Kom igång med spärrar i Google Arkiv

Använd spärrar för att förhindra radering av data som är kopplad till specifika datalagringsenheter, antingen individuella konton eller alla konton i en organisationsenhet.

Spärrar är inte detsamma som lagringsregler eftersom de aldrig löper ut. Om en användare har data spärrad kan personens konto inte raderas av en Google Workspace-administratör förrän spärren har tagits bort.

Data som spärras kan enbart rensas bort efter att en Arkiv-användare har raderat spärren, en lagringsenhet tas bort från spärren eller en användare inte längre har en Arkiv-licens.

Vilken data skyddas av en spärr

Spärrar ställs in per Google-tjänst:

• Gmail – meddelanden och bilagor som lagras i Gmail, inklusive innehåll i Skickat, Utkast (endast utkast som inte har raderats), Papperskorgen, Arkiv och Skräppost.
• Grupper – meddelanden i Google Grupper (tills gruppen har raderats.
• Chat – offentliga (historik på) Google Chat-meddelanden.
• Drive – objekt (inte mappar eller genvägar) i användarnas Drive och, eventuellt, objekt på tillhörande delade enheter. Drive-spärrar gäller även på Meet-inspelningar, loggfiler som är kopplade till inspelningar samt webbplatser i nya Google Sites. Obs! En spärr hindrar inte användare från att redigera filer på Drive. För filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites och Teckningar gäller dock att alla versioner av filen lagras av spärren.
• Voice – sms och röstmeddelanden i Google Voice samt transkriptioner och samtalsloggar för dem.

Mer information finns i Datatyper som stöds.

Prioriteringsordning för spärrar och lagringsregler

• Spärrar åsidosätter lagringsregler. Om en lagringsregel är inställd på att rensa data permanent när lagringsperioden löper ut, raderas inte spärrad data permanent förrän spärren tas bort.
• Spärrar adderas. En spärr ersätter inte en annan.

  Låt säga att du skapar två spärrar i Gmail:

  1. Spärr A tillämpas på användaren [e-mail] och matchar meddelanden med frasen ”project X”.

  2. Spärr B tillämpar samma användare och matchar meddelanden med ordet budget.

  När dessa två spärrar tillämpas lagras innehåll i Arkiv som innehåller projekt X eller budget för [e-mail]. Om du tar bort spärr A lagras meddelanden som matchar spärr B, men andra kan rensas bort.

När rensas spärrad data permanent?

En spärr skyddar data tills något av följande sker:

• Spärren raderas — data som inte täcks av andra spärrar omfattas direkt av tillämpliga lagringsregler. Data som användare har tagit bort för mer än 30 dagar sedan kan raderas permanent direkt.
• En lagringsenhet tas bort från en spärr — data som inte täcks av andra spärrar omfattas direkt av tillämpliga lagringsregler. Data som användare har tagit bort för mer än 30 dagar sedan kan raderas permanent direkt.
• Användaren har inte längre en Arkiv-licens — en användare måste ha en Arkiv-licens för att hans eller hennes data ska spärras. Om en spärrad användare nedgraderas till en Google Workspace-utgåva som inte automatiskt berättigar alla konton till en Arkiv-licens, tilldelar du en tilläggslicens innan du nedgraderar för att skydda användarens data. I annat fall gäller inte spärren längre och data kan rensas bort direkt.
• En fil delas inte längre med en vårdnadshavare – data som inte längre delas med en vårdnadshavare omfattas direkt av tillämpliga lagringsregler.

Jobba med spärrar

Om du vill spärra data måste du ha Arkiv-behörigheten Hantera spärrar och åtkomst till ett ärende.

Du kan granska spärrar per ärende och för alla ärenden. Mer information finns i Granska alla spärrar för organisationen.

Om du behöver ändra lagringsenheterna som omfattas av en spärr kan du redigera spärren. När du är redo att stänga ett ärende och frisläppa lagringsenhetens data från spärren kan du radera spärren.

Vanliga frågor

Utöka alla  |  Komprimera alla och gå högst upp

Vad är skillnaden mellan en spärr och en lagringsregel?

Spärrar och lagringsregler lagrar båda data i Arkiv, men de har viktiga skillnader:

	Spärrar	Lagringsregler
Använd	Spärrar skapas vanligen för utredningsändamål eller juridiska ändamål.	Lagringsregler används för att proaktivt styra hur länge data lagras.
Omfattning	Spärrar kan tillämpas på: Privatperson Organisationsenheter Grupper	Lagringsregler kan tillämpas på följande: Användare i organisationsenheter eller grupper Produktenheter som delade enheter och chattrum.  Obs! Lagringsregler kan inte tillämpas på enskilda konton, förutom matchande villkor.
Lagringsperiod	Spärrar lagrar data på obestämd tid tills spärren raderas.	Lagringsregler sparar data under en viss period, vilket kan vara ett visst antal dagar eller obestämd tid.
Företräde	Spärrar gäller framför lagringsregler. När en spärr raderas omfattas data omedelbart av tillämpliga lagringsregler.	Lagringsregler tillämpas inte på data som lagras av en spärr förrän spärren har tagits bort. Anpassade regler har företräde framför standardregler, även när standardregeln upphör att gälla senare. Data kan tas bort från Googles produktionssystem när den sista tillämpliga lagringsregeln löper ut.
Åtkomst	Det är enbart Arkiv-användare med åtkomst till ärendet som kan se vem spärren gäller och vad som lagras.	Endast Arkiv-användare med behörighet för lagringsregler kan hantera lagringsregler.

Varför ska jag inte tillämpa en spärr på organisationsenheten på den högsta nivån?

Vi rekommenderar inte att du spärrar spärren på organisationsenheten på toppnivå av följande skäl:

• Google Workspace-administratörer kan inte radera några användarkonton.
• Du kan öka organisationens risk genom att behålla data som inte behövs.
• Dina kostnader för elektronisk bevisanskaffning kan öka eftersom du har mer data för analys och behandling.

Överväg i stället att tillämpa lagringsregler bredare och arbeta med ditt juridiska team för att identifiera specifika användare, organisationsenheter eller grupper som måste spärras.