Часто задаваемые вопросы о запретах на удаление данных

Какие именно данные сохраняются, когда установлен запрет на удаление?
  • Сообщения и прикрепленные к ним файлы, которые хранятся в Gmail, в том числе в папках Отправленные, Черновики, Корзина и Спам.
  • Сообщения в Google Группах.
  • Сообщения чатов в классической версии Hangouts, для которых была включена история.
  • Файлы на Дисках пользователей и общих дисках.
  • Некоторые сообщения Hangouts Chat.
В чем отличие между запретом на удаление и правилом хранения?

Оба эти инструмента нужны для хранения писем в Сейфе, но между ними есть существенные различия.

Запреты Правила хранения
Данные хранятся в течение неограниченного срока. Данные хранятся в течение указанного периода, после чего навсегда удаляются из всех систем Google.
Обычно используются для сохранения информации, которая может потребоваться для расследования или урегулирования правовых вопросов. Объекты запрета могут видеть только пользователи, имеющие доступ к папке. Используются для управления данными и внедрения правил управления жизненным циклом информации. Просматривать, создавать и изменять правила могут только пользователи, имеющие разрешение на управление правилами хранения в Сейфе.
Если в отношении данных действует и запрет на удаление, и правило хранения, что имеет приоритет?

Приоритет имеет запрет на удаление.

Нужна ли лицензия на Сейф пользователю, для сообщений которого установлен запрет на удаление?

Да. Подробнее о лицензировании

Что происходит, если на одного пользователя распространяется действие нескольких запретов?

Запреты дополняют, а не замещают друг друга.

Например, для пользователя petrov@example.com существует запрет А с ключевым словом "проект Х", а затем для него же создан запрет Б с ключевым словом "бюджет". Когда действуют оба запрета, в Сейфе сохраняются сообщения из почтового ящика petrov@example.com, которые содержат ключевые слова "проект Х" или "бюджет". Если снять запрет А, будет сохраняться только переписка о бюджете, то есть сообщения, связанные с запретом Б.

Какие разрешения нужны для просмотра, создания и изменения запретов?

Подробную информацию об этом можно найти в статье о типах разрешений для Сейфа.

Что произойдет, если администратор G Suite удалит аккаунт пользователя, в отношении которого действует запрет?

В этом случае все данные пользователя будут стерты, даже если для них установлен запрет. Администраторам G Suite следует отправлять ненужные аккаунты пользователей в архив или блокировать, а не удалять их, чтобы сохранить данные. Узнайте как управлять аккаунтами бывших сотрудников и их данными.

Как посмотреть действующие запреты

Все действующие запреты удобно просматривать в разделе Отчеты. Однако для этого у пользователей Сейфа должно быть разрешение на управление журналами аудита. Кроме того, действующие запреты можно найти в соответствующих папках.

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева нажмите Отчеты.
  3. Выберите Запреты для всего домена или Запреты для отдельных пользователей.
    • Запреты для всего домена применяются к данным всех пользователей с лицензиями на Сейф. Этот список содержит информацию о каждом запрете, в том числе о папке или папках, в которых он находится, о соответствующих ему ключевых словах и дате, когда он был установлен.
    • Запреты для отдельных пользователей применяются к данным указанных пользователей с лицензиями на Сейф. Этот список содержит имена пользователей, сообщения которых запрещено удалять. Выберите имя, чтобы увидеть подробную информацию, в том числе о папке или папках, в которых находится запрет, о соответствующих ему ключевых словах и о дате, когда он был установлен.
  4. Чтобы скачать CSV-файл со списком запретов, нажмите Загрузить в формате CSV в правом верхнем углу.

Примечание. Если имя пользователя выделено красным и перечеркнуто, это означает, что он лишен лицензии на Сейф. Чтобы снова назначить ему лицензию, обратитесь к администратору G Suite.

Что произойдет, если удалить запрет?
Данные, на которые не распространяются другие запреты, сразу подпадут под действие соответствующих правил хранения. Данные, удаленные пользователями более 30 дней назад, могут быть немедленно удалены без возможности восстановления.

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?