เริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัย

คุณจะใช้การคงไว้ชั่วคราวเพื่อป้องกันการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ปกป้องรักษาข้อมูลเฉพาะได้ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีบุคคลธรรมดาหรือบัญชีทั้งหมดในหน่วยขององค์กร

การคงไว้ชั่วคราวแตกต่างจากกฎการเก็บรักษาตรงที่การคงไว้ชั่วคราวจะไม่มีวันหมดอายุ หากผู้ใช้คงข้อมูลไว้ชั่วคราว ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะลบบัญชีของผู้ใช้ไม่ได้จนกว่าจะนำการคงไว้ชั่วคราวออก

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวจะถูกลบถาวรได้ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ห้องนิรภัยลบการคงไว้ชั่วคราว ผู้ปกป้องรักษาข้อมูลถูกนำออกจากการคงไว้ชั่วคราว หรือผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตของห้องนิรภัยอีกต่อไปแล้วเท่านั้น

การคงไว้ชั่วคราวจะปกป้องข้อมูลใดบ้าง

บริการของ Google จะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวต่อไปนี้

• Gmail - เก็บข้อความและไฟล์แนบที่เก็บไว้ใน Gmail รวมถึงเนื้อหาในโฟลเดอร์ส่งแล้ว ฉบับร่าง (เฉพาะฉบับร่างที่ไม่ได้ลบ) ถังขยะ ที่เก็บถาวร และจดหมายขยะ
• Groups - เก็บข้อความใน Google Groups (จนกว่าจะมีการลบกลุ่ม)
• Chat - ข้อความใน Google Chat ที่บันทึกไว้ (เปิดประวัติอยู่)
• ไดรฟ์ - รายการต่างๆ (ที่ไม่ใช่โฟลเดอร์หรือทางลัด) ในไดรฟ์ของผู้ใช้ หรือเลือกเป็นรายการในไดรฟ์ที่แชร์ที่เกี่ยวข้องก็ได้ ซึ่งการคงไว้ชั่วคราวของไดรฟ์จะมีผลกับบันทึกการประชุมใน Meet, ไฟล์บันทึกที่เกี่ยวข้องกับบันทึกการประชุม และเว็บไซต์ Google Sites แบบใหม่ หมายเหตุ: การคงไว้ชั่วคราวไม่สามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แก้ไขไฟล์ในไดรฟ์ได้ แต่ระบบจะเก็บรักษาไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์, Sites และวาดเขียนทุกเวอร์ชันไว้ในการคงไว้ชั่วคราว
• Voice - SMS, ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง และประวัติการโทรของ Google Voice

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อประเภทข้อมูลที่รองรับ

ลำดับความสำคัญของการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษา

• การคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา หากตั้งกฎการเก็บรักษาให้ลบข้อความถาวรหลังพ้นระยะเวลาเก็บรักษา ระบบก็จะไม่ลบข้อความในการคงไว้ชั่วคราวอย่างถาวรจนกว่าการคงไว้ชั่วคราวจะถูกนำออก
• การคงไว้ชั่วคราวจะนับรายการเพิ่มจากที่มีอยู่ ดังนั้นการคงไว้ชั่วคราว 1 รายการจะไม่แทนที่การคงไว้ชั่วคราวอื่น

  เช่น เมื่อคุณสร้างการคงไว้ชั่วคราวใน Gmail ไว้ 2 รายการ ดังนี้

  1. การคงไว้ชั่วคราว A ใช้กับผู้ใช้ [e-mail] และจับคู่ข้อความกับวลี "project X"

  2. การคงไว้ชั่วคราว B ใช้กับผู้ใช้เดียวกัน และจับคู่ข้อความกับคำว่า budget

  เมื่อมีการคงไว้ชั่วคราวทั้ง 2 รายการนี้ ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อความที่มี project X หรือ budget สำหรับ [e-mail] ถ้าคุณนำการคงไว้ชั่วคราว A ออก ระบบจะยังเก็บรักษาข้อความที่ตรงกับการคงไว้ชั่วคราว B แต่ข้อความอื่นๆ จะถูกลบถาวร

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวจะถูกลบถาวรเมื่อใด

การคงไว้ชั่วคราวจะปกป้องข้อมูลจนกว่าจะมีเหตุการณ์ต่อไปนี้เกิดขึ้น

• การคงไว้ชั่วคราวถูกลบ - ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวอื่นๆ จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที และระบบจะล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้วเกิน 30 วันออกอย่างถาวรทันทีเช่นกัน
• ผู้ปกป้องรักษาข้อมูลถูกลบออกจากการคงไว้ชั่วคราว - ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวอื่นๆ จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที และระบบจะล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้วเกิน 30 วันออกอย่างถาวรทันทีเช่นกัน
• ผู้ใช้ไม่มีใบอนุญาตของห้องนิรภัยอีกต่อไป - ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาตของห้องนิรภัยจึงจะสามารถคงข้อมูลไว้ชั่วคราวได้ หากผู้ใช้ที่ถูกคงไว้ชั่วคราวได้รับการดาวน์เกรดเป็นรุ่น Google Workspace ที่ไม่ได้ให้ใบอนุญาตของห้องนิรภัยกับทุกบัญชีโดยอัตโนมัติ ให้มอบใบอนุญาตส่วนเสริมก่อนที่จะดาวน์เกรดรุ่นเพื่อปกป้องข้อมูล มิฉะนั้นการคงไว้ชั่วคราวจะไม่มีผลอีกต่อไปและข้อมูลอาจถูกลบถาวรทันที
• ไฟล์ไม่ได้แชร์กับผู้ปกป้องรักษาข้อมูล - ข้อมูลที่ไม่ได้แชร์กับผู้ปกป้องรักษาข้อมูลจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที

