarlanır:

• Gmail: Gönderilmiş Postalar, Taslaklar (yalnızca silinmemiş olan taslaklar), Çöp Kutusu, Arşiv ve Spam içeriği de dahil Gmail'de depolanan iletiler ve ekler.
• Gruplar: Google Gruplar'daki mesajlar (grup silinene kadar).
• Chat: Sohbet geçmişine kaydedilen (geçmişe kayıt açık) Google Chat mesajları.
• Drive: Kullanıcıların Drive'larındaki öğeler (klasörler veya kısayollar değil) ve isteğe bağlı olarak ilişkili ortak Drive'lardaki öğeler. Drive muhafazaları Meet kayıtlarına, kayıtlarla ilişkili günlük dosyalarına ve yeni Google Sites sitelerine de uygulanır. Not: Muhafaza, kullanıcıların Drive'daki dosyaları düzenlemesine engel değildir. Ancak Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Sites ve Çizimler dosyaları söz konusu ise dosyanın tüm sürümleri muhafaza ile korunur.
• Voice: Google Voice kısa mesajları, sesli mesajları, çeviri yazıları ve arama kayıtları.

Daha ayrıntılı bilgi için Desteklenen veri türleri başlıklı makaleyi inceleyin.

Muhafazalar ile saklama kurallarının önceliği

• Muhafazalar saklama kurallarını geçersiz kılar. Saklama süresinin sonunda veriler tamamen silinecek şekilde bir saklama kuralı ayarlandıysa muhafazadaki veriler muhafaza kaldırılana kadar tamamen silinmez.
• Muhafazalar eklemelidir. Bir muhafaza başka bir muhafazanın yerini almaz.

  Örneğin, 2 Gmail muhafazası oluşturduğunuzu varsayalım:

  1. A Muhafazası [e-mail] hesabına sahip kullanıcı için geçerli ve "X projesi" ifadesinin geçtiği iletilerle eşleşiyor.

  2. B Muhafazası ise yine aynı kullanıcı için geçerli ve bütçe teriminin geçtiği iletilerle eşleşiyor.

  Uygulanan bu 2 muhafaza ile, Apps Kasası [e-mail] için X projesi veya bütçe ibarelerinin geçtiği iletileri korur. A Muhafazasını kaldırırsanız B Muhafazası ile eşleşen iletiler yine korunur ancak diğerleri tamamen silinebilir.

Muhafazaya alınmış veriler tamamen silindiğinde

Aşağıdaki etkinliklerden biri oluşana dek veriler muhafaza ile korunur:

• Muhafaza silindiğinde: Başka muhafazaların kapsamında olmayan veriler, derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur. Kullanıcıların 30 günden daha önce sildikleri veriler ise hemen tamamen silinebilir.
• Bir veri sorumlusu muhafazadan kaldırıldığında: Başka muhafazaların kapsamında olmayan veriler, derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur. Kullanıcıların 30 günden daha önce sildikleri veriler ise hemen tamamen silinebilir.
• Kullanıcının artık bir Apps Kasası lisansı yoksa: Kullanıcı verilerinin muhafazaya alınabilmesi için ilgili kullanıcının Apps Kasası lisansı olmalıdır. Muhafazaya alınmış olan bir kullanıcı, otomatik olarak her hesaba bir Apps Kasası lisansından yararlanma hakkı sunmayan eski bir Google Workspace sürümüne geçirilecekse kullanıcı verilerini korumak için eski sürüme geçmeden önce eklenti bir lisans atayın. Aksi takdirde, muhafaza artık geçerli olmaz ve veriler derhal tamamen silinebilir.
• Dosyanın veri sorumlusuyla paylaşımı kaldırıldığında: Bir veri sorumlusuyla paylaşılmayan veriler, derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur.

Muhafazalarla çalışma

Verileri muhafazaya almak için Muhafazaları Yönetme Apps Kasası ayrıcalığınız ve bir konuya erişiminiz olmalıdır.

Muhafazaları konuya göre ve tüm konular genelinde inceleyebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için Kuruluşunuz için tüm muhafazaları inceleme başlıklı makaleyi inceleyin.

Bir muhafaza kapsamındaki veri sorumlularını değiştirmeniz gerekiyorsa muhafazayı düzenleyebilirsiniz. Bir konuyu kapatmaya ve sorumlunun verilerini muhafazadan çıkarmaya hazır olduğunuzda muhafazayı silebilirsiniz.

SSS

Tümünü genişlet  |  Tümünü daralt ve başa dön

Muhafaza ve saklama kuralı arasındaki fark nedir?

Hem muhafazalar hem saklama kuralları Apps Kasası'ndaki verileri saklar. Bununla birlikte, ikisi arasında önemli farklılıklar vardır:

	Muhafazalar	Saklama kuralları
Kullanım	Muhafazalar genellikle yasal nedenlerle veya soruşturma amaçlı olarak oluşturulur.	Saklama kuralları verilerin süreyle saklanacağını önceden belirlemek için kullanılır.
Kapsam	Muhafazalar şunlara uygulanabilir: Bireysel hesaplar Kuruluş birimleri Gruplar	Saklama kuralları şunlara uygulanabilir: Kuruluş birimleri veya gruplardaki kullanıcılar Ortak Drive'lar ve Chat alanları gibi ürün varlıkları.  Not: Saklama kuralları, eşleşen terimler bulunması haricinde bireysel hesaplara uygulanamaz.
Koruma süresi	Muhafazalar verileri süresiz olarak, yani muhafaza silinene kadar korur.	Saklama kuralları verileri belirtilen süre boyunca korur. Bu süre, belirlenen bir gün sayısı uzunluğunda ya da sonsuz olabilir.
Öncelik	Muhafazalar, saklama kurallarına göre önceliklidir. Bir muhafaza silindiğinde veriler derhal geçerli saklama kurallarına tabi olur.	Saklama kuralları, muhafaza kaldırılana kadar bir muhafaza tarafından korunan verilere uygulanmaz. Varsayılan kuralın süresi daha sonra dolsa bile özel kurallar varsayılan kurallara göre önceliklidir. Veriler, geçerli son saklama kuralının süresi dolduğunda Google üretim sistemlerinden kaldırılabilir.
Erişim	Yalnızca bir konuya erişebilen Apps Kasası kullanıcıları kimlerin ve nelerin muhafazaya alındığına göz atabilir.	Saklama kurallarını yalnızca saklama kuralı ayrıcalıklarına sahip Apps Kasası kullanıcıları yönetebilir.

Neden üst kuruluş biriminde muhafaza ayarlamamalıyım?

Aşağıdaki nedenlerden dolayı, kuruluşunuzun üst kuruluş biriminde muhafaza ayarlamamanızı öneririz:

• Google Workspace yöneticileri hiçbir kullanıcı hesabını silemez.
• Gerekli olmayan verileri tutarak kuruluşunuzun riskini artırabilirsiniz.
• Analiz ve işleme için daha fazla veriniz olacağından e-Delil tespiti maliyetleriniz artabilir.

Saklama kurallarını daha kapsamlı şekilde uygulamayı deneyin ve hangi kullanıcıların, kuruluş birimlerinin veya grupların muhafazaya alınması gerektiğini belirlemek için hukuk ekibinizle birlikte çalışın.