보존 조치를 사용하여 특정 데이터 관리자(개인 계정 또는 조직 단위의 모든 계정)와 관련된 데이터가 삭제되는 것을 방지할 수 있습니다.
보존 조치는 만료되지 않는다는 점에서 보관 규칙과는 다릅니다. 사용자에게 보존 조치가 적용된 데이터가 있는 경우 보존 조치가 삭제될 때까지 Google Workspace 관리자가 해당 계정을 삭제할 수 없습니다.
보존 조치가 적용된 데이터는 Vault 사용자가 보존 조치를 삭제하거나, 관리자가 보존 조치에서 삭제되거나, 사용자에게 더 이상 Vault 라이선스가 없는 경우에만 영구 삭제될 수 있습니다.
보존 조치에 의해 보호되는 데이터
보존 조치는 다음 Google 서비스에서 설정합니다.
- Gmail: 보낸편지함, 임시보관함(삭제되지 않은 임시보관 메일만), 휴지통, 자료실, 스팸함에 있는 콘텐츠를 포함해 Gmail에 저장된 메일 및 첨부파일
- 그룹스: Google 그룹스의 메일(그룹이 삭제되는 경우 제외)
- Chat: Google Chat 채팅 기록 저장 (채팅 기록 사용)
- Drive: 사용자의 Drive에 있는 항목(폴더 또는 단축키 제외) 및 연결된 공유 드라이브에 있는 항목(선택사항). Drive 보존 조치는 Meet 녹화 파일, 녹화 파일에 연결된 로그 파일, 새 Google Sites에서 생성된 사이트에도 적용됩니다. 참고: 보존 조치로 인해 사용자가 Drive에 있는 파일을 수정할 수 없는 것은 아닙니다. 그러나 Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings 파일의 경우 파일의 모든 버전이 보존 조치에 의해 보존됩니다.
- Voice: Google Voice SMS, 음성사서함 및 음성사서함 스크립트, 통화 기록
자세한 내용은 지원되는 데이터 유형을 참고하세요.
보존 조치 및 보관 규칙 우선 적용
- 보존 조치가 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. 보관 규칙에서 보관 기간 종료 시점에 데이터를 영구 삭제하도록 설정되어 있는 경우, 보존 조치된 데이터는 보존 조치가 삭제될 때까지 영구 삭제되지 않습니다.
- 보존 조치는 추가로 적용되며 하나의 보존 조치가 다른 보존 조치를 대체하지 않습니다.
예를 들어 다음과 같이 2개의 Gmail 보존 조치를 만들 수 있습니다.
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보존 조치 A는 사용자 jwong@example.com에 대해 문구
'프로젝트 X'를 포함하는 메시지에 적용됩니다. -
보존 조치 B는 동일한 사용자에 대해 검색어
예산을 포함하는 메시지에 적용됩니다.
이러한 2개의 보존 조치로 Vault는 사용자 jwong@example.com에 대해
프로젝트 X또는예산을 포함하는 메시지를 모두 보존하게 됩니다. 보존 조치 A를 삭제하는 경우, 보존 조치 B와 일치하는 메시지는 여전히 보존되지만 다른 메시지는 영구 삭제될 수 있습니다. -
보존 조치된 데이터가 영구 삭제되는 경우
보존 조치는 다음 이벤트 중 하나가 발생하면 데이터를 보호할 수 없습니다.
- 보존 조치가 삭제됨: 적용 중인 다른 보존 조치가 없는 데이터에는 적용 가능한 보관 규칙이 즉시 적용됩니다. 사용자가 데이터를 삭제한 후 30일이 넘은 경우 바로 영구 삭제될 수 있습니다.
- 관리자가 보존 조치에서 삭제됨: 적용 중인 다른 보존 조치가 없는 데이터에는 적용 가능한 보관 규칙이 즉시 적용됩니다. 사용자가 데이터를 삭제한 후 30일이 넘은 경우 바로 영구 삭제될 수 있습니다.