ใช้งานการคงไว้ชั่วคราว

หากต้องการคงข้อมูลไว้ชั่วคราว คุณต้องมีสิทธิ์ของห้องนิรภัยเพื่อจัดการการคงไว้ชั่วคราว และการเข้าถึงกรณี

คุณสามารถตรวจสอบการคงไว้ชั่วคราวได้ตามกรณีและในทุกกรณี โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อตรวจสอบการคงไว้ชั่วคราวทั้งหมดสำหรับองค์กร

หากต้องการเปลี่ยนผู้ปกป้องรักษาข้อมูลที่การคงไว้ชั่วคราวครอบคลุมอยู่ ให้แก้ไขการคงไว้ชั่วคราว เมื่อพร้อมปิดกรณีและถอนข้อมูลของผู้ปกป้องรักษาข้อมูลออกจากการคงไว้ชั่วคราว ให้ลบการคงไว้ชั่วคราว

คำถามที่พบบ่อย

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด

การเก็บรักษาเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและกฎการเก็บรักษาแตกต่างกันอย่างไร

ทั้งการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษาจะเก็บรักษาข้อมูลในห้องนิรภัยเหมือนกัน แต่ข้อแตกต่างที่สําคัญมีดังนี้

	การคงไว้ชั่วคราว	กฎการเก็บรักษา
การใช้งาน	โดยทั่วไป การคงไว้ชั่วคราวจะใช้ในการตรวจสอบหรือเมื่อเกิดปัญหาทางกฎหมาย	กฎการเก็บรักษาใช้เพื่อควบคุมระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลด้วยตัวเอง
ขอบเขต	การคงไว้ชั่วคราวจะมีผลกับรายการต่อไปนี้ บัญชีบุคคลธรรมดา หน่วยขององค์กร Groups	กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับรายการต่อไปนี้ ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหรือกลุ่ม รายการต่างๆ ในผลิตภัณฑ์ เช่น ไดรฟ์ที่แชร์และพื้นที่ใน Chat  หมายเหตุ: คุณจะใช้กฎการเก็บรักษากับบัญชีบุคคลธรรมดาไม่ได้ เว้นแต่จะมีคำที่ตรงกัน
ระยะเวลาเก็บรักษา	การคงไว้ชั่วคราวจะเก็บรักษาข้อมูลไว้อย่างไม่มีกำหนด จนกว่าจะถูกลบ	กฎการเก็บรักษาจะเก็บข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งจะกำหนดจำนวนวันหรือจะเก็บอย่างไม่มีกำหนดก็ได้
ลำดับความสำคัญ	การคงไว้ชั่วคราวจะมีผลเหนือกฎการเก็บรักษา เมื่อลบการคงไว้ชั่วคราวแล้ว ข้อมูลจะขึ้นอยู่กับกฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องทันที	กฎการเก็บรักษาจะไม่มีผลกับข้อมูลที่เก็บรักษาโดยการคงไว้ชั่วคราวจนกว่าจะนําการคงไว้ชั่วคราวออก กฎที่กําหนดเองจะมีผลเหนือกฎเริ่มต้น แม้ว่ากฎเริ่มต้นจะหมดอายุในภายหลัง เราอาจนําข้อมูลออกจากระบบการผลิตของ Google เมื่อพ้นเวลาของกฎการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องซึ่งหมดอายุช้าที่สุด
เข้าถึง	มีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงห้องนิรภัยได้เท่านั้นที่จะดูได้ว่ามีใครและข้อมูลอะไรบ้างที่มีการคงไว้ชั่วคราว	มีเพียงผู้ใช้ห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์สำหรับกฎการเก็บรักษาเท่านั้นที่จัดการกฎการเก็บรักษาได้

ทำไมฉันจึงไม่ควรตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กรระดับบนสุด

เราขอแนะนำว่าอย่าตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราวสำหรับหน่วยขององค์กรระดับบนสุดขององค์กรเนื่องจากเหตุผลต่อไปนี้

• ผู้ดูแลระบบ Google Workspace จะลบบัญชีผู้ใช้ไม่ได้
• คุณอาจเพิ่มความเสี่ยงขององค์กรด้วยการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น
• ค่าใช้จ่าย ediscovery ของคุณอาจเพิ่มขึ้นเนื่องจากคุณมีข้อมูลมากขึ้นสำหรับการวิเคราะห์และการประมวลผล

แต่ให้พิจารณาใช้กฎการเก็บรักษาในวงที่กว้างขึ้นและทำงานร่วมกับทีมกฎหมายเพื่อระบุผู้ใช้ หน่วยขององค์กร หรือกลุ่มที่ต้องการคงไว้ชั่วคราว