- 사용자에게 더 이상 Vault 라이선스가 없음: 사용자 데이터가 보존되려면 사용자에게 Vault 라이선스가 있어야 합니다. 보존 조치가 적용된 사용자가 모든 계정에 Vault 라이선스를 자동으로 부여하지 않는 Google Workspace 버전으로 다운그레이드되는 경우, 사용자 데이터를 보호하려면 다운그레이드하기 전에 부가기능 라이선스를 할당합니다. 그렇지 않으면 보존 조치가 더 이상 적용되지 않고 데이터는 바로 삭제될 수 있습니다.
- 관리자와의 파일 공유가 취소됨: 관리자와 공유되지 않은 데이터에는 즉시 관련 보관 규칙이 적용됩니다.
보존 조치 적용
데이터에 보존 조치를 적용하려면 보존 조치 관리, Vault 권한, 법적 사안에 액세스할 수 있는 권한이 필요합니다.
법적 사안별 보존 조치 및 모든 법적 사안에 적용된 보존 조치를 검토할 수 있습니다. 자세한 내용은 조직의 모든 보존 조치 검토하기를 참고하세요.
보존 조치가 적용되는 관리자를 변경해야 하는 경우 보존 조치를 수정할 수 있습니다. 법적 사안을 종료하고 관리자의 데이터를 보존 조치에서 해제할 준비가 되면 보존 조치를 삭제할 수 있습니다.
FAQ
보존 조치 및 보관 규칙 모두 Vault의 데이터를 보관하지만 다음과 같은 중요한 차이점이 있습니다.
| 보존 조치 | 보관 규칙 | |
|---|---|---|
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사용 |
보존 조치는 일반적으로 조사 또는 법적 문제와 관련하여 적용됩니다. |
보관 규칙은 데이터를 보존할 기간을 선제적으로 관리하기 위해 사용됩니다. |
| 범위 | 보존 조치는 다음과 같은 대상에 적용할 수 있습니다.
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보관 규칙은 다음과 같은 대상에 적용할 수 있습니다.
참고: 보관 규칙은 그에 준하는 약관에 의해 적용되는 경우를 제외하고 개인 계정에 적용할 수 없습니다. |
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보존 기간 |
보존 조치는 보존 조치가 삭제될 때까지 데이터를 무기한 보존합니다. |
보관 규칙은 지정된 기간(일수 또는 무기한) 동안 데이터를 보존합니다. |
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우선 적용 |
보존 조치가 보관 규칙보다 우선 적용됩니다. 보존 조치가 삭제되면, 관련 보관 규칙이 즉시 데이터에 적용됩니다. |
보존 조치가 삭제될 때까지 보존 조치로 보존된 데이터에는 보관 규칙이 적용되지 않습니다. 기본 규칙이 맞춤 규칙보다 나중에 만료되더라도 맞춤 규칙이 기본 규칙보다 우선 적용됩니다. 적용 가능한 최종적인 보관 규칙이 만료되면 Google 운영 시스템에서 데이터를 삭제할 수 있습니다. |
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액세스 |
법적 사안에 액세스할 수 있는 Vault 사용자만 보존 조치가 적용된 사람 및 항목을 검토할 수 있습니다. |
보관 규칙과 관련하여 권한을 가진 Vault 사용자만 보관 규칙을 관리할 수 있습니다. |
다음과 같은 이유로 조직의 최상위 조직 단위에는 보존 조치를 설정하지 않는 것이 좋습니다.
- Google Workspace 관리자가 사용자 계정을 삭제할 수 없게 됩니다.
- 필요하지 않은 데이터가 보관되어 조직의 위험을 높일 수 있습니다.
- 분석 및 처리에 사용할 데이터가 많아져 디지털 증거 검색 비용이 증가할 수 있습니다.
따라서 보관 규칙을 더 광범위하게 적용하고 법무팀과 협력하여 보존 조치가 필요한 특정 사용자, 조직 단위 또는 그룹을 파악하는 것이 좋습니다.